मासिक रिपोर्टें एक विभाग में घटनाओं और परिणामों के रिकॉर्ड के रूप में और एक व्यवसाय के रूप में समग्र रूप से मूल्यवान हैं। शिक्षा में वे प्रगति और परिणाम के रूप में विभिन्न विभागों से उपयोगी जानकारी भी प्रदान करते हैं। वे एक रिकॉर्ड हैं जो किसी व्यवसाय या कॉलेज के लिए समग्र दृष्टिकोण प्रदान करने के लिए बड़े दस्तावेजों में समेटे जा सकते हैं।
विषय के बारे में एक परिचय लिखें कि आप मासिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने का अनुरोध क्यों कर रहे हैं। अच्छे कारण बताएं कि उनकी आवश्यकता क्यों है और व्यवसाय, कॉलेज या विश्वविद्यालय के लिए वे जो योगदान देने जा रहे हैं वह संपूर्ण है।
प्राप्तकर्ताओं को लाभ का वर्णन करें, क्योंकि ज्यादातर लोग इसे अतिरिक्त काम के रूप में सोचेंगे। एक मासिक रिपोर्ट प्रशंसा और प्रदर्शित करने का अवसर हो सकती है जहां चीजें अच्छी तरह से चली गई हैं। यह उन क्षेत्रों का उल्लेख करने का भी मौका हो सकता है जहां समर्थन की आवश्यकता होती है या कुछ फॉलोअप की आवश्यकता होती है। यह किसी विशेष परियोजना की प्रगति पर एक रिपोर्ट भी हो सकती है। अपने या अपने विभाग के प्रयासों पर व्यक्ति के दिमाग की योजना बनाने और ध्यान केंद्रित करने के लिए रिपोर्ट के महत्व पर प्रकाश डालें।
उस वर्ष के लिए दिनांक और समय सीमा दें जब मासिक रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। जोर दें कि उन्हें समय पर होने की आवश्यकता क्यों है, क्योंकि वे आम तौर पर एक बड़ी रिपोर्ट में योगदान करते हैं और अगर मासिक रिपोर्ट में देरी हो रही है तो इसमें देरी हो सकती है।
यदि संभव हो तो एक टेम्प्लेट की आपूर्ति करें जिसमें वे मुख्य बिंदु हों जो आप मासिक रिपोर्ट में शामिल करना चाहते हैं। इससे उत्तरदाताओं को पूरा करने में आसानी होती है और हर महीने समय की बचत होती है। वे जहां आवश्यक हो, टेम्पलेट बदल सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, रिपोर्ट लेखकों की सहायता के लिए अपने पत्र में दिशानिर्देश दें। विभिन्न विभाग अलग-अलग जानकारी प्रदान करेंगे - उदाहरण के लिए, कुछ वित्तीय और कुछ बिक्री - इसलिए विभिन्न टेम्पलेट्स की आवश्यकता हो सकती है। रिपोर्ट लेखक से अलग-अलग शीट पर श्रेणियों की सूची बनाने के लिए कहें।
पत्र के प्रत्येक खंड को पैराग्राफ में विभाजित करें। पहले पैराग्राफ में मासिक रिपोर्ट के लिए आवश्यक कारण बताएं। दूसरे में प्राप्तकर्ताओं को लाभ का वर्णन करें। तीसरे पैराग्राफ में दिनांक और समय सीमा का उल्लेख करें, या तिथियों के साथ एक अलग सूची की आपूर्ति करें। चौथे पैराग्राफ में टेम्प्लेट या दिशानिर्देशों का उल्लेख करें। प्राप्तकर्ता की सहायता के लिए अंतिम पैराग्राफ में प्रशंसा का एक नोट शामिल करें। संक्षिप्त और सुखद हो।
टिप्स
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एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए कुछ औपचारिकताओं की आवश्यकता होती है। यदि आप किसी के नाम के साथ पत्र शुरू करते हैं, तो इसे "आपका ईमानदारी से" होना चाहिए। यदि आप "प्रिय महोदय या महोदया" से शुरू करते हैं, तो इसे "आपका विश्वासपूर्वक" समाप्त होना चाहिए। नमस्कार के नीचे एक संदर्भ या विषय विवरण रेखा होनी चाहिए, इस मामले में "मासिक रिपोर्ट।"
चेतावनी
पत्र को अनुरोध के रूप में लिखें लेकिन यह सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट हर महीने की आवश्यकता होगी।
