लिखित व्यावसायिक पत्राचार में, जब आप पत्र या ईमेल शुरू करते हैं और समाप्त करते हैं, तो एक अभिवादन का उपयोग करना आम है। आपके संदेश को शुरू करने के लिए आप जो प्रणाम करते हैं, वह शेष पत्राचार के लिए टोन सेट करता है।
अपना संचार शुरू करने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप किसके लिए लिख रहे हैं, और इस तरह के संचार के लिए आपको किस स्तर की औपचारिकता का उपयोग करने की आवश्यकता है। जहां कई संगठन अपने व्यावसायिक संचार में औपचारिक भाषा का उपयोग करते हैं, वहीं कई कंपनियां ऐसी भी हैं, जहां आकस्मिक व्यावसायिक भाषा स्वीकार्य और प्रोत्साहित है।
एक व्यापार पत्र अभिवादन का चयन करें
आपके संदेश को शुरू करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली व्यावसायिक सलामतियाँ इस बात पर निर्भर करेंगी कि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं। जब भी संभव हो, किसी विशिष्ट व्यक्ति को अपने पत्र या ईमेल को संबोधित करना सबसे अच्छा है। इस तरह से संदेश उनका ध्यान खींचता है। हालाँकि, यदि आप उनका नाम नहीं जानते हैं, तो कुछ औपचारिक विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं: "किससे यह चिंता हो सकती है", "प्रिय महोदय या महोदया," "अभिवादन" और "नमस्ते।"
यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जिसे आप अपने पत्राचार को संबोधित कर रहे हैं, तो उसे सही तरीके से लिखना सुनिश्चित करें। व्यवसाय सेटिंग में किसी का नाम गलत होने से लापरवाही या सम्मान में कमी का पता चलता है।
यहां कुछ औपचारिक अभिवादन के उदाहरण दिए गए हैं, जिनका उपयोग आप उस व्यक्ति के नाम को जानते हैं जिसे आप यहां लिख रहे हैं: "प्रिय नाम," "से नाम" और "हैलो नाम।" आपके रिश्ते के साथ निर्भर करता है। प्राप्तकर्ता, आप उनके पहले नाम का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं। यदि यह एक बहुत ही औपचारिक संबंध है, तो आप "श्री," "श्रीमती" या "सुश्री" का उपयोग करके बेहतर हो सकते हैं।
कुछ विशिष्ट आकस्मिक व्यापार उदाहरणों में "हाय नाम" और "हे नाम शामिल हैं।" केवल इनका उपयोग करें यदि आप संगठन की संस्कृति को अच्छी तरह से जानते हैं और यह पुष्टि कर सकते हैं कि यह एक आकस्मिक है। आपको औपचारिक पत्राचार पर इस तरह के सलामों का उपयोग नहीं करना चाहिए जैसे कि कवर पत्र, सिफारिश का पत्र या जांच का पत्र, चाहे संगठन कितना भी आकस्मिक हो। इन आकस्मिक सलामों का केवल उदाहरणों में उपयोग करना सबसे अच्छा है जहां आपके पास एक स्थापित व्यावसायिक संबंध है।
इन बिजनेस लेटर क्लोजिंग को आजमाएं
अपने पत्र या ईमेल पर साइन इन करते समय, उस क्लोजिंग का उपयोग करना सुनिश्चित करें, जो उस स्वर से मेल खाता हो जिसका उपयोग आपने पत्र के अभिवादन और शरीर में किया है। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक आकस्मिक, "हाय नाम" के साथ ईमेल शुरू किया है, तो आपको संभवतः "सम्मानपूर्वक तुम्हारा" की तरह एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र का उपयोग नहीं करना चाहिए।
इन व्यावसायिक पत्र समापन का उपयोग अधिक औपचारिक पत्रों और ईमेल में किया जा सकता है: "ईमानदारी से," आपका सम्मान, "" सबसे अच्छा संबंध है, "" का संबंध है, "बहुत सम्मानपूर्वक," आपका विश्वास "और" ईमानदारी से आपका। " टोन उन संगठनों के लिए सबसे अच्छा है जहां औपचारिक पत्राचार आदर्श है, या कवर पत्र जैसे अधिक औपचारिक प्रकृति के दस्तावेजों के लिए।
अनौपचारिक पत्राचार में कोशिश करने के लिए यहां कुछ समापन उदाहरण दिए गए हैं: "धन्यवाद," "बहुत धन्यवाद," "सर्वश्रेष्ठ" और "शुभकामनाएं।" इस प्रकार के व्यवसाय पत्र समापन उन कंपनियों में सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं जिनमें एक व्यापार आकस्मिक वातावरण होता है, और साथ जिन लोगों के साथ आपका एक स्थापित बंधन है। महत्वपूर्ण औपचारिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए एक आकस्मिक टोन का उपयोग न करें।
