कैसे एक सूची सूची बनाने के लिए

यदि आप एक व्यवसाय के स्वामी हैं, तो अपनी सूची की अप-टू-डेट सूची रखना महत्वपूर्ण है। इन्वेंटरी आइटम को व्यावसायिक संपत्ति माना जाता है, और इसे आपके वित्तीय रिकॉर्ड में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। चोरी, आग, बाढ़, या अन्य घटना जो आपके इन्वेंट्री को प्रभावित कर सकती हैं, के मामले में आपको कितना बीमा चाहिए, इसकी सही गणना करने के लिए आपको इस जानकारी की आवश्यकता है। यदि कोई घटना घटती है, तो बीमा सूची दाखिल करते समय आपकी इन्वेंट्री सूची आपकी मदद करेगी।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कंप्यूटर

• सॉफ्टवेयर

यह निर्धारित करने के लिए कि आप किस प्रकार के कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहते हैं और अपनी सूची को अपडेट करें। कई कंपनियां अपने इन्वेंट्री आइटम को सूचीबद्ध करने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करती हैं।

जानकारी दर्ज करें जैसे कि प्रत्येक आइटम का विवरण; वस्तुओं की मात्रा; उपकरण पर सीरियल नंबर; निर्माता का नाम; खरीद मूल्य; और खरीद की तारीख। हर प्रकार के व्यवसाय में अलग-अलग चीजें शामिल होंगी। एक कानून कार्यालय में केवल कार्यालय उपकरण हो सकते हैं; एक निर्माण कंपनी में बैल दर्जन, ट्रक, ट्रेलर और उपकरण हो सकते हैं; किराने की दुकान में नकदी रजिस्टर, ठंडे बस्ते, रेफ्रिजरेटर, फ्रीजर और उनके द्वारा बेचे जाने वाले खाद्य उत्पाद हो सकते हैं। एक बड़े स्टोर या कंपनी को दैनिक आधार पर वस्तुओं को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता हो सकती है; एक छोटे से कार्यालय को वर्ष में केवल एक बार उपकरण सूची की आवश्यकता हो सकती है। हर चीज का आविष्कार करने की जरूरत नहीं है। कार्यालय की आपूर्ति जैसे कि कागज, पेन, और पेपर क्लिप का आविष्कार करने की आवश्यकता नहीं है (जब तक कि आपके पास कार्यालय की आपूर्ति की दुकान न हो)। एक सामान्य नियम के रूप में, आपको ऐसी किसी भी वस्तु को सूचीबद्ध करना चाहिए जिसे आप बीमा रिपोर्ट में शामिल करेंगे।

अपने कंप्यूटर रिकॉर्ड में अपने मूल खरीद से प्राप्तियों की स्कैन की गई प्रतियां शामिल करें।

अपने कंप्यूटर रिकॉर्ड में अपनी सूची की तस्वीरों की स्कैन या डिजिटल प्रतियां शामिल करें। उदाहरण के लिए, कंप्यूटर, कॉपियर, कार, ट्रक, गहने (यदि आपके पास गहने की दुकान है), मशीनरी, आदि की तस्वीरें लें।

अपने कंप्यूटर रिकॉर्ड को एक सुरक्षित स्थान पर सहेजें जहां एक पासवर्ड का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। केवल उन लोगों को पासवर्ड प्रदान करें जिन्हें आप इस जानकारी पर भरोसा करते हैं।

सुनिश्चित करें कि आपके पास सुरक्षित स्थान पर अपनी इन्वेंट्री की कई प्रतियां हैं। अपने वकील, एकाउंटेंट, और बीमा एजेंट को अपनी इन्वेंट्री की एक इलेक्ट्रॉनिक कॉपी प्रदान करें।

अपने बैंक में एक सुरक्षित डिपॉजिट बॉक्स प्राप्त करने पर विचार करें जहां आप अपनी इन्वेंट्री की मुद्रित और इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां रख सकते हैं।