फ़ैक्स कई उद्योगों में महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं क्योंकि वे एक हस्ताक्षर का कानूनी रूप प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, वे आयात-निर्यात उद्योग में कानूनी दस्तावेज के रूप में काम करते हैं, जहां पार्टियां अक्सर हजारों मील की दूरी पर स्थित होती हैं। फैक्स के बारे में एक नकारात्मक बात यह है कि वे आसानी से खो सकते हैं या गलत जगह भेज सकते हैं जब तक कि वे प्राप्तकर्ताओं को विशिष्ट निर्देश प्रदान नहीं करते हैं। यह वह जगह है जहाँ फ़ैक्स कवर शीट आती है। फ़ैक्स कवर शीट हस्तलिखित निर्देशों से लेकर कागज के एक खाली टुकड़े तक हो सकती हैं। कंपनी के लोगो के साथ पेशेवर रूप से डिज़ाइन किए गए फ़ॉर्म, नाम के लिए आइटम, स्पेस नंबर, बुनियादी विवरण के लिए चेक-बॉक्स और एक जगह निर्देश लिखने के लिए। मुफ्त के लिए अपनी खुद की फैक्स कवर शीट बनाना एक सरल प्रक्रिया है।
फ़ैक्स कवर शीट्स के मुक्त स्रोत
यह देखने के लिए अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर की जाँच करें कि उसमें फ़ैक्स कवर शीट के मुफ्त टेम्प्लेट हैं, जो टेम्प्लेट के लिए आपके कंप्यूटर को खोजकर पाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, Microsoft Word टेम्पलेट प्रदान करता है (संसाधन देखें)। जब आप Microsoft Word का उपयोग करते हैं, तो Microsoft टेम्प्लेट, आपके कंप्यूटर में सहेजे जा सकते हैं।
अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके और एक मूल प्रारूप का पालन करके अपनी फ़ैक्स कवर शीट बनाएं।
यदि आपके पास कंप्यूटर का काम नहीं है तो अपनी खुद की फैक्स कवर शीट को हस्तलिखित करें। यह काम पूरा कर लेता है, लेकिन डिजिटली डिज़ाइन की गई कवर शीट की व्यावसायिक अपील नहीं होती है।
फ़ैक्स कवर शीट का प्रारूप
अपनी शीट के शीर्ष पर बड़े अक्षरों में "फैक्स" या "फैक्स ट्रांसमिशन कवर शीट" शब्द डालें। यह इसे कवर शीट के रूप में पहचानता है, आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ से अलग।
इस क्रम में निम्नलिखित शीर्षकों को छोड़ दें, प्रत्येक के बीच की रेखा को लंघन करते हुए: "दिनांक:", "से:", "प्रेषक का फोन:" और "फैक्स नंबर लौटें:" ये फैक्स के स्रोत की पहचान करते हैं ताकि इसे आसानी से देखा जा सके। अगर प्राप्तकर्ता इसके लिए इंतजार कर रहा है। उनमें प्रेषक की आवश्यक संपर्क जानकारी भी होती है।
दो या तीन पंक्तियों को छोड़ दें और इन शीर्षकों के साथ जारी रखें: "टू:", "फैक्स नंबर:" और "फोन नंबर:" प्राप्तकर्ता की पहचान सुनिश्चित करता है कि फैक्स इसे सही गंतव्य तक पहुंचाता है। प्राप्तकर्ता के फैक्स नंबर को डालने से नोटों को बिना ले जाने के फैक्स मशीन में उचित संख्या की कुंजी लगाना आसान हो जाता है। प्राप्तकर्ता का संपर्क फोन नंबर होने से प्रेषक को फैक्स प्राप्त होने की पुष्टि करने के लिए एक त्वरित कॉल करने की अनुमति मिलती है या यदि यह ट्रांसमिशन में दूषित है।
कुछ पंक्तियों को छोड़ें और एक शीर्षक जोड़ें, जो कहता है, "कवर सहित पृष्ठों की संख्या:" यह कहते हुए कि पृष्ठों की संख्या में कवर शीट शामिल है भ्रम को समाप्त करती है।
दो या तीन पंक्तियों को छोड़ दें और शीर्षक "विषय:" को सूचीबद्ध करें, यह वह जगह है जहां प्रेषक संलग्न दस्तावेज़ को संक्षेप में समझा सकता है।
शीर्ष लेख "नोट्स:" को "विषय" के नीचे रखें, ताकि प्रेषक "मिसेज जोन्स को तुरंत डिलीवर" या "जब आपको यह मिले तो मुझे कॉल करें" जैसे निर्देश लिख सकता है या "कृपया इसे जांचें, हस्ताक्षर करें और वापस फैक्स करें।"
टिप्स
-
फ़ैक्स कवर शीट का सबसे महत्वपूर्ण गुण स्पष्टता है। यदि आप किसी वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में शीट बना रहे हैं तो हेडिंग को बोल्ड करें। यदि आप शीट लिख रहे हैं, तो स्पष्ट रूप से प्रिंट करें और शीर्षकों को रेखांकित करें।
