आप पहले व्यवसायिक व्यक्ति नहीं होंगे जो यह बताएंगे कि गोपनीय तरीके से ट्रांसमिशन को संभालने के लिए यह कितना अच्छा है। इसे "गोपनीय" लेबल करें और आप अनजाने में जिज्ञासा और किसी की गोपनीयता पर आक्रमण कर सकते हैं। इसे छोड़ें और परिणाम और भी बुरे हो सकते हैं। फैक्स कवर शीट पर अपने फ़ैक्स को "गोपनीय" के रूप में लेबल करके दोनों मामलों को संबोधित करें। फिर शीट के निचले भाग में एक गोपनीय पाद लेख संदेश लिखकर आंखों को बंद करके चेतावनी में कुछ दांत डालें।
1-इंच मार्जिन के साथ अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में एक नया दस्तावेज़ बनाएं। पृष्ठ के शीर्ष पर, यदि लागू हो, तो अपना व्यावसायिक लोगो डालें।
पृष्ठ के शीर्ष पर बोल्ड अक्षरों में "गोपनीय" शब्द को केंद्र में रखें। जोर देने के लिए अक्षरों को बड़ा करें। नीचे, और केन्द्रित, त्वरित पहचान के लिए शब्द "फ़ैक्स," "फ़ैक्स कवर शीट" या "फ़ैक्स ट्रांसमिटल" रखें।
कवर शीट सहित बाईं ओर "दिनांक:" "समय:" और "पृष्ठों की संख्या:" लिखें। दो बार अंतरिक्ष और अलग पंक्तियों पर "पता:" "फैक्स नंबर:" और "फोन नंबर:" लिखें। दो बार फिर से स्पेस दें और लिखें: "प्रेषक:" "फैक्स नंबर:" और "फोन नंबर:" अलग-अलग लाइनों पर। फैक्स और फोन नंबर शामिल करना आपके ठिकानों को कवर करने का एक स्मार्ट तरीका है, खासकर अगर फैक्स खो जाता है, गलत हो जाता है या कभी नहीं आता है। यदि एक नंबर गलत है या दो नंबर ट्रांसपोज़ किए गए हैं, तो आप भविष्य के फैक्स प्रसारण पर त्रुटि को ठीक कर सकते हैं।
अपनी फ़ैक्स कवर शीट को उस अनुभाग के साथ निजीकृत करें जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुकूल है। उदाहरण के लिए, यदि आप नियमित रूप से एक ही व्यक्ति या विभाग को फैक्स भेजते हैं, तो आप शीर्षक "रूटिंग जानकारी" या "अगले चरण" के साथ एक बॉक्स बना सकते हैं या, "टिप्पणियाँ" अनुभाग बनाकर अपने विकल्प खुले रख सकते हैं ताकि आप हाथ लगा सकें। एक नोट या निर्देश लिखें, जैसे, "कृपया मुझे इस फैक्स की रसीद की पुष्टि करने के लिए तुरंत फ़ोन करें।"
फैक्स कवर शीट के नीचे एक पाद संदेश लिखें। कुछ ई-मेल पर दिखाई देने वाली गोपनीय चेतावनी के समान, इस संदेश को यह बताना चाहिए कि फैक्स: गोपनीय है; केवल अभिभाषक के लिए अभिप्रेत है; और ऐसी जानकारी होती है जिसका "प्रकटीकरण, नकल, उपयोग या वितरण" निषिद्ध है। यह भी अनुरोध करना चाहिए कि प्रेषक को एक गलत रसीद के बारे में सूचित किया जाना चाहिए - फैक्स कवर शीट के शीर्ष पर एक फोन नंबर की आपूर्ति करने का एक और अच्छा कारण।
