फैक्स कवर शीट को कैसे पूरा करें

हालांकि विश्वास करना मुश्किल है, फैक्स मशीन, या फैसिलिमाइल, 1843 की है, जब इसे अलेक्जेंडर बैन द्वारा आविष्कार किया गया था। टेलीफोन को अन्य 33 वर्षों के लिए पेटेंट नहीं कराया जाएगा। यहां तक ​​कि ईमेल के इस युग में और ईमेल दस्तावेजों की क्षमता, फैक्स भेजने की सामयिक आवश्यकता अभी भी है। प्रत्येक फ़ैक्स के साथ एक कवर शीट भेजी जानी चाहिए और एक मूल कवर शीट सेट अप करने के लिए सरल है।

दस्तावेज़ बनाने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर को खोलें, और एक नए, रिक्त दस्तावेज़ के साथ शुरू करें। आप अपने फ़ैक्स के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अभी के लिए आप इसे स्क्रैच से बना देंगे ताकि आप मूल प्रारूप को जान सकें।

पृष्ठ के शीर्ष पर "टू:" लिखें, जिसके बाद आप फैक्स भेज रहे हैं। यदि यह किसी व्यवसाय या संगठन के लिए है, तो "टू" के बाद व्यवसाय या संगठन के नाम का उपयोग करें। अगली पंक्ति में आप "Attn:" का उपयोग किसी व्यक्ति के नाम से कर सकते हैं यदि फ़ैक्स को व्यवसाय या संगठन के भीतर किसी विशिष्ट व्यक्ति के पास जाना है। यदि आप किसी व्यक्ति को फ़ैक्स भेज रहे हैं, तो बस "टू" के बाद उस व्यक्ति का नाम लिखें।

उस व्यवसाय, संगठन या व्यक्ति का फ़ैक्स नंबर शामिल करें, जिसे आप "फ़ैक्स नंबर:" लिखकर फ़ैक्स से नीचे भेज रहे हैं। यह सुनिश्चित करना है कि यदि फैक्स गलत स्थान पर समाप्त होता है क्योंकि आपके पास गलत संख्या है या गलत संख्याओं में छिद्रित है, तो फैक्स प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपको गलती की सूचना दे सकता है।

उन पृष्ठों की संख्या लिखें, जिनमें फ़ैक्स शामिल होंगे, जिनमें कवर पेज शामिल है। यह पंक्ति केवल "पृष्ठों की संख्या:" के बाद फैक्स के पृष्ठों की संख्या को पढ़ेगी।

अपने संपर्क विवरण, जैसे कि आपका नाम, आपका फ़ैक्स नंबर और फ़ोन नंबर शामिल करें, ताकि फ़ैक्स प्राप्त करने वाला आपसे वापस मिल सके। यह फ़ैक्स कवर शीट का "फ्रॉम:" हिस्सा है।

"To:" और "From:" भागों का पालन "Message:" अनुभाग द्वारा किया जा सकता है, जहाँ आप लिख सकते हैं कि फ़ैक्स में क्या है और फ़ैक्स से संबंधित कोई भी प्रासंगिक जानकारी। आपने अब एक साधारण फैक्स कवर शीट बनाई है जिसमें सभी आवश्यक जानकारी है।

टिप्स

• ऊपर एक साधारण कवर शीट है जिसे कुछ मिनटों में बनाया जा सकता है। अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में फैक्स टेम्प्लेट होते हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे सॉफ़्टवेयर में फ़ैक्स टेम्प्लेट नहीं हैं, तो इंटरनेट पर फ़्री फ़ैक्स कवर शीट वाली कुछ साइटें हैं।