फैक्स भेजते समय फ़ैक्स कवर शीट्स आवश्यक हैं। वे यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि फैक्स सही व्यक्ति को मिले और फैक्स भेजने वाले को सूचित करें। फ़ैक्स कवर शीट भी प्रेषक को फ़ैक्स किए जाने के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने का अवसर देती हैं। फैक्स कवर शीट लिखना और स्थापित करना सरल है। एक बार यह सेट हो जाने के बाद, आप इसे बार-बार उपयोग कर सकते हैं। आपको बस हर बार सही प्राप्तकर्ता की जानकारी भरनी होगी।
फ़ैक्स कवर शीट के शीर्ष पर एक लेटरहेड जोड़ें। लेटरहेड किसी कंपनी या किसी व्यक्ति के लिए हो सकता है। लेटरहेड में कंपनी या व्यक्ति का नाम, पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता शामिल होना चाहिए।
लेटरहेड से नीचे कुछ पंक्तियाँ दिनांक को सूचीबद्ध करें।
"कंपनी का नाम" लिखें, उसके बाद एक कोलन। उस कंपनी के नाम पर लिखें जहाँ आप फैक्स भेज रहे हैं।
"टू" लिखिए और फिर एक दो पंक्तियों को कोलन डाउन कीजिए। उस व्यक्ति का नाम भरें जिसे फैक्स प्राप्त करना चाहिए।
अगली पंक्ति में "से" और फिर एक बृहदान्त्र लिखें। प्रेषक का नाम सूचीबद्ध करें।
"प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर" लिखें और फिर एक बृहदान्त्र। इस पंक्ति को सही फ़ैक्स संख्या के साथ भरें जहाँ आप फ़ैक्स भेज रहे हैं।
एक कोलन के बाद "फैक्स कवर शीट सहित फैक्स के पृष्ठों की संख्या" लिखें। उन पृष्ठों की संख्या गिनें जिन्हें आप फ़ैक्स कर रहे हैं और फ़ैक्स कवर शीट के लिए एक जोड़ें। इस लाइन पर यह नंबर डालें। यह प्राप्तकर्ता को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि पृष्ठ गायब नहीं है।
"नोट्स" और फिर एक बृहदान्त्र लिखें। कोई भी अतिरिक्त जानकारी दर्ज करें जिसकी आवश्यकता है।
