यदि आप हार्ड-कॉपी व्यवसाय पत्र भेज रहे हैं, तो यदि आप मानक, पारंपरिक प्रारूप से चिपके रहते हैं, तो आप सबसे सुरक्षित हैं। पर्ड्यू विश्वविद्यालय सुझाव देता है कि आप अपने नाम और पते के साथ शुरू करें - जब तक कि यह लेटरहेड में न हो - और उसके बाद की तारीख। उसके नीचे, प्राप्तकर्ता का नाम और पता लिखें, फिर सलाम। यदि आप बहुत सारे पत्र भेजते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर में टेम्पलेट सेट करके समय बचा सकते हैं।
अपने तथ्यों की जाँच करें
यदि आप मूल तथ्यों को गलत पाते हैं तो आप ग्राहकों को नहीं जीतेंगे या लोगों को प्रभावित नहीं करेंगे। एमिली पोस्ट इंस्टीट्यूट का कहना है कि पत्र से मेल करने से पहले आपको प्राप्तकर्ता का नाम और पता और उसके व्यवसाय का सटीक नाम निश्चित होना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता का नाम लिंग तटस्थ है, जैसे पैट या सैम, तो पता करें, यदि आप कर सकते हैं, चाहे आप किसी पुरुष या महिला को लिख रहे हों। जब आप पत्र लिखते हैं, तो पुष्टि करने के लिए प्रूफरीड करें कि आपने सब कुछ सही ढंग से लिखा है।
अजनबी को लेखन
यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, जैसे कि एक संभावित ग्राहक, तो उचित रूप में सुश्री, श्री या डॉ का उपयोग करके चीजों को औपचारिक रखें। यदि आप लिंग नहीं जानते हैं, तो इसे "प्रिय पैट स्मिथ" के साथ सुरक्षित रखें। यदि आपके पास बिक्री निदेशक के रूप में एक शीर्षक है, तो "प्रिय बिक्री निदेशक" स्वीकार्य है। हालांकि, इंक पत्रिका का कहना है कि अगर आप सही नाम का पता लगा सकते हैं, तो यह बेहतर है। यदि यह आपके द्वारा मिला हुआ है, तो "प्रिय पैट" स्वीकार्य हो सकता है - यह एक निर्णय कॉल है जिसे आपको करना होगा।
इसे संक्षिप्त रखें
जब आप कोई व्यावसायिक पत्र लिख रहे हों, तो उसे संक्षिप्त रखें। यदि आपके पास कुछ कनेक्शन है - आप चैंबर ऑफ कॉमर्स में मिले थे, तो एक सहकर्मी ने उसकी सिफारिश की थी - आप इसकी वेबसाइट पर ज़ेरॉक्स नोट लाना चाहते हैं। फिर पत्र के बिंदु पर पहुंचें, जो प्राप्तकर्ता के लिए उसमें होना चाहिए। यदि यह बिक्री पत्र है, उदाहरण के लिए, आप से खरीदने के फायदे लाना चाहते हैं। इसे ईमेल ब्लास्ट की तरह न लें, हालांकि - भले ही आप एक दर्जन समान पत्र भेज रहे हों, इसे यथासंभव अलग-अलग करें।
शब्दों का चयन सावधानी से करें
यदि आप अपनी कंपनी के भीतर किसी को लिख रहे हैं, तो आपकी सलामी की पसंद न केवल इस बात पर निर्भर कर सकती है कि आप उससे मिले हैं, बल्कि यह कि वह आपका पर्यवेक्षक है, सीईओ है या आपके किसी अधीनस्थ का है। पब्लिक वर्ल्ड कंसल्टेंट फर्म का कहना है कि अपने करियर को चोट पहुंचाने वाली किसी भी चीज़ से बचने के लिए आपको अपने शब्दों का चयन सावधानी से करना चाहिए। यहां तक कि अगर आप एक समस्या पर चर्चा कर रहे हैं या एक चेतावनी पत्र भेज रहे हैं, तो एक उदारवादी, विनम्र स्वर रखें - जब आप नाराज हों तो लिखें।यह मान लें कि जो भी आप कहेंगे उसे निजी नहीं रखा जाएगा, क्योंकि अक्सर यह नहीं होगा।
