वास्तव में आधिकारिक होने के लिए, एक रिपोर्ट या तो एक संगठन द्वारा लिखी जानी चाहिए, जिसका फोकस रिपोर्ट का विषय है या संगठन द्वारा विषय के बारे में जानकारी के लिए किसी व्यक्ति या संगठन द्वारा दी गई पहुंच; इसके अलावा, रिपोर्ट में संगठन का समर्थन होना चाहिए। उदाहरण के लिए, ओलंपिक खेलों पर एक आधिकारिक रिपोर्ट या तो अंतर्राष्ट्रीय ओलंपिक समिति या एक नींव से आ सकती है जिसे समिति द्वारा ऐसा करने की अनुमति दी गई है। क्या यह आधिकारिक बनाता है जानकारी के स्रोत और रिपोर्ट के एक संगठन के समर्थन के लिए लेखक की निकटता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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रिपोर्ट विषय
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संगठन का समर्थन
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सूचना स्रोत तक पहुंच
साक्षात्कार, श्वेत पत्र, लेख और कंपनी रिकॉर्ड के माध्यम से रिपोर्ट लिखने के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करें। यदि एंडोर्सिंग संगठन के लिए काम कर रहे हैं और लिखते हैं, तो इससे आपको कम परेशानी हो सकती है यदि आप किसी अन्य संगठन का प्रतिनिधित्व करते हैं और एंडोर्समेंट की मांग कर रहे हैं।
एक परिचय के साथ अपनी आधिकारिक रिपोर्ट शुरू करें, जिसमें विषय को कवर किया जा रहा है, क्यों लिखा गया था और निम्नलिखित पृष्ठों में दी गई जानकारी का सारांश शामिल है।
पहले विषय के बारे में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी प्रस्तुत करें, और अपने पाठक का मार्गदर्शन करने के लिए रिपोर्ट के पूरे शरीर में उपयुक्त शीर्षकों का उपयोग करें।
प्रत्येक स्रोत का हवाला देते हुए विश्वसनीयता स्थापित करने के लिए परामर्श दिया और, यदि आवश्यक हो, तो समर्थन संगठन के साथ सहयोग करें।
संगठन के साथ इसका एक प्रारूप साझा करने से पहले अपनी आधिकारिक रिपोर्ट को ध्यान से पढ़ें जिसमें इसकी सामग्री को अनुमोदित किया जाना चाहिए।
संगठन द्वारा अनुरोधित कोई भी परिवर्तन करें और यदि संभव हो, तो कवर पृष्ठ पर इसके लोगो का उपयोग करने के लिए कहें। यदि एंडोर्सिंग संगठन के लिए लिख रहे हैं, तो अंतिम ड्राफ्ट के प्रत्येक पृष्ठ के नीचे कंपनी के लोगो का कम से कम एक बार और उसके कॉपीराइट का उपयोग करें।
