कर्मचारियों को कैसे भरें टाइमशीट

विभिन्न कारणों से, कुछ कर्मचारी टाइमशीट भरना पसंद नहीं कर सकते हैं। वे इसे थकाऊ और समय लेने वाली के रूप में देख सकते हैं, या वेतनभोगी या छूट वाले श्रमिकों के मामले में, वे इसे अनावश्यक रूप से देख सकते हैं। संघीय श्रम कानून के लिए आपको किसी भी कर्मचारी के समय को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है; यह सबसे अधिक प्रति घंटा श्रमिकों के लिए है। बशर्ते आप सटीक रिकॉर्ड बनाए रखें, आप जो भी समय व्यवस्था चाहते हैं उसका उपयोग कर सकते हैं। कुछ चीजें हैं जो आप अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं और अनिच्छुक कर्मचारियों को अपने समय पत्रक को ठीक से भरने के लिए प्राप्त कर सकते हैं।

अपने पेरोल के आकार के आधार पर उपयोग में आसान टाइमकीपिंग सिस्टम स्थापित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 10 से कम कर्मचारी हैं, तो आप कार्यालय की आपूर्ति से मानक समय पत्रक खरीद सकते हैं और कर्मचारियों को साप्ताहिक रूप से पूरा कर सकते हैं। सटीकता बढ़ाने के लिए, आप इसके बजाय एक मानक पंच घड़ी और खाली समय कार्ड खरीद सकते हैं। यदि आपका पेरोल विचारणीय है, तो एक स्वचालित प्रणाली पर विचार करें जिसमें कर्मचारियों को स्वाइप कार्ड या फिंगर या पॉम प्रिंट के माध्यम से घड़ी की आवश्यकता होती है।

अपनी कर्मचारी पुस्तिका में टाइमकीपिंग प्रक्रियाओं को शामिल करें। इसमें शामिल हैं कि समय पत्रक कब देय हैं और उन्हें किसके पास जमा किया जाना चाहिए। स्पष्ट रूप से कुछ टाइमशीट नियमों के उल्लंघन के परिणाम बताएं, जैसे कि टाइमशीट भरने के लिए समाप्ति। सभी कर्मचारियों को हैंडबुक की एक प्रति दें।

एक पेरोल कैलेंडर बनाएं और इसे सभी कर्मचारियों को वितरित करें। यह तब काम आता है जब भुगतान सप्ताह में बदल जाता है, जैसे कि छुट्टी के हफ्तों के दौरान। कैलेंडर पूरे वर्ष के दौरान भुगतान की शुरुआत और समाप्ति तिथियों, टाइमशीट जमा करने की तारीखों और इसी वेतन तिथियों को दर्शाता है।

प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को नए और मौजूदा कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए नामित करें कि वे टाइमशीट कैसे भरें। यदि आपके पास एक स्वचालित प्रणाली है, यदि आवश्यक हो, तो विक्रेता को किसी को प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को प्रशिक्षित करने के लिए बाहर भेजने के लिए कहें, जो बदले में अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना चाहिए।

कर्मचारियों को निकटतम तिमाही समय तक राउंड अप और डाउन करने के लिए टाइमशीट गणना को सरल बनाएं। एक से सात मिनट नीचे और आठ से 14 मिनट तक के समय को गोल करें। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी सुबह 8:11 बजे काम करने के लिए आता है, तो वह समय-सारणी पर 8:15 बजे काम करता है। अगर वह शाम 5:21 बजे बाहर निकलती है, तो वह 5:15 बजे लिखती है। कई मामलों में, स्वचालित टाइमकीपिंग सिस्टम राउंडिंग करते हैं।

केवल क्या मायने रखता है के लिए timekeeping प्रविष्टियों को प्रतिबंधित करें। उदाहरण के लिए, प्रविष्टियों को नियमित, ओवरटाइम, छुट्टी, बीमार और व्यक्तिगत घंटों तक सीमित और भुगतान किए गए विराम। यदि आवश्यक हो, तो केवल वेतनभोगी श्रमिकों को समय पत्रक भरने की आवश्यकता है।

कर्मचारियों को समझाएं कि उनके लिए इसमें क्या है। उदाहरण के लिए, यह कहें कि पेरोल प्रसंस्करण की उचित पूर्ण गति, समय पर पेचेक सुनिश्चित करती है, बिलिंग चक्र को तेज करती है और नकदी प्रवाह को बढ़ाती है। क्या प्रबंधक या पर्यवेक्षक अपने अधीनस्थों को लाभ पहुँचाते हैं।

ओपन डोर पॉलिसी को प्रोत्साहित करें ताकि कर्मचारी अपने वरिष्ठों से संपर्क कर सकें जब उनके पास टाइमशीट के मुद्दे हों।

कर्मचारियों को उनकी टाइमशीट को उचित रूप से भरने के लिए पेनल्टी सिस्टम का उपयोग करने से बचना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब तक कर्मचारी अपनी टाइमशीट जमा नहीं करते तब तक तनख्वाह रोकना राज्य कानून के तहत प्रतिबंधित हो सकता है और प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच अविश्वास का माहौल पैदा कर सकता है।

टिप्स

• टाइमकीपिंग नीतियों को लागू करने से पहले, लागू नियमों के लिए राज्य श्रम विभाग से जांच करें। उदाहरण के लिए, राज्य में राउंडिंग, रिकॉर्डकीपिंग और बॉयोमीट्रिक समय घड़ियों के उपयोग के लिए विशिष्ट नियम हो सकते हैं।