कर्मचारी की समय-सीमा बकाया वेतन, समय-सीमा और कर्मचारियों की अनुपस्थिति को दर्ज करने के लिए महत्वपूर्ण है। कई नियोक्ता अपने कर्मचारियों के समय और पेरोल रिकॉर्ड को उनके पेरोल प्रोसेसिंग विधि के बैकअप के रूप में संग्रहीत करते हैं। यदि आप कर्मचारियों के वेतन, कर की रोक और पेरोल कटौती की जांच करते हैं, तो ऐतिहासिक रिकॉर्ड सहायक होते हैं। हालांकि, संघीय कानून यह जताते हैं कि नियोक्ताओं को कितने समय तक रोजगार रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए, जिसमें वह अवधि शामिल है जिसके लिए नियोक्ताओं को समय रिकॉर्ड भी बनाए रखना चाहिए। संघीय कानूनों के अनुसार, नियोक्ताओं को न्यूनतम दो वर्षों के लिए टाइमशीट बनाए रखना चाहिए।
रोजगार रिकॉर्ड में कर्मचारी की नौकरी के कार्य, प्रदर्शन, अनुशासन या सुधारात्मक कार्रवाई और किसी भी अनुबंध या समझौतों के बारे में जानकारी शामिल होती है, जैसे कि सामूहिक सौदेबाजी समझौता या रोजगार अनुबंध। मुआवजे की जानकारी भी कर्मचारी के रिकॉर्ड का एक हिस्सा है, साथ में समय के रिकॉर्ड के साथ, जिसमें आमतौर पर व्यक्तिगत जानकारी शामिल होती है जैसे कि कर्मचारी की सामाजिक सुरक्षा संख्या, मजदूरी दर, छूट या अलंकारिक वर्गीकरण, छुट्टी या भुगतान किया गया समय, अतिरिक्त दर, और कुछ मामलों में, ओवरटाइम या अंतर वेतन दर।
Timesheets रोजगार रिकॉर्ड हैं
किसी नियोक्ता के रिकॉर्ड की प्रथाओं के आधार पर, टाइमशीट रोजगार रिकॉर्ड का हिस्सा है या पेरोल रिकॉर्ड के रूप में अलग से संग्रहीत किया जाता है। किसी भी तरह से, समय रिकॉर्ड और टाइमशैट्स को एक रोजगार रिकॉर्ड माना जाता है और इसलिए, कुछ कानूनों के अधीन होते हैं जो नियोक्ताओं के रिकॉर्ड की बाध्यता को अनिवार्य करते हैं।
निष्पक्ष श्रम मानक अधिनियम
फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट के अधीन नियोक्ता को न्यूनतम वेतन, ओवरटाइम वेतन, छूट और अल्टीमेटम वर्गीकरण के लिए नियमों का पालन करना चाहिए, और कर्मचारियों के वेतन से संबंधित हर चीज से संबंधित रिकॉर्ड की व्यवस्था करनी चाहिए। एफ़एलएसए को कर्मचारी टाइमशीट बनाए रखने के लिए एक विशिष्ट प्रारूप की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन एजेंसी को यह आवश्यक है कि नियोक्ता किसी भी कर्मचारी के समय और भुगतान के संबंध में कुछ विस्तृत जानकारी रखें।
अभिलेख प्रतिधारण
पेरोल रिकॉर्ड और श्रमिक संघ अनुबंधों के लिए रिकॉर्ड प्रतिधारण तीन साल है। टाइमशीट और रिकॉर्ड्स के लिए विशिष्ट जानकारी जैसे कि काम किए गए दिन, कटौती, रोक और अन्य विवरण, आवश्यकता दो साल की है। मानव संसाधन के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं से कर्मचारी के वेतन और तीन साल के मुआवजे से संबंधित सभी रिकॉर्डों को बनाए रखने की सिफारिश की जाएगी, क्योंकि रिकॉर्ड नियोक्ताओं के बीच महत्वपूर्ण ओवरलैप को दो साल और उन रिकॉर्ड को बनाए रखना होगा जो नियोक्ताओं को तीन साल तक रखने की आवश्यकता होती है।
नियोक्ताओं को छूट वाले श्रमिकों के लिए बनाए जाने वाले रिकॉर्ड के प्रकार के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं हैं; हालांकि, समान रूप से और समान समयावधि में रिकॉर्ड बनाए रखना नियोक्ताओं के हित में है। ऐसा करने से नियोक्ताओं को लाभ के मामले में छूट और किसी भी तरह के श्रमिकों के बीच तुलना से संबंधित सवाल उठते हैं। जब नियोक्ता कर्मचारी कर्मचारियों को बिना किसी अतिरिक्त कर्मचारियों की तुलना में पूरी तरह से अलग प्रक्रिया के आधार पर छूट देते हैं, तो एचआर प्रथाओं को छूट देने में मुश्किल होती है, अगर कोई भी समान लंबाई के लिए सुसंगत तरीके से रिकॉर्ड बनाए नहीं रखता है, तो छूट बनाम कोई भी भुगतान नहीं करता है।
EEOC रिकार्डिंग नियम
संघीय सरकार नियोक्ताओं के लिए यह छांटना आसान बनाती है कि उन्हें समान और क्रॉस-एजेंसी रिकॉर्डकीपिंग नियमों को स्थापित करके कितनी देर तक बनाए रखने की आवश्यकता है। अमेरिकी समान रोजगार अवसर आयोग एंटीडिस्क्यूशन कानूनों को लागू करता है और इसके प्रवर्तन प्राधिकरण के हिस्से के रूप में, यह आवश्यक है कि नियोक्ता तीन साल के लिए पेरोल और अन्य रोजगार रिकॉर्ड बनाए रखें। वास्तव में, ईईओसी का कहना है कि समान वेतन अधिनियम के तहत दावे का हिस्सा बनने वाले रिकॉर्ड को कम से कम तीन साल तक बरकरार रखा जाना चाहिए। रोजगार रिकॉर्ड, समय रिकॉर्ड सहित, जो भेदभाव के एक आधिकारिक आरोप का हिस्सा हैं, अंतिम संकल्प तक बनाए रखा जाना चाहिए।
