आपके व्यवसाय को प्रत्येक कर्मचारी के लिए हर साल एक W2 फॉर्म पूरा करना होगा। ये प्रपत्र ऐसी जानकारी प्रस्तुत करते हैं जो कर गणना को प्रभावित करती है, जिसमें मजदूरी, राज्य और संघीय आयकर रोक, और पेंशन योगदान शामिल हैं। कर्मचारी आंतरिक राजस्व सेवा में वार्षिक कर रिटर्न के साथ फॉर्म की एक प्रति भेजने के लिए जिम्मेदार है। यदि आप संख्याओं पर नज़र रखने के लिए कर लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्राप्त कर चुके हैं, तो W2 को भरना अपेक्षाकृत सरल है।
नियम से प्रारूप
आपका अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर स्टोर किए गए आंकड़ों और गणनाओं से स्वचालित रूप से फॉर्म पर व्यक्तिगत बक्से को पॉप्युलेट कर सकता है। आईआरएस को एक मानक, टाइप या मुद्रित, ब्लैक 12-पॉइंट कूरियर फ़ॉन्ट की आवश्यकता होती है जिसमें कोई सुधार नहीं होता है और सभी प्रविष्टियां पूरी तरह से बॉक्स के भीतर फिट होती हैं। फॉर्म मशीन-रीड है, और यदि यह गलत फॉर्मेटिंग के लिए, या हस्तलिखित या गलत रंग में होने के कारण है, तो आपको इसे फिर से सबमिट करना होगा।
अधिक विस्तृत विवरण
सही बॉक्स में कुल मजदूरी, रोक, और अन्य सभी उचित जानकारी दिखाएं। आईआरएस आवश्यक जानकारी के टूटने के साथ, हार्ड कॉपी या ऑनलाइन में उपलब्ध मैनुअल "फॉर्म डब्ल्यू 2 के लिए सूचना" प्रदान करता है। कुछ बक्से विशुद्ध रूप से सूचनात्मक हैं लेकिन फिर भी अनिवार्य हैं। उदाहरण के लिए, बॉक्स 12 में कोड डीडी दिखाना, आईआरएस को बताता है कि नियोक्ता एक योग्य स्वास्थ्य योजना में अपने योगदान की रिपोर्ट करता है, जिसे कर्मचारी की कर योग्य आय से बाहर रखा गया है। बॉक्स कार्य परिवर्तन के अधीन हैं क्योंकि कर कानून नई रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को बनाता है।
दस्तावेज़ वितरित करना
सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ फॉर्म डब्ल्यू 2 की फाइल कॉपी ए, जिसमें कर्मचारी के एसएसए वेतन और योगदान रिकॉर्ड के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। कानून द्वारा आवश्यक होने पर राज्य या स्थानीय कर प्रभाग को प्रतिलिपि 1 भेजें। कॉपी बी, कॉपी सी और कॉपी 2 कर्मचारी के पास जाते हैं, और कॉपी डी नियोक्ता के रिकॉर्ड के लिए है। प्रपत्र और फ़ाइल को वितरित करने की समय सीमा प्रत्येक वर्ष बदलती है। 2014 के लिए फाइल करने की समय सीमा, उदाहरण के लिए, 2 मार्च 2015 है, जबकि कर्मचारियों को इसे वितरित करने की समय सीमा 2 फरवरी, 2015 है। आप आईआरएस फॉर्म 8809 के साथ फाइल करने के लिए समय बढ़ाने का अनुरोध कर सकते हैं। एक स्थायी प्रति होनी चाहिए। अपने लेखा प्रणाली में W2 का। आईआरएस के लिए आपको फॉर्म को रखने की आवश्यकता होती है, भले ही कर्मचारी के लिए चार साल तक अपरिवर्तनीय हो।
बीएसओ के साथ समय बचाओ
आप अपने W2 के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण को बनाने और / या अपलोड करने के लिए सामाजिक सुरक्षा की व्यावसायिक सेवाओं का ऑनलाइन उपयोग कर सकते हैं, जिसे कर्मचारियों के लिए भी प्रिंट किया जा सकता है। यदि आप एक छोटा व्यवसाय चला रहे हैं, तो यह आपके स्वयं के लेखा प्रणाली के माध्यम से W2s को एक साथ खींचने या उन्हें मैन्युअल रूप से करने के लिए एक विकल्प का प्रतिनिधित्व करता है। SSA साइट को पंजीकरण की आवश्यकता होती है। आपके पास एक वेब-सक्षम ब्राउज़र होना चाहिए जिसमें 128-बिट एन्क्रिप्शन और कुकीज़ सक्षम हों, और दस्तावेजों को ऑनलाइन बनाने के लिए एडोब एक्रोबेट रीडर।
