यदि आप रिसेप्शन डेस्क के पीछे बैठे हैं, तो आप पहले व्यक्ति हैं जो आपकी कंपनी में मिलते हैं। पहले इंप्रेशन गिनती करते हैं, और आपका व्यवहार और दृष्टिकोण मायने रखता है। आपको हर समय एक पेशेवर और स्वागत योग्य छाप बनाने के लिए देखना चाहिए, भले ही आप अन्य कार्यों में व्यस्त हों। याद रखें, आगंतुक आपके व्यवसाय में बाधा नहीं डाल रहा है, वह आपका व्यवसाय है।
अभिवादन करने वाले
जब कोई आपकी डेस्क के पास जाए और मुस्कुराए, तो देखें। यदि आप किसी व्यावसायिक कॉल पर हैं, तो यह दर्शाने के लिए विज़िटर से संपर्क करें कि आप उसे देखते हैं और शीघ्र ही उसके साथ होंगे। जैसे ही आपने अपना फोन कॉल पूरा किया, आगंतुक पर एक मुस्कान के साथ ध्यान केंद्रित करें। देरी के लिए माफी मांगें और पूछें कि आप कैसे मदद कर सकते हैं। सवाल में गर्मजोशी रखो तो यह अपमानजनक नहीं लगता।
स्वागत करते शिष्टाचार
आगंतुक से पूछें कि क्या वह उस सीट पर बैठना चाहेगा जब आप उस व्यक्ति से संपर्क करें जिसके साथ वह मिल रहा है। आपकी कंपनी की नीति के आधार पर, कॉफी या चाय पेश करें या आगंतुक को कॉफी रूम में निर्देशित करें। अपने कोट को लटकाने की पेशकश करें या उसे दिखाएं जहां इसे लटका दिया जा सकता है। उस व्यक्ति को कॉल करें जो आगंतुक से मिल रहा होगा। आगंतुक की घोषणा करते समय सुश्री या श्री का उपयोग करें।
व्यक्तिगत मनेर
मुस्कुराने के अलावा, अपनी आवाज़ को संयत करें। इस बात से अवगत रहें कि आप अपनी आवाज़ के लहज़े से जो भी सोचते हैं उसे व्यक्त कर सकते हैं। जब कोई प्रतीक्षा कर रहा हो तो गम न चबाएं, व्यक्तिगत फोन कॉल या टेक्स्ट लें। यदि आप सहकर्मियों से बातचीत कर रहे हैं, तो रुकें और आगंतुक पर ध्यान केंद्रित करें। अपने डेस्क पर मत खाओ। यदि आप इसे नहीं टाल सकते हैं, तो ऐसे खाद्य पदार्थों का चयन करें, जिनमें सुगंध न हो। दूसरे शब्दों में, कोई पिज्जा या स्पेगेटी नहीं।
डेस्क उपस्थिति
एक साफ सुथरा डेस्क रखें, भले ही आपके पास आगंतुकों के साथ काम करने के अलावा अन्य कार्य हों। आपके पास काम करने के लिए कागज के ढेर हो सकते हैं, लेकिन ये आपके स्वागत क्षेत्र में नहीं फैलने चाहिए। याद रखें कि आपका स्वागत क्षेत्र आपकी कंपनी को बढ़ावा देता है और आपको पेशेवर दिखना चाहिए - अपने डेस्क को ट्रिंकेट, मज़ेदार गैजेट, फ़ोटो या डेस्क खिलौने के साथ अधिभार न डालें।
