रिसेप्शन डेस्क ग्राहकों, विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के लिए पहली कंपनी की छवि प्रदान करता है। आपके रिसेप्शनिस्ट को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि डेस्क साफ-सुथरी रहे। अगले आदेश तक पिछले करने के लिए पर्याप्त कार्यालय की आपूर्ति है। डिस्काउंट स्टोर या कार्यालय की आपूर्ति दुकानों पर कार्यालय की आपूर्ति खरीदें, या ऑनलाइन स्टोर से आपूर्ति की आपूर्ति करें।
व्यापार लिफ़ाफ़ा
रिसेप्शनिस्ट ग्राहक के बयान, बिल या पत्राचार भेजने के लिए व्यावसायिक लिफाफे का उपयोग करते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके रिसेप्शनिस्ट के पास विभिन्न आकृतियों और शैलियों के लिफाफे हैं। कंपनी विभागों के बीच पेपर से संबंधित स्थानांतरण के लिए इंटरऑफिस लिफाफे रखें। रिसेप्शन डेस्क के ऊपर कुछ व्यावसायिक लिफाफे रखें।
डेस्कटॉप बिजनेस कार्ड धारक
रिसेप्शन डेस्क पर एक डेस्कटॉप बिजनेस-कार्ड धारक रखें। ग्राहक, आपूर्तिकर्ता और विक्रेता अतिरिक्त कार्ड ले सकते हैं। अपनी कंपनी की छवि के साथ कार्डधारक से मिलान करें। उदाहरण के लिए, एक डॉक्टर का कार्यालय तटस्थ रंगों का चयन कर सकता है, जैसे कि भूरा; लेकिन एक ग्राफिक डिजाइनर नियॉन ग्रीन या गुलाबी का उपयोग कर सकता है। कम होने पर अपने रिसेप्शनिस्ट को कार्डधारक की भरपाई करें।
नियुक्ति किताब
रिसेप्शनिस्टों के पास एक नियुक्ति पुस्तक होनी चाहिए जो कैलेंडर तिथियां दिखाती है और नोट्स बनाने के लिए स्थान प्रदान करती है। सुरक्षा और गोपनीयता के लिए, काम की शिफ्ट के अंत में अपॉइंटमेंट बुक स्टोर करें। कार्यालय की आपूर्ति दुकानों पर नियुक्ति पुस्तकें खोजें।
कागज़
आपका रिसेप्शनिस्ट नौकरी की ड्यूटी करते समय कागज का उपयोग करता है। प्रयोजनों में फोटोकॉपी बनाना, मेलिंग पत्राचार और फैक्स भेजना शामिल है। डेस्क पर कागज़ को बड़े करीने से रखें। आपका व्यवसाय पुनर्नवीनीकरण कागज के साथ पैसे बचा सकता है। पेपर कम करने के लिए मास्टर सूची का उपयोग करें क्योंकि आपूर्ति कम हो जाती है।
पेन और पेंसिल
आपका रिसेप्शनिस्ट पेन जैसे लेखन उपकरण का उपयोग करता है। रिसेप्शनिस्ट प्रसव के लिए हस्ताक्षर करते हैं और लिफाफे भेजते हैं। लाल, काले और नीले रंग की कलम चुनें। साफ-सफाई के लिए रिसेप्शन डेस्क पर एक कलमधारक है। कुछ ग्राहकों या आगंतुकों को एक पेंसिल का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। उनके उपयोग के लिए डेस्क पर दो या तीन रखें। अपने निवेश की सुरक्षा के लिए कॉर्डेड पेन पर विचार करें और सुनिश्चित करें कि ग्राहक अनजाने में पेन न लें।
कैंची
आपका रिसेप्शनिस्ट पेपर काटने और पैकेज खोलने के लिए कैंची का उपयोग करता है। गुणवत्ता वाले चांदी के कैंची की एक जोड़ी खरीदें और उन्हें रिसेप्शन डेस्क पर रखें। सुनिश्चित करें कि आपके रिसेप्शनिस्ट के पास बैक-अप जोड़ी कैंची है। कार्यालय की आपूर्ति दुकानों पर कैंची खोजें या उन्हें ऑनलाइन ऑर्डर करें।
