बाहरी संचार कैसे एक व्यवसाय या संगठन संगठनात्मक संरचना के बाहर उन लोगों के साथ संचार करता है। यह ग्राहकों और ग्राहकों से लेकर यूटिलिटी प्रोवाइडर और बिजनेस पार्टनर तक, फंड जुटाने वाली संस्थाओं को और मूल रूप से किसी को भी, जो कंपनी के पेरोल पर नहीं है। अच्छा बाहरी संचार उतना ही महत्वपूर्ण है जितना अच्छा आंतरिक संचार, इसलिए यह सुनिश्चित करने पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है कि कंपनी के बाहर के लोगों को भी कंपनी के अंदर के लोगों की तरह ही देखभाल और सम्मान प्राप्त हो।
बाहरी प्रतिक्रिया इकट्ठा करें। फीडबैक से तात्पर्य उन सभी बाहरी स्रोतों द्वारा कंपनी को दी गई रिपोर्ट से है जो सेवाओं और उत्पादों को वितरित करने की आपकी क्षमता में ताकत और कमजोरियों को बाहर करते हैं। चाहे ग्राहक शिकायत करने के लिए फोन करते हों, या आप उन ग्राहकों को सर्वेक्षण की पेशकश करते हैं जो आपके प्रदर्शन को दर देते हैं या किसी अन्य विधि का उपयोग करते हैं, प्रतिक्रिया आपकी संचार क्षमता में अंतराल को इंगित करेगी।
बाहरी संचार समस्याओं को हल करें जिन्हें आप पाते हैं। आप पा सकते हैं कि ग्राहकों को लगता है कि उनके साथ सम्मान के साथ व्यवहार नहीं किया जा रहा है, या उन्हें कंपनी के प्रतिनिधियों द्वारा इधर-उधर भाग दिया गया है। आप पा सकते हैं कि आपकी ईमेल सेवा ग्राहकों से स्पैम के रूप में ईमेल को गुमराह कर रही है ताकि अनुरोध और प्रश्न प्राप्त न हों। सैकड़ों संभावित बाहरी संचार समस्याएं हैं। एक बार जब आपको पता चलता है कि गलत सूचना क्या है, तो आप आगे बढ़ सकते हैं।
बाहरी संचार समस्याओं के लिए एक समाधान बनाएँ। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक रिपोर्ट करते हैं कि प्रतिनिधि बहुत अधिक तकनीकी शब्दजाल का उपयोग करते हैं, तो प्रतिनिधियों को उन चीजों को तोड़ने के लिए प्रशिक्षित करें जैसे कि जरूरत है। यदि आपके ग्राहक रिपोर्ट कर रहे हैं कि आपकी फ़ोन सेवा काम नहीं कर रही है, तो इसे ठीक करवाएँ और इसे सेट अप करें जहाँ तक संभव हो नेविगेट करना आसान हो। यदि ऑनलाइन ग्राहक अधिक जानकारी चाहते हैं, तो अपनी वेबसाइट को अपडेट करें और शायद उन्हें ऑर्डर ट्रैक करने या प्रतिनिधि से त्वरित संदेश सहायता प्राप्त करने का एक तरीका प्रदान करें। जो भी समाधान है, उसे चिंता का समाधान करना चाहिए और एक व्यावहारिक समाधान प्रस्तुत करना चाहिए।
आपकी बाहरी संचार समस्या के समाधान पर प्रतिक्रिया इकट्ठा करें। आपको उन लोगों की भावनाओं को प्राप्त करने की आवश्यकता है जो समाधान से प्रभावित हैं यह देखने के लिए कि क्या यह समस्या हल हो गई है, दोनों आपकी कंपनी के कर्मचारियों और बाहरी प्रतिनिधियों के लिए जो बाहरी संचार प्रक्रिया में भाग ले रहे हैं।
