किसी कंपनी या एजेंसी की जनता की धारणा को उसके बाहरी संचार से काफी प्रभावित किया जा सकता है, जबकि कंपनी के कर्मचारियों की नौकरी की संतुष्टि उसके आंतरिक संचार पर निर्भर करती है। एक प्रभावी संदेश या संचार अभियान का प्रारूपण कई कारकों की एक परीक्षा के साथ शुरू होता है।
मुख्य प्रश्न का उत्तर देना
एक ऐसी दुनिया में जहां लोग हर दिन हजारों संदेशों से रूबरू होते हैं, उनका प्राथमिक प्रश्न अक्सर "मुझे क्यों परवाह करनी चाहिए?" या "इसमें मेरे लिए क्या है?" प्रभावी संचार पाठक या श्रोता को यह उत्तर स्पष्ट कर देता है। अपने आप से पूछें कि आपके लिए कौन सी जानकारी सबसे महत्वपूर्ण होगी यदि आप दर्शकों के सदस्य थे और सुनिश्चित करें कि आपकी सामग्री इन विवरणों को वितरित करती है। कम महत्वपूर्ण जानकारी जोड़ने से पहले अपने संदेश या सामग्रियों की शुरुआत में लाभों पर जोर दें।
सरलीकरण
अपने संचार को सीधा रखने से इस बात की संभावना बढ़ जाती है कि यह प्रभावी होगा। लिखित सामग्री के लिए छठी से आठवीं कक्षा के पढ़ने के स्तर को लक्षित करें। टंकण, नियामक शब्द या शब्दजाल के प्रयोग से बचें। यदि आप सड़क पर रुके किसी औसत व्यक्ति को उनका अर्थ नहीं पता होगा तो शब्दों को हटा दें। लिखित सामग्री तैयार करते समय, वाक्यों को छोटा रखें और शीर्षकों और ग्राफिक्स के साथ कॉपी को तोड़ दें। पाठ से भरा एक पेज संभावित पाठकों को पसंद नहीं आ रहा है।
तरीके
विभिन्न स्वरूपों के माध्यम से ग्राहकों और कर्मचारियों को जानकारी उपलब्ध कराएँ। समाचार रिलीज़, पाठ संदेश और ई-मेल का उपयोग अत्यावश्यक सूचनाओं को संप्रेषित करने के लिए किया जा सकता है, जबकि न्यूज़लेटर्स उस सामग्री के लिए एक उपयुक्त विकल्प हो सकता है जो कम समय-संवेदनशील है। बाहरी दर्शकों के साथ संचार के लिए एक वेबसाइट महत्वपूर्ण है, और एक सुव्यवस्थित इंट्रानेट जो समाचार सामग्री और व्यावहारिक संसाधन प्रदर्शित करता है, कर्मचारियों के लिए बहुत उपयोगी हो सकता है। वीडियो प्रस्तुतियों को शामिल करने से आप दृश्य शिक्षार्थियों से अपील कर सकते हैं और नए दृष्टिकोण या विवरण पेश कर सकते हैं। कर्मचारियों या जनता के साथ बैठकें आयोजित करने से आमने-सामने बातचीत होती है जो विश्वसनीयता का निर्माण कर सकती है और दर्शकों को मूल्यवान महसूस करा सकती है।
सामयिकता
आपके ग्राहकों को जो जानकारी जानना आवश्यक है, उसे जल्द से जल्द संप्रेषित किया जाना चाहिए। जब आपके दर्शक आपके संगठन से सीधे के बजाय मीडिया से जानकारी प्राप्त करते हैं, तो ऐसी धारणा हो सकती है कि आपने जानकारी छिपाने का इरादा किया है या आप वास्तव में अपने दर्शकों की परवाह नहीं करते हैं। रोग नियंत्रण केंद्र ने अपने संकट संचार पुस्तिका में नोट किया कि दो सबसे गंभीर गलतियां जो एक संगठन कर सकता है, जब हितधारकों के साथ संवाद कर रहे हैं, जो जानकारी बहुत कम और बहुत देर से या अभिमानी के रूप में आ रहे हैं और हितधारकों का मूल्यांकन नहीं कर रहे हैं। इन विचारों को एक एजेंसी के नारे में अभिव्यक्त किया गया है: “पहले रहो। ठीक हो। विश्वसनीय बनो। ”
पारदर्शिता और आवृत्ति
कर्मचारियों और जनता को अक्सर निगमों और सरकारी एजेंसियों पर संदेह होता है, लेकिन आप अपने संदेशों की पारदर्शिता को बढ़ाकर विश्वास का निर्माण कर सकते हैं। अधिकारियों को बुरी खबर के साथ आगामी होना चाहिए और कठिन परिस्थितियों के बारे में महसूस करने वाले अफसोस को व्यक्त करने के लिए तैयार रहना चाहिए। कठिन निर्णयों के पीछे तर्क साझा करना भी समझ का निर्माण कर सकता है।
एक जोखिम संचार विशेषज्ञ और कॉरपोरेट सलाहकार पीटर सैंडमैन कहते हैं, "जब आप हानिकारक जानकारी प्रकट करते हैं, तो आपको पता चलता है कि आप पारदर्शिता के लिए प्रतिष्ठा अर्जित करते हैं,"। “लोग नोटिस करना शुरू करते हैं कि जब आप कुछ गलत करते हैं, तो आप ऐसा कहते हैं; यह इस प्रकार है कि जब आप ऐसा नहीं कहते हैं, तो आपने कुछ भी गलत नहीं किया है।"
ख़बर ख़राब होने पर ग्राहक और कर्मचारियों को सिर्फ़ आपसे नहीं सुनना चाहिए।मासिक न्यूज़लेटर या त्रैमासिक बैठकें कर्मचारियों को कंपनी की गतिविधियों के बारे में सूचित कर सकती हैं, जबकि कंपनी की वेबसाइट पर लेख और ऑप्ट-इन ई-मेल ग्राहकों को लूप में रखते हैं।
