एक ऐसे काम के माहौल की कल्पना करें जहां आपके पास अपने सहयोगियों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने के बारे में कोई मार्गदर्शन नहीं था और बाहरी दुनिया के लिए क्या कहना है, इस पर कोई नीति नहीं है। ऐसा नहीं लगता कि यह व्यवसाय बहुत सफल होगा, क्या ऐसा होता है? जिस तरह से एक संगठन अपने भीतर और उससे बाहर के लोगों के साथ संवाद करता है वह उसकी सफलता का अभिन्न अंग है। संचार नीतियां और दिशानिर्देश कर्मचारियों को अपने काम को प्रभावी ढंग से करने के लिए जानकारी साझा करने और संगठन की छवि को बाहरी रूप से समर्थन करने में मदद करते हैं।
आंतरिक संचार की भूमिका
आंतरिक संचार तब होता है जब कोई व्यवसाय अपने कर्मचारियों को अपने भीतर जानकारी साझा करता है। कंपनियां बैठकों और सम्मेलनों में आंतरिक रूप से ईमेल और मेमो या मौखिक रूप से लिख सकती हैं। आंतरिक संचार का मुख्य उद्देश्य कंपनी के लक्ष्यों को पहचानना और साझा करना है। कर्मचारियों के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि वे किस ओर काम कर रहे हैं। लक्ष्य कंपनी-व्यापी, विभागीय या व्यक्तिगत हो सकते हैं। भले ही, यह जानना कि उनका उद्देश्य काम पर है, कर्मचारियों को ट्रैक पर रहने में मदद करता है।
एक बेहतर कार्य वातावरण बनाना एक और कारण है कि आंतरिक संचार इतना महत्वपूर्ण क्यों है। संगठनात्मक परिवर्तन, बिक्री संख्या और मानव संसाधन मुद्दों के बारे में कंपनी के भीतर संवाद करके, व्यवसाय पारदर्शी और प्रभावी कार्य वातावरण बना सकते हैं जहां कर्मचारी पनपे। यह टर्नओवर दरों को कम करने, नई प्रतिभाओं को आकर्षित करने और कर्मचारियों की संतुष्टि बढ़ाने में मदद करता है। व्यवसाय भी कंपनी की अफवाहों को रोक सकते हैं इससे पहले कि वे अपने कर्मचारियों के साथ खुले तौर पर और नियमित रूप से संवाद करना सुनिश्चित करें।
आंतरिक संचार व्यवसायों को ब्रांड पर बने रहने और संदेश पर नियंत्रण रखने में मदद करता है। आंतरिक रूप से संवाद करने वाले एक मजबूत ब्रांड का वादा करने से, कर्मचारियों के पास ग्राहकों और अन्य बाहरी पक्षों के साथ बात करने का एक बेहतर संभाल है। संचार के साथ जो स्पष्ट लक्ष्यों और अच्छी तरह से प्रशिक्षित कर्मचारियों की ओर जाता है, व्यवसायों के पास यह सुनिश्चित करने का एक बेहतर मौका है कि ग्राहक बातचीत सकारात्मक हो।
बाहरी संचार का उद्देश्य
बाहरी संचार तब होता है जब कोई व्यवसाय ग्राहकों, संभावनाओं, भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, निवेशकों और कंपनी के बाहर अन्य हितधारकों के साथ सूचना का आदान-प्रदान करता है। यह अभिन्न है कि संगठन उन पॉल्यूशन को लागू करता है जो कर्मचारियों को कंपनी के बाहर किस तरह की जानकारी साझा करना है, इसे किसके साथ साझा करना है और इसे कैसे साझा करना है, इस पर कर्मचारियों को गाइड करता है।
किस पार्टी के साथ किस तरह की जानकारी साझा करनी है, इस बारे में दिशा-निर्देश रखना ताकि कुछ जानकारी गलत हाथों में न पड़ें या कंपनी के लिए समस्याएँ पैदा न हों। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी एक नया उत्पाद विकसित कर रही है जो बाजार में क्रांति लाएगी, तो यह महत्वपूर्ण है कि उत्पाद के विशिष्ट विवरणों को उसके रिलीज से पहले साझा न किया जाए। हालांकि, कंपनी अपने मूल्यवान ग्राहकों, निवेशकों और भागीदारों को किसी और से पहले उत्पाद के बारे में बताना चाह सकती है।
कंपनी के बारे में नकारात्मक जानकारी को नियंत्रित करना उन कारणों में से एक है जो प्रभावी बाहरी संचार इतना महत्वपूर्ण है। जगह में एक रणनीति होने से, संगठन बाहरी हितधारकों तक पहुंच सकते हैं और हाथ में मुद्दों पर चर्चा कर सकते हैं। यदि कोई कंपनी पीआर आपदा से निपट रही है, उदाहरण के लिए, मीडिया और ग्राहकों के साथ बात करने की योजना होना स्थिति को संभालने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
आंतरिक और बाह्य रूप से एक एकीकृत संदेश सुनिश्चित करना
एक व्यवसाय के सफल होने के लिए, कंपनी के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक और बाहरी संचार को एक साथ काम करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी अपने कर्मचारियों और उसके निवेशकों के साथ परस्पर विरोधी जानकारी साझा करती है, तो उन्हें कई दुखी और असंबद्ध हितधारकों से निपटना पड़ सकता है, जिससे बड़े मुद्दे हो सकते हैं।
कारोबारियों को एकीकृत संचार नीति के लिए आंतरिक और बाहरी दोनों तरह के दर्शकों को एक साथ देखने की जरूरत है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी एक ब्रांड संदेश विकसित कर रही है, तो आंतरिक और बाहरी उपयोग दोनों के लिए एक साथ टॉकिंग पॉइंट बनाना आवश्यक है। इस तरह, कंपनी अपने कर्मचारियों और साझेदारों को लुभाने वाली सूचनाओं के अलावा, अपने कर्मचारियों से अपील करने वाले संदेश विकसित कर सकती है और उन्हें अपना काम करने के लिए प्रेरित कर सकती है। यदि उस संदेश को अलग-अलग विकसित किया गया था, तो परस्पर विरोधी विचार या अलग-अलग शब्द हो सकते हैं जो आंतरिक और बाह्य रूप से भ्रमित कर रहे हैं।
