आपके व्यवसाय से हाथ मिलाना अच्छी बात है, लेकिन यह हमेशा संचालन के हर चरण पर लागू नहीं होता है। डेटा प्रविष्टि व्यापार का एक प्रमुख पहलू है, जहां स्वचालित प्रक्रियाओं की चाल लगभग हमेशा बेहतर होती है। बहुत छोटे व्यवसायों में जहां मालिक मुख्य ऑपरेटर है, फिर भी यह मैन्युअल रूप से सभी डेटा प्रविष्टि करने के लिए समझ में आता है, हालांकि एक स्वचालित प्रणाली में अपग्रेड करना आसान संचालन के लिए बना सकता है। एक या दो से अधिक कर्मचारियों वाली कंपनियों के लिए, यह जल्द से जल्द मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से दूर जाने के लिए वित्तीय समझ भी बना सकता है।
नुकसान: मानव त्रुटि
जैसा कि हम कर सकते हैं, कोशिश करें कि मनुष्य कंप्यूटर की तुलना में त्रुटि की अधिक संभावना है। जबकि कंप्यूटर सिस्टम में सामयिक गड़बड़ होती है, यह आम तौर पर डेटा रिकॉर्ड करता है और इसे मानव की तुलना में अधिक सटीक तरीके से व्यवस्थित करता है, जिसमें त्रुटि जाँच की कम आवश्यकता होती है। मैन्युअल डेटा प्रोसेसिंग को सटीकता के लिए डेटा की जांच और जांच के लिए अधिक आंखों की आवश्यकता होती है।
नुकसान: गति
मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने में बहुत समय लगता है। मशीनें और कंप्यूटर आम तौर पर मनुष्यों की तुलना में अधिक तेज़ होते हैं, जो कर्मचारियों को अन्य चीजों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय को मुक्त करता है। दिन भर संख्या में टाइप करने के बजाय, आपके कर्मचारी भविष्य की वृद्धि के लिए अधिक समय इन्वेंट्री की समीक्षा करने, चार्ट बनाने या अनुमान लगाने में बिता सकते हैं।
नुकसान: श्रम लागत
लोगों को मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने के लिए भुगतान करने के लिए बहुत पैसा खर्च होता है, और यह उद्यमियों और अन्य कर्मचारियों को कंपनी के विज़न और मिशन की दिशा में अपने सबसे बड़े योगदान पर अधिक समय निवेश करने से रोकता है। कई का काम अब एक व्यक्ति द्वारा पूरा किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि आपको कम डेटा प्रविष्टि वाले कर्मचारियों की आवश्यकता है, या आप अपने कर्मचारियों को उन क्षेत्रों में उपयोग कर सकते हैं जो कंपनी के विकास को गति देने के लिए अपने उपहारों को बेहतर ढंग से संलग्न करते हैं।
लाभ: सिस्टम लागत
मैनुअल डेटा प्रविष्टि के लिए महंगी प्रणालियों, मशीनों और कार्यक्रमों की आवश्यकता नहीं होती है। छोटे व्यवसाय मालिकों के पास परिचालन शुरू करने और मैदान से बाहर जाने पर हमेशा एक बड़ा स्टार्ट-अप फंड नहीं होता है। एक मैनुअल प्रोसेसिंग सिस्टम एक व्यवसाय को कंप्यूटर में बहुत सारी कीमती पूंजी को कंप्यूटर, मशीनों और कंप्यूटर प्रसंस्करण विधियों में निवेश किए बिना प्राप्त करने की अनुमति देता है।
लाभ: छोटे स्टार्ट-अप के लिए आसानी
कुछ उद्यमियों को यह समझ में आता है कि किस तरह से कागज की चादरों का उपयोग करके डेटा को ट्रैक किया जा सकता है, लेकिन यह कंप्यूटर सिस्टम के साथ सहज नहीं है। एक समय के दौरान जब आप अपने व्यवसाय को प्राप्त करने के लिए एक बार में बहुत सी चीजें सीख रहे होते हैं, तो डेटा प्रविष्टि प्रणाली को सीखना अस्थायी रूप से बंद करना बेहतर हो सकता है। जब तक आप मैन्युअल रूप से सटीक रिकॉर्ड रखते हैं, तब तक आप उस विकल्प का पता लगाने के लिए इंतजार कर सकते हैं, जब तक कि आपके दैनिक संचालन के बाकी हिस्से अधिक नियमित न हों।
लाभ: वृद्धि हुई है
जब आप रिकॉर्ड को हाथ से रखते हैं, तो आपके पास यह नियंत्रित होता है कि प्रत्येक व्यक्तिगत नंबर को किन श्रेणियों में रखा गया है। यदि आपके व्यवसाय में विशिष्ट आवश्यकताएं हैं, जो स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए बिक्री या रुझानों को कठिन बनाती हैं, तो आपको इन नंबरों को हाथ से ट्रैक करना पड़ सकता है।उदाहरण के लिए, सामाजिक सेवा एजेंसियां जो परिवार की गतिशीलता में बदलाव दर्ज करती हैं या भावनात्मक संकट से राहत पाती हैं, वे मैन्युअल डेटा प्रसंस्करण विधियों को स्वचालित विधियों की तुलना में अधिक सटीक मान सकते हैं।
मैन्युअल से आधुनिक डेटा प्रविष्टि में संक्रमण
जबकि मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कभी-कभी बहुत छोटे व्यवसाय के साथ आसान होती है और व्यवसाय बढ़ने के साथ-साथ गेंद को लुढ़कने में छोटी लागत की अनुमति मिलती है, इसलिए इसके तरीके अवश्य होने चाहिए। जब आप मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से कुछ अधिक परिष्कृत करने के लिए संक्रमण करने के लिए तैयार होते हैं, तो आप क्विकेन, क्विकबुक या मुफ्त प्रोग्राम, ज़िपबुक जैसे कार्यक्रमों में देख सकते हैं। कोई भी स्प्रैडशीट प्रोग्राम आपको अन्य उपायों को वर्गीकृत करने में मदद कर सकता है, जैसे कि कार्यक्रम की सफलता दर, कर्मचारी रुझान, या तरीकों को समझने में आसान गतिशीलता और अनुमानों में परिवर्तन। पिछले डेटा के कुछ महीनों या वर्षों में प्रवेश करना बुद्धिमानी है ताकि आप उन्हें दर्ज करते समय नई संख्याओं में रुझान देख सकें। जब संदेह हो, तो एक बार की मदद के लिए या नियमित रूप से एक लेखाकार या डेटा प्रविष्टि विशेषज्ञ से परामर्श करें। आपके व्यवसाय के लिए सटीक डेटा रिकॉर्ड बनाए रखने में सहायता।
