खाते का विवरण क्या है?

यदि आप किसी विक्रेता से सामान या सेवाएं खरीदते हैं, तो आप उन व्यवसायों के साथ अपने मासिक लेनदेन में निहित स्वार्थ रखते हैं। वही किसी भी ग्राहक के लिए जाता है जो व्यवसाय के स्वामी के रूप में आपसे सामान या सेवाएँ खरीदते हैं। ग्राहक या ग्राहक की मासिक गतिविधियों का विस्तृत विवरण प्रदान करने के लिए, कई व्यवसाय खाते का विवरण देते हैं। हालांकि कुछ व्यवसाय अभी भी उन्हें मेल करते हैं, उन्हें ईमेल या एक वेब पोर्टल द्वारा भी प्रदान किया जा सकता है। दस्तावेज़ एक शिष्टाचार के रूप में कार्य करता है, अपने ग्राहकों को अपनी स्वयं की पुस्तकों को संतुलित करने में मदद करता है।

टिप्स

• खाते का विवरण एक दस्तावेज है जो एक ग्राहक को एक विशिष्ट बिलिंग चक्र के भीतर हर लेनदेन का लेखा-जोखा दिखाता है।

खाते का विवरण क्या है?

खाते का विवरण निर्दिष्ट समय सीमा के लिए ग्राहक के लेनदेन की एक सूची प्रदान करता है। अपने स्वयं के वित्तीय लेन-देन के लिए आपके द्वारा प्राप्त बैंक विवरण के समान, खाते का एक व्यापारिक विवरण आरंभ और समाप्ति तिथियों, शुरुआती शेष राशि, समाप्त शेष राशि और उन सभी तिथियों के बीच होने वाले सभी डेबिट और क्रेडिट का विवरण देता है।

आम तौर पर, व्यवसाय केवल उन ग्राहकों को खाते का विवरण भेजते हैं जिनके पास एक खाता है और जिन्होंने उचित समझौतों पर हस्ताक्षर किए हैं। आपकी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के आधार पर, आप केवल उन लोगों के लिए खाते के विवरण भेजने का निर्णय ले सकते हैं, जिनके पास एक महीने में गतिविधि थी। यह विशेष रूप से फायदेमंद है यदि आपके पास कुछ ग्राहक हैं जो हर महीने आपसे खरीदारी नहीं करते हैं। यह आपको शून्य शेष के साथ स्टेटमेंट भेजने के अतिरिक्त खर्च को बचाएगा।

खाते का विवरण तैयार करना

यदि आपने कभी खाते का विवरण नहीं दिया है, तो आप यह नहीं जान सकते कि इसे कैसे प्रारूपित किया जाए। अच्छी खबर यह है कि Microsoft Word में कुछ सहित, आपकी सहायता करने के लिए बहुत सारे टेम्पलेट उपलब्ध हैं। इसके लिए बस शीर्ष पर "खाते का विवरण" शब्द होना चाहिए और "से" के तहत ग्राहक का नाम और पता और "से" के तहत अपना नाम और पता शामिल करना होगा। फिर आप महीने के दौरान होने वाले प्रत्येक लेनदेन का विस्तार करेंगे। सभी खरीद और क्रेडिट सहित और दूर जाने वाले कॉलम में चल रहे संतुलन को ध्यान में रखते हुए। तल पर, सूचीबद्ध होने के कारण कुल राशि होनी चाहिए, साथ ही भुगतान करने के निर्देश भी।

यदि आपके ग्राहक को स्वचालित रूप से बिल दिया जाता है, तो कथन पर यह स्पष्ट करना सुनिश्चित करें। यह एक सूचना-मात्र कथन है। आपके ग्राहक इनवॉइस और स्टेटमेंट के ढेर के साथ काम कर रहे होंगे और यह निर्धारित करने के लिए उनके पास अपने रिकॉर्ड के माध्यम से छाँटने का समय नहीं होगा कि क्या उन्होंने अभी तक भुगतान किया है या नहीं। यदि आपको ऑटोप्ले करने वालों के लिए अलग-अलग स्टेटमेंट को प्रिंट करने से बचने के लिए बिल को नीचे से जोड़ना होगा, तो सुनिश्चित करें कि आप उस बिल पर ध्यान दें कि डुप्लिकेट भुगतान से बचने के लिए भुगतान पर डेबिट किया जाएगा।

बैंक स्टेटमेंट और इसका उद्देश्य क्या है?

जब व्यवसाय खाते के विवरण जारी करते हैं, तो वे अक्सर ग्राहकों के लिए एक सुविधा के रूप में ऐसा करते हैं, भले ही यह अतिरिक्त लागत हो, खासकर यदि आप इसे डाक मेल के माध्यम से भेजते हैं। इस प्रकार के शिष्टाचार की लागत दक्षता संदिग्ध हो सकती है जब तक कि आप इसे अपने ग्राहकों को समय पर उनके बिलों का भुगतान करने के लिए सीधे वापस टाई नहीं कर सकते। यदि वे बिल के साथ-साथ अपने लेन-देन के बारे में लगातार सूचना प्राप्त कर रहे हैं, जो भुगतान करना आसान बनाता है, तो वे वास्तव में भुगतान को प्रेषित करने के बजाय इसे साइड में सेट कर सकते हैं, जब तक कि वे पिछले महीने में खरीदी गई चीजों की जांच नहीं कर सकते।

ग्राहक के अंत में, खाते के एक बयान का उद्देश्य बहीखाता पद्धति को आसान बनाना है। आपके ग्राहकों के पास प्रत्येक महीने आने वाले चालानों की एक धारा है, जिसका अर्थ है कि आपका कई में से एक है। आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी उनकी अपनी पुस्तकों की तुलना में आसानी से हो सकती है। जैसे-जैसे वर्ष आगे बढ़ता है, वे आपके साथ उनके द्वारा किए जाने वाले व्यवसाय से संबंधित ऐतिहासिक डेटा पर एक नज़र डाल सकते हैं और भविष्य के बजट अनुमानों को निर्धारित करने के लिए जानकारी का उपयोग कर सकते हैं।

खाता उदाहरणों का विवरण

खाते के विवरण का सबसे अच्छा उदाहरण बैंक का विवरण है जो आपको हर महीने मिलता है। आपको यह आपके सभी खातों के लिए मिलेगा, जिसमें आपके व्यक्तिगत बैंकिंग खाते, आपके द्वारा निवेश किए गए कोई भी खाते, आपके क्रेडिट कार्ड और आपके स्वयं के व्यवसाय वित्तीय खाते शामिल हैं। इसमें आमतौर पर एक शुरुआत से लेकर अंतिम तिथि, एक शुरुआत शेष, एक समाप्ति शेष और सभी लेनदेन का एक लॉग होता है जो उस समय सीमा के दौरान हुआ था।

जैसा कि आपके व्यवसाय के विवरण के अनुसार, बैंक स्टेटमेंट डाक-आधारित रूप में डाक से आ सकता है या ऑनलाइन देखा जा सकता है। यदि यह आपके क्रेडिट कार्ड से संबंधित है, तो आपको खाते के विवरण के निचले भाग पर एक चालान दिखाई देगा, जिसमें आपको भुगतान की जाने वाली राशि और नियत तारीख शामिल है। खाते के विवरणों के विपरीत, आपका बैंक स्टेटमेंट तब भी आ सकता है, जब आपके पास महीने का कोई लेनदेन नहीं था।

बैंक स्टेटमेंट के लक्ष्य

बैंक स्टेटमेंट का लक्ष्य पारदर्शिता है। ग्राहक पूरे वर्ष में अपने खातों पर लॉग इन सभी लेन-देन को देखना चाहते हैं। ऑनलाइन बैंकिंग से पहले, ग्राहकों ने एक चेक रजिस्टर में अपने लेनदेन को ट्रैक किया और मेल में मासिक विवरण आने पर राशि को समेट लिया। यदि वे लेन-देन लॉग इन करना भूल गए हैं, तो वे इसे स्टेटमेंट पर देख सकते हैं और त्रुटि को ठीक करने में सक्षम हो सकते हैं। इसी तरह, व्यवसायों ने कागज-आधारित खाताधारकों में अपने वित्तीय लेनदेन पर भी नज़र रखी और मासिक विवरण के साथ राशियों की दोहरी जाँच की।

टेक्नोलॉजी ने उस सब को बदल दिया है। अब व्यवसाय और व्यक्ति घड़ी भर में लॉग इन कर सकते हैं और लेन-देन की नवीनतम जानकारी देख सकते हैं। चालू टैली रखने की कोई आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि वे वास्तव में अद्यतित रहना चाहते हैं, तो वे हर बार एक नया लेन-देन आने पर उन्हें सचेत करने के लिए अपने खाते सेट कर सकते हैं। व्यवसायों के लिए, लेखांकन और बहीखाता सॉफ्टवेयर सभी व्यावसायिक खर्चों का निरंतर अवलोकन बनाए रखना आसान बनाता है।

चालान और बिलिंग के बीच अंतर क्या है?

चूँकि खाता विवरण में नीचे बिल शामिल हो सकता है, इसलिए इसे आसानी से चालान या बिल के साथ जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप इलेक्ट्रॉनिक तरीके से भुगतान नहीं कर रहे हैं, तो भुगतान करने के लिए आपके मासिक केबल बिल में विभिन्न शुल्कों की जानकारी होती है, जबकि नीचे की ओर एक आंसू-पर्ची भी शामिल होती है। यह खाते के एक बयान के बजाय एक बिल है क्योंकि यह कथन अवधि के दौरान आपके खाते में आए प्रत्येक लेनदेन का विवरण नहीं देता है।

हालांकि, चालान और बिल के बीच का अंतर और भी अधिक सूक्ष्म हो सकता है। शब्दों का उपयोग अक्सर एक-दूसरे के लिए किया जाता है, लेकिन अंतर उस तरीके से होता है जब प्राप्तकर्ता उन्हें संदर्भित करता है।एक व्यवसाय अक्सर एक चालान का अनुरोध करता है, जो एक व्यक्ति को दूसरे की ऋणग्रस्तता का सबूत देने वाला दस्तावेज है। यह दुर्लभ है कि आप किसी व्यक्ति को अपने केबल बिल को इनवॉयस कहते हैं, और जब यह मेल में आता है, तो इसे आमतौर पर बिल के रूप में लेबल किया जाता है, जबकि एक इनवॉइस आमतौर पर हेडर "इनवॉइस" पढ़ने के साथ आता है।

दोनों के बीच एक और अंतर यह है कि एक चालान को क्रेडिट के रूप में देखा जा सकता है। उत्पाद या सेवा अनुरोध के पूरा होने के बाद भुगतान करने के लिए ग्राहक के पास निश्चित अवधि होती है। दूसरी ओर, एक बिल बहुत सख्त समय सीमा के कारण है। यदि आपको किसी रेस्तरां में खाने के बाद बिल मिलता है, तो यह समय सीमा तत्काल है। हालाँकि, आपके पानी के बिल को तकनीकी रूप से एक चालान कहा जा सकता है क्योंकि आपके पास इसे भुगतान करने के लिए कुछ हफ़्ते तक का समय हो सकता है, जिसका अर्थ है कि उपयोगिता कंपनी आपको एक आवर्ती ग्राहक के रूप में क्रेडिट दे रही है। यह वह जगह है जहां दोनों के बीच का अंतर मर्करी हो सकता है।

मासिक स्टेटमेंट चक्र कितना लंबा है?

खातों के विवरण एक बिलिंग चक्र का पालन करते हैं, जो उन्हें जारी करने वाले व्यवसाय की प्राथमिकताओं पर निर्भर करता है। एक बिलिंग चक्र को एक कथन तिथि से अगले के बीच की समय अवधि के रूप में परिभाषित किया गया है। प्रत्येक बिलिंग चक्र के लिए एक स्पष्ट शुरुआत और अंत होता है, जैसे ही नया चक्र पहले वाला पूरा होता है। यदि ग्राहकों को बयान भेजे जाते हैं, तो वे आम तौर पर अपने हाथों में नहीं होते हैं जिस दिन चक्र समाप्त होता है, लेकिन चक्र शुरू और समाप्ति की तारीख आम तौर पर उस पर मुद्रित होती है।

लेखांकन चक्र उद्योग के मानकों का पालन करते हैं, इसलिए यह चारों ओर खोज करने में मदद कर सकता है। आपके बिलिंग चक्र 20 से 45 दिनों तक हो सकते हैं, लेकिन 30-दिन की सीमा में आपके खाते के चक्र को निर्धारित करना आसान हो सकता है। आप अपने खाते के विवरण भेजने के लिए एक मासिक बिलिंग चक्र का अनुसरण करना चुन सकते हैं, जिसका अर्थ है कि वे या तो महीने के पहले दिन या महीने के आखिरी दिन शुरू करेंगे।

देर से भुगतान संभालना

दुर्भाग्य से, कभी-कभी कम से कम एक ग्राहक होगा जो भुगतान करने में देरी करता है। आप देर से नोटिस भेज सकते हैं या फोन और कॉल भी उठा सकते हैं, लेकिन अक्सर उस घटना में, खाते का एक बयान चल सकता है। आपका ग्राहक वास्तव में यह देखना चाहता है कि शुल्क क्या हैं। आप एक अन्य विभाग को भी भेज सकते हैं, जहां वे पेशेवर उन वस्तुओं का सारांश चाहते हैं जो अभी तक भुगतान नहीं किए गए हैं।

यदि खाते को अभी भी विस्तारित अवधि में भुगतान नहीं किया गया है, तो बिल को संग्रह में बदलना आवश्यक हो जाएगा। खाते के विवरण का उपयोग ठीक उसी तरह किया जा सकता है जिस पर बकाया है, क्योंकि यह तीसरे पक्ष की सेवा में बदल गया है जिसे इकट्ठा करने का प्रयास किया जाएगा। आपको ओवरड्यू भुगतान के लिए ब्याज पर भी भुगतान करना होगा, जैसा कि आपके चालान या ग्राहक के साथ आपके द्वारा हस्ताक्षरित प्रारंभिक अनुबंध में उल्लिखित है। यदि आपको कभी किसी को अदालत में ले जाना है, तो सभी लेनदेन का एक विस्तृत विवरण आवश्यक होगा।

खाते का इलेक्ट्रॉनिक विवरण

ग्राहक हर चीज के लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार पर भरोसा कर रहे हैं, जिसमें बिल और बैंक स्टेटमेंट शामिल हैं। आप निर्दिष्ट तिथि पर हर ग्राहक को अपना विवरण ईमेल कर सकते हैं, और संभावना है कि वे इससे खुश होंगे। हालांकि, कुछ व्यवसायों ने एक ऑनलाइन पोर्टल स्थापित करना अधिक प्रभावी पाया है। सभी नियमित ग्राहकों को उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड सेट करने का अवसर दिया जाएगा। वे लॉग इन कर सकते हैं जितनी बार वे अद्यतन खाते की जानकारी, उत्पादों या सेवाओं का अनुरोध करना चाहते हैं, एक मुद्दे पर सहायता प्राप्त करें और अधिक।

एक पोर्टल दृष्टिकोण के लिए सबसे बड़ा नकारात्मक पहलू यह है कि इसे ग्राहक के प्रोफाइल पर स्थापित करने और लॉग इन करने के लिए याद रखने के लिए अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता होती है। यदि आप इस तरह से चीजों की व्यवस्था करते हैं, तो यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि जब भी कोई नया आइटम ग्राहक को सूचित किया जाएगा। पोस्ट किया गया है। यदि यह संभव नहीं है, तो खाते के बयानों के लिए एक ईमेल-आधारित इलेक्ट्रॉनिक दृष्टिकोण बेहतर काम कर सकता है।

खाता सुरक्षा के विवरण

बैंकों को पता है कि पहचान की चोरी उनके सदस्यों के लिए एक वास्तविक चिंता है, और वे जानकारी को यथासंभव सुरक्षित रखने के लिए उपाय करते हैं। व्यवसायों के लिए, यह वही शिष्टाचार आपके स्वयं के ग्राहकों को भेजने वाले खाते के किसी भी बयान पर लागू होना चाहिए। एक अपराधी के दिमाग पर विचार करें और सुनिश्चित करें कि यदि बिल गलत हाथों में समाप्त हो जाता है, तो इसमें शामिल जानकारी पहचान की चोरी करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

यह आपके द्वारा जारी किए गए किसी भी इलेक्ट्रॉनिक स्टेटमेंट पर भी लागू होता है। यदि आप ग्राहकों को यह बताने के लिए ईमेल करते हैं कि उनके बयान अब उपलब्ध हैं, तो उस ईमेल पर किसी तीसरे पक्ष की पहुँच की कल्पना करें। क्या पहचान की धोखाधड़ी के लिए पर्याप्त जानकारी है? यदि आपको ग्राहक का पासवर्ड बदलना है, तो पासवर्ड ईमेल रूप में न भेजें। इसके बजाय, उन्हें एक लिंक भेजें जो वे एक नया पासवर्ड सेट करने के लिए उपयोग कर सकते हैं और रीसेट की आवश्यकता वाले किसी भी व्यक्ति के लिए जानकारी की आवश्यकता पर विचार कर सकते हैं। आप पूछ सकते हैं कि वे खाता धारक का नाम, सड़क का पता, माता का पहला नाम या किसी अन्य प्रकार का सत्यापनकर्ता जानते हैं।