चाहे आपके पास एक नया निर्माण व्यवसाय हो या आप बस अपनी कंपनी के लिए नए ग्राहकों को आज़माना चाहते हों, प्रचार पत्र भेजना एक बुद्धिमान बिक्री तकनीक है। जितना संभव हो उतना भरोसेमंद और पेशेवर दिखने के लिए, आपके पत्र को उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप और तकनीक का पालन करना चाहिए। पत्र के प्राप्तकर्ता (ग्राहक, निवेशक या ऋणदाता) के आधार पर, आपको सबसे अच्छा प्रभाव बनाने के लिए प्रत्येक को अनुकूलित करने की आवश्यकता हो सकती है, हालांकि प्रत्येक पत्र में आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली निर्माण सेवाओं का अवलोकन शामिल होना चाहिए।
एक शीर्ष लेख बनाएं जिसमें आपके निर्माण व्यवसाय का नाम, पता, व्यवसाय फ़ोन नंबर और ईमेल पता शामिल हो। शीर्ष लेख के नीचे डबल स्थान और वर्तमान तिथि टाइप करें।
डबल स्थान और प्राप्तकर्ता का नाम, उसकी नौकरी का शीर्षक (यदि लागू हो), उसकी कंपनी का नाम और पता, सभी बाएं-औचित्य और एकल-स्थान लिखें।
एक औपचारिक सलामी टाइप करें, प्राप्तकर्ता को नाम से अभिवादन करें (यानी "प्रिय श्रीमती स्मिथ")। यहां तक कि अगर आप एक ही पत्र की कई प्रतियां भेज रहे हैं, तो आप प्रत्येक प्राप्तकर्ता को संबोधित करने के लिए समय निकालकर बहुत बेहतर प्रभाव और व्यक्तिगत संबंध बनाएंगे।
एक दो- तीन-वाक्य परिचयात्मक पैराग्राफ लिखें जो आपकी सबसे दिलचस्प जानकारी के साथ शुरू होता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय छत सेवाओं पर बड़ी छूट दे रहा है, तो उसने हाल ही में समुदाय के लिए एक उल्लेखनीय निर्माण परियोजना पूरी की है, या हाल ही में उपयोगिताओं की स्थापना जैसी एक सेवा की पेशकश शुरू कर दी है जो पहले उपलब्ध नहीं थी, प्राप्तकर्ता को यह जानकारी तुरंत दे। उनका ध्यान खींचो।
कवर पत्र के शरीर को लिखें, अपने प्रचार के बारे में अधिक विस्तार से। यदि प्राप्तकर्ता आपके निर्माण व्यवसाय से परिचित नहीं है, तो आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं का एक-दो-वाक्य सारांश प्रदान करें। जब आप अपने पत्र के साथ किसी प्रकार की बिक्री करने का प्रयास कर रहे हैं, तो पत्र के इस खंड को इस बात पर केंद्रित रखें कि आपकी कंपनी प्राप्तकर्ता को इसके बजाय कैसे मदद कर सकती है।
एक समापन पैराग्राफ लिखें जिसमें अगले चरण की व्याख्या करते हुए कॉल टू एक्शन शामिल है। उदाहरण के लिए, यदि आप रिमॉडलिंग पर बिक्री कर रहे हैं, तो तारीखों का उल्लेख करें। यदि आप एक नई सेवा की पेशकश कर रहे हैं, तो आपको विश्वास है कि प्राप्तकर्ता की जरूरत है, यह इंगित करें कि आप इसके बारे में चर्चा करने के लिए आगे कैसे संपर्क करेंगे। अपने समय और समाप्ति के लिए औपचारिक समापन के साथ धन्यवाद (यानी "ईमानदारी से")। समापन के नीचे अपना नाम और नौकरी का शीर्षक दोहराएं।
कोष्ठक में संलग्न दस्तावेजों की संख्या के साथ किसी भी संलग्न ब्रोशर या फ्लायर को अपने नाम के नीचे रखें। उदाहरण के लिए: "संलग्नक (3)।"
