प्रत्येक कंपनी की बैठकों के बारे में अलग-अलग नियम हैं। कुछ अनौपचारिक प्रक्रिया का पालन करते हैं, जबकि अन्य को एक अधिक औपचारिक संरचना की आवश्यकता होती है। एक प्रबंधक या व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यह जानना महत्वपूर्ण है कि औपचारिक और अनौपचारिक दोनों बैठकों का संचालन और अंत कैसे किया जाए। इससे संचार में सुधार होगा और अधिक उत्पादक परिणाम होंगे।
एक बैठक को स्थगित करने का क्या मतलब है?
शब्द "स्थगित" लैटिन शब्दों से आता है विज्ञापन (के लिए और Diurnus (रोज)। हालांकि कई लोग एक बैठक को समाप्त करने के साथ एक शब्द का प्रयोग करते हैं, "स्थगित" का अर्थ वास्तव में एक बैठक, या एक एजेंडा आइटम को दूसरे दिन में स्थानांतरित करना है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के बोर्ड के सदस्य एक बैठक स्थगित कर सकते हैं जब यह संभव नहीं है कि मुद्दों पर चर्चा की जाए क्योंकि महत्वपूर्ण जानकारी गायब है। स्थगन का मतलब है कि बैठक बाद में फिर से शुरू की जाएगी जब हर कोई इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए तैयार होगा। मीटिंग समाप्त करने या समाप्त करने के समान नहीं है, जब सभी मुद्दों का समाधान हो जाता है।
मीटिंग के लिए प्रक्रिया के नियम क्या हैं?
कुछ संगठन, विशेष रूप से कानून की अदालतें, विश्वविद्यालय, सरकारी एजेंसियां और बड़े संगठन औपचारिक बैठकों के संचालन के लिए स्थापित नियमों का पालन करते हैं। उदाहरण के लिए, रॉबर्ट के आदेश के नियमों को संशोधित किया गया है, उदाहरण के लिए, कोई भी व्यक्ति कुछ परिस्थितियों में बैठक स्थगित करने का प्रस्ताव पारित कर सकता है:
- कोरम के अभाव में
- जैसा कि संगठन के उपनियमों में निर्धारित किया गया है
- जब बोर्ड के सदस्य एजेंडे के अंत तक पहुंचते हैं
- आपातकालीन या तत्काल खतरे के मामले में, जैसे कि इमारत में आग लगना।
जबकि छोटे व्यवसायों को रॉबर्ट के नियमों का पालन करने की संभावना नहीं है, वे बैठक को स्थगित करने वाले "आधिकारिक" के लिए एक सरल ढांचा प्रदान करते हैं।
बैठक को स्थगित करने की प्रक्रिया
एक बैठक को शुरुआत या किसी भी चरण में स्थगित किया जा सकता है। यदि आप अध्यक्ष हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एक योजना बनाएं कि सब कुछ सुचारू रूप से चले। एजेंडा पर चर्चा करने के बाद, अगर कोई भी बैठक को स्थगित करने के लिए प्रस्ताव बनाना चाहता है, तो जांच करें। एक कह कर मांगो "क्या मैं स्थगन प्रस्ताव सुनता हूँ?" स्थगित करने के प्रस्ताव को स्पष्ट रूप से अगली बैठक के समय और तारीख के साथ-साथ किसी भी जरूरी मामले को निर्दिष्ट करना चाहिए जिसमें अगली आम बैठक से पहले विशेष सत्र की आवश्यकता हो। रॉबर्ट के नियमों के तहत, प्रस्ताव को दूसरे स्थान पर रखने की आवश्यकता है और इसमें संशोधन या बहस नहीं की जा सकती।
यदि कोरम मौजूद नहीं है या आपात स्थिति में है तो बैठक को गति के बिना स्थगित किया जा सकता है। उस दिन जब सार्वजनिक अवकाश होता है, तो बैठक को अगले कार्य दिवस तक, उसी समय और स्थान पर स्थगित किया जा सकता है। एक स्थगित बैठक मूल बैठक के रूप में व्यापार के उसी क्रम का पालन करेगी। समापन टिप्पणी में, अध्यक्ष अगली बैठक के लिए दिन और समय पर चर्चा कर सकते हैं। वह संपर्क जानकारी भी प्रदान कर सकता है, प्रतिभागियों को धन्यवाद दे सकता है और अंतिम क्षणों में अनुस्मारक बना सकता है। यदि स्थगन 90 दिनों या उससे अधिक के लिए है, तो प्रत्येक प्रतिभागी को तारीख और स्थान का नोटिस दिया जाएगा।
एक कम औपचारिक बैठक को स्थगित करना
सभी बैठकें औपचारिक नहीं होतीं; इसलिए, सभी बैठकों को स्थगित करने के लिए प्रस्ताव की आवश्यकता नहीं होती है। बिक्री बैठकें एक अच्छा उदाहरण हैं।वे निश्चित रूप से महत्वपूर्ण हैं, और सभी बिक्री प्रतिनिधि में भाग लेने की उम्मीद है। लेकिन बिक्री बैठकों का उद्देश्य बिक्री प्रबंधक को कर्मचारियों को जानकारी रिले करने के लिए है, शायद सुझाव और प्रोत्साहन की पेशकश करते हैं, या उन लोगों को सलाह देते हैं जो लक्ष्य की कमी के कारण गिर गए या आवश्यक कागजी कार्रवाई में विफल रहे। हालांकि, बैठक के दौरान कोई मतदान नहीं होगा, क्योंकि बिक्री प्रबंधक की राय वह है जो मायने रखती है। एक बैठक का आयोजन करने के बाद जहां एक व्यक्ति का प्रभार होता है, यह स्थगित करने के लिए प्रस्ताव देने के लिए मूर्खतापूर्ण होगा। बिक्री प्रबंधक पूछ सकता है कि क्या कोई प्रश्न हैं, और उनका उत्तर देने के बाद, बस, "यही सब मैं आज कवर करना चाहता था। इन नए ब्रोशर में से कुछ को आप छोड़ दें और इस उत्पाद के अविश्वसनीय लाभों को समझाने के लिए उनका उपयोग करें!"
बैठकें जहां प्रबंधक समस्याओं और समाधानों पर चर्चा करने के लिए इकट्ठा होते हैं, वे एक और उदाहरण हैं। प्रबंधकों के पास गति और सेकंड के साथ एक औपचारिक बैठक के लिए समय नहीं है, न ही उन्हें एक की आवश्यकता है। उन्हें पता है कि बैठक किस बारे में है, इसलिए कोई एजेंडा आवश्यक नहीं है। कोई भी मिनट नहीं लगा रहा है। वे अगली बैठक में इन मुद्दों पर चर्चा जारी रखेंगे, इसलिए तकनीकी रूप से वे बैठक स्थगित कर सकते हैं। लेकिन बैठक का एक औपचारिक अंत अजीब और अनुचित होगा। संभावना है, बैठक 30 या 60 मिनट की समय सीमा के लिए निर्धारित की जाएगी। जब समय हो जाएगा, कोई कहेगा, "चलो अगले महीने इस चर्चा को उठाते हैं" जबकि अन्य लोग काम पर वापस जाने के लिए दरवाजा बाहर निकाल रहे हैं।
