चालान ऐसे रूप हैं जो ग्राहकों को जानकारी प्रदान करने के लिए दिए जाते हैं। चालान की श्रेणियों में बिक्री, कार्य आदेश, उद्धरण, अनुमान और खरीद शामिल हैं। आमतौर पर, इनवॉइस को एक ऐसे रूप के रूप में माना जाता है, जिसका उपयोग किसी ग्राहक को यह दिखाने के लिए किया जाता है कि वे आपके कितने पैसे देते हैं। चालान को ग्राहक को स्पष्ट और समझने योग्य तरीके से जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है ताकि वे यह जान सकें कि उनके पास कितना पैसा है, वे इसके लिए क्या भुगतान करते हैं, यह कब देय है और वे इसका भुगतान कैसे कर सकते हैं।
एक चालान टेम्पलेट का उपयोग करें या अपना स्वयं का बनाएं।कंपनी की जानकारी के लिए एक जगह होनी चाहिए, जिसमें आप चालान जमा कर रहे हों, आपकी कंपनी का नाम और पता, एक राशि, देय धनराशि क्या है और कब देय है। यदि आप अपना स्वयं का चालान टेम्पलेट बनाते हैं, तो आप शीर्ष पर अपने लोगो और कंपनी की जानकारी शामिल कर सकते हैं। मुद्रित चालान भी हैं जो कार्यालय की आपूर्ति दुकानों से खरीदे जा सकते हैं और मैन्युअल रूप से भरे जा सकते हैं। इसके अलावा, आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में एक इनवॉइस सुविधा हो सकती है जहाँ आप बस जानकारी दर्ज करते हैं और उसका प्रिंट आउट लेते हैं।
चालान पर एक चालान संख्या शामिल करें। यह आपको उन चालानों पर नज़र रखने का एक तरीका देगा जो किसी भी समय बकाया हैं।
ग्राहक को प्रदान की गई सेवा या उत्पाद के आधार पर, यदि आवश्यक हो तो चालान पर बिक्री कर शामिल करें।
उन सेवाओं या उत्पादों के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करें जिनके लिए पैसा बकाया है। एक तारीख शामिल करें कि पैसा बकाया है ताकि आपको भुगतान करने का बहाना न हो। यदि आपके पास ऐसी नीतियां हैं, तो देर से भुगतान के लिए दंड शामिल करें।
ग्राहक को यह जानकारी दें कि भुगतान कहां भेजना है और किसको चेक देय करना है।
