चाहे आप प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध का जवाब दे रहे हों या सेवाओं के लिए एक अवांछित प्रस्ताव पेश कर रहे हों, याद रखें कि क्योसेरा संस्थापक, काज़ुओ इनाममोरी ने एक बार देखा था: "कोई भी ग्राहक स्टोरकीपर को खुश करने के लिए कभी भी एक दुकान पर नहीं जाता है।" किसी प्रोजेक्ट की सेवा करने की आपकी क्षमता के बारे में जानकारी, ग्राहक की जरूरतों, निर्देशों और हॉट बटन पर ध्यान केंद्रित करें। इस तरह, आपके प्रस्ताव की टोन, सामग्री और संगठन जिम्मेदारी से गिर जाएंगे। ग्राहक के व्यवसाय की स्पष्ट समझ का प्रदर्शन करें और अपने प्रस्तावों में आकर्षक प्रेरक पंच को पैक करने के लिए अपनी सेवाओं का उपयोग करने के लाभों पर प्रकाश डालें।
पूर्व प्रस्ताव तैयार करना
अपनी सामग्री की योजना बनाएं। यदि अनिर्दिष्ट है, तो ग्राहक से पूछें कि वह कौन से कारक खरीद निर्णय लेने में विचार करेगा और फिर उसी के अनुसार आपके प्रस्ताव की योजना बनाएगा। कम से कम, ग्राहक की ज़रूरतों के बारे में अपनी समझ और प्रशिक्षण, अनुभव, क्षमताओं और रिश्तों के मामले में आपको अपनी प्रतिस्पर्धा से अलग करता है। ग्राहक की जरूरतों को हल करने के लिए अपने दृष्टिकोण को भी संबोधित करें, इसके साथ ही कितना समय लगेगा और कितना खर्च आएगा।
एक रूपरेखा बनाएँ, जो बाद में आपकी सामग्री की तालिका के रूप में काम कर सके। यदि आप प्रस्ताव के लिए औपचारिक अनुरोध का जवाब दे रहे हैं, तो इसके विशिष्ट निर्देशों का पालन करें। अन्यथा, अपनी जानकारी को उस चीज़ से व्यवस्थित करें जो एक ग्राहक के लिए सबसे महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, एक नए ग्राहक के लिए प्रस्ताव की शुरुआत की ओर, या एक दोहराए गए ग्राहक के लिए अपने प्रस्ताव के अंत की ओर रखें, जो पहले से ही आपकी साख से परिचित है।
एक मैट्रिक्स बनाएं जो आपकी रूपरेखा में प्रत्येक अनुभाग को एक पंक्ति प्रदान करता है, और ग्राहक के प्रत्येक क्षेत्र को चिंता या चयन मानदंड के लिए एक स्तंभ प्रदान करता है। प्रत्येक परिणामी सेल में, आपकी योग्यता और दृष्टिकोण के पहलुओं को लागू करते हैं जो आपके ग्राहक के हॉट बटन को संबोधित करते हैं। अपनी सामग्री को अपने ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार रखने के लिए इस मैट्रिक्स का उपयोग करें और आपको प्रत्येक अनुभाग के भीतर उन बिंदुओं को याद दिलाने के लिए जोर दिया जाए।
प्रस्ताव लेखन
सेवाओं के आपके प्रस्ताव के दौरान तनाव ग्राहक को लगातार लाभ होता है। हमेशा यह वर्णन करना शुरू करें कि ग्राहक अपनी सेवाओं का उपयोग करके या तो वह क्या प्राप्त करता है या वह क्या चाहता है या क्या चाहता है, उसे क्या डर या नापसंद है।
आपके प्रस्ताव में किए गए दावों का समर्थन करने के लिए सबूत प्रदान करें। उदाहरण के लिए, अनुशंसा के अक्षर, मानार्थ उद्धरण या संतुष्ट ग्राहकों की संपर्क जानकारी के समान कार्य के साथ एक सफल ट्रैक रिकॉर्ड को प्रमाणित करें।
एक उपयुक्त प्रारूप और टोन अपनाएं। कभी-कभी एक औपचारिक पत्र पर्याप्त होगा, अन्य बार टैब किए गए वर्गों के साथ एक लंबा दस्तावेज़ आवश्यक है। यदि अनिर्दिष्ट है, तो ग्राहक से पूछें कि वह आपकी जानकारी कैसे प्राप्त करना चाहती है, और यदि वह आपको समीक्षा करने के लिए पिछले विजेता प्रस्तावों की प्रतियां उधार दे सकती है।
आसानी से पढ़ी जाने वाली सामग्री बनाएँ। 10 से अधिक लाइनों के पैराग्राफ के भीतर छोटे, सुसंगत वाक्यों का उपयोग करें। एम्प्लॉइज 10- से 12-पॉइंट फॉन्ट साइज़ और सेक्शन्स और पैराग्राफ़्स के बीच उदारतापूर्वक व्हाइट स्पेस शामिल करें। ग्राहक स्किम, स्कैन और आसानी से जानकारी खोजने में मदद करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें। ग्राफिक्स और विज़ुअल्स के साथ महत्वपूर्ण बिंदुओं को जोड़ो, और बोल्ड, इटैलिकाइज़्ड या रेखांकित पाठ।
टिप्स
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जब आप ग्राहक से परियोजना के किसी भी धुंधला क्षेत्र या प्रस्ताव की आवश्यकताओं को स्पष्ट करने के लिए कहें, तो अपने व्यवसाय और हितों में अपनी रुचि प्रदर्शित करने के लिए इस अवसर का उपयोग करें।
अपने ग्राहक को आने वाली चीज़ों के बारे में बताने के लिए अपनी प्रस्ताव सामग्री का अवलोकन बनाएँ। इस प्रस्ताव को अपने प्रस्ताव पत्र या आवरण पत्र में जल्दी प्रस्तुत करें; बड़े प्रस्तावों में, एक कार्यकारी सारांश अनुभाग बनाएं जो आपकी सामग्री तालिका का अनुसरण करता है और अन्य सभी अनुभागों से पहले होता है।
आपके द्वारा सेवाओं के लिए प्रस्ताव लिखने पर हर बार पहिया को रोकने के लिए टेम्पलेट उपयोगी होते हैं।
मुद्रण और प्रस्तुत करने से पहले वर्तनी और व्याकरण त्रुटियों के लिए अपने प्रस्ताव की जाँच करें। जितनी आंखें उपलब्ध हैं, उतने का उपयोग करें; सरल गलतियाँ उन लोगों द्वारा फिसल सकती हैं जिन्होंने प्रस्ताव के कई संस्करण पढ़े हैं। यदि संभव हो तो ताजा आँखें खोजें।
