प्रस्ताव पत्र लेखन लघु-पत्र प्रारूप में प्रस्ताव तैयार करने की एक विधि है। सेवाओं के लिए एक प्रस्ताव संभावित ग्राहकों से व्यापार का प्रेरक आग्रह है। किसी संभावित ग्राहक के लिए सेवाओं के किसी भी प्रस्ताव से पहले महत्वपूर्ण शोध किया जाना चाहिए। यदि पत्र बहुत सामान्य है या यदि पत्र ग्राहक की जरूरतों को पूरा नहीं करता है, तो पत्र जल्दी से रीसायकल बिन में बंद हो सकता है। एक सफल प्रस्ताव पत्र की कुंजी में स्पष्ट संक्षिप्त लेखन, और शर्तों, लाभों और बजट की संक्षिप्त व्याख्या शामिल है।
लक्ष्य ग्राहक की पहचान करें और व्यापक अनुसंधान करें। वर्तमान में उपयोग की जाने वाली सेवाओं, वार्षिक आधार पर भुगतान की गई कीमतें और वर्तमान सेवाओं के साथ संतुष्टि के स्तर सहित पिछले सेवा-संबंधी खर्चों की जांच करें। एक संक्षिप्त कॉल के दौरान इसी तरह के प्रश्न पूछने के लिए एक स्वतंत्र सर्वेक्षण कंपनी को काम पर रखने से इस तरह की जांच पूरी हो सकती है। जांच करें कि आपका व्यवसाय इस सेवा की आवश्यकता को कैसे पूरा कर सकता है। अपनी कंपनी की सेवाओं को दूसरे के या सामान्य रूप से उपयोग करने के लाभों का पता लगाएं।
एक से दो वाक्यों में अपने प्रस्ताव का दायरा बढ़ाएँ। सारांश में आपके संगठन का नाम शामिल होना चाहिए, आप क्या करते हैं, आप कैसे विशिष्ट हैं, ग्राहकों को आपकी सेवाओं, प्रत्याशित मूल्य और परिणामों के बारे में उम्मीद हो सकती है।
समझाएं कि आप क्लाइंट से संपर्क क्यों कर रहे हैं। ग्राहक के बारे में आप जो जानते हैं, उसे पहचानें, जैसे "हम समझते हैं कि आपने पिछले साल $ 9,000 दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं में खर्च किए थे। यह जानकारी हमने हाल ही में स्वतंत्र सर्वेक्षण कंपनी के माध्यम से किए गए सर्वेक्षण से एकत्र की थी।"
क्लाइंट के लिए समस्या का वर्णन करें। यदि वह बहुत अधिक भुगतान कर रहा है, तो बताएं कि कैसे और क्यों। यदि वह सेवाओं का उपयोग नहीं कर रहा है, तो उसे समझाएं कि उसे क्यों आवश्यकता है। अपने दावे को प्रमाणित करने के लिए आंकड़े या अध्ययन परिणाम प्रदान करें। पहचानें कि आपकी सेवाओं का उपयोग करने से ग्राहक को क्या लाभ होगा।
प्रस्तावित सेवाओं को पूरा करने के लिए अपने व्यवसाय की क्षमताओं को सारांशित करें। किसी भी कार्यप्रणाली की व्याख्या करें जो आप उपयोग करते हैं, तकनीक, उत्पाद, कर्मचारियों के कौशल-स्तर और सेवा प्रदान करने में मुख्य उद्देश्य। स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि आप बिना कहे प्रतियोगियों से काफी अलग कैसे हैं: "हम अपने प्रतिस्पर्धियों से बेहतर हैं।"
ग्राहक को अपेक्षित लागत प्रदान करके मूल्य निर्धारण पर चर्चा करें। अतिरिक्त सेवाएं जो ग्राहक जोड़ सकते हैं और उन अतिरिक्त सेवाओं के लिए लागत।
क्लाइंट को धन्यवाद देकर पत्र को बंद करें। अपने पत्र का जवाब देने या आगे पूछताछ करने के लिए क्लाइंट के लिए एक नाम और नंबर की सूची बनाएं। कंपनी में सर्वोच्च रैंकिंग प्राधिकरण के नाम और हस्ताक्षर के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें।
