कैसे एक फैक्स पता करने के लिए। ईमेल के इस युग में भी, कभी-कभी व्यावसायिक सहयोगियों को कागज के दस्तावेज भेजना आवश्यक होता है, और आज की कारोबारी दुनिया में फैक्स मशीन की आवश्यकता है। एक ठीक से संबोधित फैक्स व्यावसायिकता का संकेत है, और यदि आप फैक्स को संबोधित करना सीखते हैं तो आप एक अच्छा प्रभाव छोड़ने की अधिक संभावना रखते हैं।
आवश्यक संपर्क जानकारी प्राप्त करें। प्राप्तकर्ता का नाम (सही तरीके से लिखा गया), उसका फैक्स नंबर और उसका लैंड लाइन नंबर लीजिए। सुनिश्चित करें कि आप अपना खुद का फैक्स नंबर और लैंड लाइन नंबर, साथ ही जानते हैं।
एक कवर शीट खोजें। कई व्यवसायों में कंपनी के लेटरहेड के साथ कवर शीट हैं। यदि आपके व्यवसाय में प्री-प्रिंटेड कवर शीट नहीं हैं, तो Microsoft Office के कवर लेटर टेम्प्लेट का उपयोग करने का प्रयास करें, जिसे Microsoft वेबसाइट से डाउनलोड किया जा सकता है।
सभी संपर्क जानकारी के साथ कवर पत्र भरें। यदि आप एक फ़ॉर्म में टाइप नहीं कर रहे हैं, तो ध्यान से और कानूनी रूप से लिखना सुनिश्चित करें। चरण 1 से सभी जानकारी शामिल करें। भेजे जाने वाले पृष्ठों की कुल संख्या भी शामिल करें, इसलिए प्राप्तकर्ता को पता है कि सभी पेज कब आए हैं।
फैक्स भेजें। पुष्टि के लिए प्रतीक्षा करना सुनिश्चित करें। अधिकांश फैक्स मशीनों में एक फ्रंट-पैनल डिस्प्ले होता है, जो पुष्टि करता है कि ट्रांसमिशन सफलतापूर्वक पूरा हो गया था। यदि आपकी फ़ैक्स मशीन में डिस्प्ले नहीं है, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने प्राप्तकर्ता को कॉल कर सकते हैं कि उसे सभी पृष्ठ प्राप्त हुए हैं।
टिप्स
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आप अपनी कवर शीट के भीतर एक "ज्ञापन" शामिल करना चाह सकते हैं। यह अनुभाग आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ों का संक्षेप में वर्णन करता है। यदि आप किसी बड़े संगठन को फैक्स भेज रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि पेज सही व्यक्ति को मिलें।
