प्रतिबद्धता का एक पत्र एक व्यवसाय, गैर-लाभकारी या अनुसंधान संगठन को सामग्री सहायता प्रदान करने के लिए एक आधिकारिक समझौता है। व्यवसाय की दुनिया में प्रतिबद्धता के पत्र आम तौर पर वित्तपोषण या ऋण प्रदान करने का वादा करते हैं, जबकि गैर-लाभकारी संगठन आमतौर पर सहयोग, साझेदारी या सामग्री समर्थन के अन्य रूपों के लिए प्रतिबद्धताओं की रूपरेखा तैयार करते हैं। चाहे आप किसी व्यवसाय के वित्तपोषण के लिए कोई प्रतिबद्धता बना रहे हों या किसी गैर-लाभकारी समुदाय समूह का समर्थन कर रहे हों, आपको अपनी प्रतिबद्धता का पत्र सुनिश्चित करने की आवश्यकता है - जैसे व्यापार पत्र का कोई गंभीर टुकड़ा - संक्षिप्त, स्पष्ट और कूटनीतिक।
आपके सूचना की समीक्षा करें। आपकी प्रतिबद्धता का पत्र आपके समर्थन के पहले से सहमत सभी विवरणों (जैसे कि उधार देने के लिए धन की मात्रा, कार्यक्रम और आकस्मिक योजना) को रेखांकित करेगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपकी सभी प्रासंगिक जानकारी वर्तमान है। आपके पत्र में केवल पहले से ही दोनों पक्षों द्वारा सहमत शर्तों की रूपरेखा होनी चाहिए। नियम या शर्तों को जोड़ने या संशोधित करने के लिए पत्र का उपयोग न करें।
अपने समझौते की मूल शर्तों को पहचानें। आपके पत्र के उद्घाटन से आपको और समझौते में शामिल सभी अन्य पक्षों को पहचानना चाहिए, साथ ही आपकी प्रतिबद्धता के मूल नियम और लक्ष्य भी। यदि आप किसी परियोजना या व्यवसाय के लिए धन कमा रहे हैं, तो राशि निर्दिष्ट करें। यदि आप किसी अन्य प्रकार के समर्थन या सहयोग के लिए प्रतिबद्ध हैं, तो उस प्रकार का संक्षिप्त वर्णन करें जो आप प्रदान करेंगे।
समझौते में अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को रेखांकित करें। विशिष्ट होना। अपनी भूमिका के बारे में ठीक-ठीक बताएं और अपनी जिम्मेदारियों की सीमा का वर्णन करें। यदि आप धनराशि प्रदान कर रहे हैं, तो भुगतान शेड्यूल के साथ-साथ उस घटना में आकस्मिक योजनाओं का वर्णन करें जो आप अपनी प्रतिबद्धता को पूरा नहीं कर सकते हैं। यदि आप एक गैर-लाभकारी या अनुसंधान सहयोग के लिए एक प्रतिबद्धता को अंतिम रूप दे रहे हैं, तो अपनी सटीक जिम्मेदारियों (जैसे सेवाएं या सुविधाएं जो आप प्रदान करने की योजना बनाते हैं) का वर्णन करें और सहयोग में आप या आपके संगठन की भूमिका निभाएंगे।
अपने पत्र को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें। कुछ स्रोत बताते हैं कि आशय के वाणिज्यिक पत्र एक ही पृष्ठ तक सीमित हैं। कुछ मामलों में, प्रभावी पत्र एक पैराग्राफ जितना छोटा हो सकता है।
सौहार्दपूर्ण रहें। यदि आप किसी गैर-लाभकारी व्यक्ति को प्रतिबद्धता का पत्र लिख रहे हैं, तो ध्यान रखें कि आपका पत्र उस संगठन का समर्थन या निगरानी करने वाली अन्य एजेंसियों द्वारा देखा जा सकता है, इसलिए उस समूह के साथ काम करने के इच्छुक अपने कारणों को स्पष्ट करना सुनिश्चित करें।समूह के साथ आपके द्वारा किए गए किसी भी पिछले सहयोग का भी उल्लेख करें। यह आपकी छवि को मजबूत करेगा, और आपके सहयोगियों को, गैर-लाभकारी के अन्य समर्थकों की नजर में, जैसे कि अनुदान देने वाली संस्थाएं।
