लेखांकन वित्तीय गतिविधि को दस्तावेज़ करने और संख्याओं से सीखने के लिए व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। आपके व्यवसाय को कर रूपों पर आय की रिपोर्ट करने के लिए और आपके बैंक खातों में और बाहर बहने वाली निधियों का ट्रैक रखने के लिए बुनियादी लेखांकन की आवश्यकता है। लेकिन लेखांकन जानकारी भी संचालन में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करती है, रुझानों और अवसरों को दिखाती है जो आपकी कंपनी को अधिक लाभदायक बनाने में मदद कर सकते हैं। टैक्स रिपोर्टिंग एजेंसियों को आपको न्यूनतम स्तर पर किताबें रखने की आवश्यकता होती है जो आय और व्यय को ट्रैक करती है। लेकिन अगर आपके पास ड्राइव और रुचि है, तो आप अपनी लेखांकन प्रक्रियाओं को पूरी तरह से अलग स्तर पर ले जा सकते हैं, और उन्हें एक चालाक और अधिक आर्थिक रूप से व्यवहार्य व्यवसाय बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
लेखा व्यवसाय के प्रकार की आवश्यकता है
ट्रैकिंग आय और व्यय: आपका व्यवसाय सकल राजस्व और शुद्ध आय दोनों के आधार पर कर रूपों को भरने के लिए आवश्यक है। राज्य और स्थानीय उत्पाद शुल्क की गणना राजस्व के प्रतिशत के रूप में की जाती है। सकल राजस्व से घटाए गए व्यय को घटाने के बाद शहर, राज्य और संघीय आयकर आपके शुद्ध लाभ पर आधारित हैं। इन राशियों की सही गणना करने के लिए, आपके व्यवसाय को राजस्व संख्याओं के आधार के रूप में सकल प्राप्तियों को ट्रैक और टैली करना चाहिए, और व्यवसाय व्यय के आधार के रूप में सभी व्यय को जोड़ना चाहिए। सकल राजस्व की रिपोर्ट करते समय, आपको अपनी आय को थोक और खुदरा जैसे श्रेणियों में तोड़ना होगा। आयकर के लिए शुद्ध लाभ की गणना करते समय, आपको व्यय को श्रेणियों में विभाजित करना होगा, जैसे कि सामग्री, पेरोल, किराया, उपयोगिताओं और ऑटो खर्च।
पेरोल लेखांकन: मजदूरी या वेतन और काम के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी को कितना भुगतान करना है, इसकी गणना करने के अलावा, आपके व्यवसाय को सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा और आयकर का भुगतान भी करना चाहिए, जो आपके कर्मचारियों पर बकाया है, सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा के लिए नियोक्ता के योगदान के साथ। आपको अपने कर्मचारियों के काम करने और वे कितना कमाते हैं, इसके आधार पर आपको अपने राज्य के फंड में बेरोजगारी बीमा और औद्योगिक बीमा का भुगतान करना होगा। आपके व्यवसाय को इन नंबरों पर नज़र रखने और सभी पेरोल करों का भुगतान करने और देय होने पर सभी पेरोल कर रिपोर्ट दर्ज करने के लिए एक व्यापक और अद्यतित पेरोल लेखा प्रणाली की आवश्यकता होगी।
नकदी प्रवाह लेखांकन: आपकी लेखांकन प्रणाली में नकदी की उपलब्धता और आवश्यकता पर नज़र रखने के लिए उपकरण भी शामिल होने चाहिए। यदि आप एक नकद-आधारित लेखा प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो आपके साप्ताहिक और मासिक आंकड़े आपको एक बहुत अच्छा विचार देंगे कि आप कितना अंदर आ रहे हैं और बाहर जा रहे हैं। यदि आप लेखांकन की उपादेय प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो आप बिक्री को राजस्व के रूप में रिकॉर्ड कर सकते हैं इससे पहले कि आप वास्तव में इसके लिए भुगतान किए गए हैं, इसलिए आपको नकदी की उपलब्धता की निगरानी के लिए एक और तरीका चाहिए। चाहे आप नकद या उपादेय प्रणाली का उपयोग करते हों, आपका कैश फ्लो आपकी रिपोर्ट की गई आय और व्यय के साथ सीधे संबंध नहीं रख सकता है यदि आप ऋण वापस कर रहे हैं, या यदि आप पहले से खरीदे गए उपकरणों को ह्रास कर रहे हैं।
तुलन पत्र: एक बैलेंस शीट एक विशेष समय में आपकी वित्तीय तस्वीर का एक स्नैपशॉट है। इसमें आपके पास क्या है और आप पर क्या बकाया है, इसकी जानकारी शामिल है। आपकी संपत्ति की सूची में बैंक में नकदी शामिल होगी, उपकरण जो आपने घटाए हैं वह राशि जो उसने मूल्यह्रास की है और प्राप्य है या रकम जो आपके द्वारा पहले से बनाई गई बिक्री के लिए बकाया है। आपकी बैलेंस शीट पर देनदारियों की सूची में ऋण और क्रेडिट कार्ड के कारण शेष राशि और आपके द्वारा देय खातों और बकाया उपयोगिता बिल जैसे अल्पकालिक ऋण शामिल होंगे। अपनी देनदारियों को अपनी संपत्तियों से घटाकर, आपकी बैलेंस शीट आपकी कंपनी की वर्तमान निवल संपत्ति को दर्शाती है। जब आप समय के साथ बैलेंस शीट बनाते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आपकी कमाई और खर्चों ने कैसे खेला है और धन या ऋण का निर्माण किया है।एक बैलेंस शीट यह भी दिखाती है कि आपकी नेटवर्थ कितनी तरल है, और कितनी संपत्ति ऐसी है जो आसानी से उपलब्ध नकदी प्रदान नहीं करती है।
परिचालन रिपोर्ट: लेखांकन रिपोर्टों के अलावा, जो आपके व्यवसाय को टैक्स एजेंसियों और उधारदाताओं द्वारा पूरा करने के लिए आवश्यक है, आप अपनी बिक्री के प्रत्येक आंकड़े के लिए बिक्री के आंकड़ों के लिए एक घंटे में अपनी लाइन के उत्पाद के डॉलर के मूल्य से सब कुछ ट्रैक करने वाली अनुकूलित रिपोर्ट बना सकते हैं। कर्मियों। ये संख्या रणनीतिक निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण हैं। वे आपको यह पहचानने में मदद कर सकते हैं कि आपके व्यवसाय के कौन से पहलू सबसे अधिक लाभ देते हैं और सबसे अधिक पोषण के लायक हैं। वे आपका ध्यान उन कठिनाइयों की ओर भी बुला सकते हैं, जिन्हें ठीक किया जा सकता है, जैसे कि उत्पादन के पहलू जो बहुत अधिक समय लेते हैं और बहुत अधिक खर्च करते हैं।
कैसे व्यवसाय लेखांकन कर सकते हैं
आपका व्यवसाय या तो आपके खाते में घर का काम कर सकता है या प्रक्रिया में मदद करने के लिए किसी बाहरी पेशेवर को रख सकता है। कई कंपनियां इन दो दृष्टिकोणों के एक हाइब्रिड का उपयोग करती हैं, आंतरिक कर्मियों ने कुछ कार्यों को पूरा किया है जैसे कि बुनियादी बहीखाता पद्धति, और फिर वार्षिक करों को पूरा करने के लिए एक बाहरी एकाउंटेंट के साथ अनुबंध करना।
इन-हाउस अकाउंटिंग किसी ऐसे व्यक्ति को होने का लाभ प्रदान करती है जो आपके व्यवसाय को गहराई से जानता है, आपकी कमाई और व्यय को रिकॉर्ड करता है। एक मुनीम जो आपके व्यवसाय से गहराई से जुड़ा हुआ है, वह रसीदों पर वस्तुओं को पहचानने और वर्गीकृत करने में सक्षम होगा, यह निर्धारित करेगा कि वे बेची गई वस्तुओं की आपकी लागत में शामिल सामग्री हैं या आपूर्ति करते हैं जो आपको पीछे के आयोजन के लिए चाहिए। हालांकि, एक इन-हाउस बुकिंगकर्ता के पास पेशेवर विशेषज्ञता नहीं हो सकती है जो एक बाहरी व्यक्ति मिश्रण में ला सकता है। यह ज्ञान आपके शुरुआती बहीखाता पद्धति जैसे सिस्टम बनाने के लिए उपयोगी है, और खर्चों जैसे बारीकियों को पकड़ने के लिए भी जो वैध रूप से कटौती योग्य नहीं हैं।
एक बाहरी मुनीम आपकी कंपनी की लेखा प्रक्रियाओं में अनुभव और परिप्रेक्ष्य ला सकता है। एक पेशेवर के रूप में, इस मुनीम ने कई प्रकार के व्यवसायों की पुस्तकों को देखा है और आपको यह दिखा सकता है कि आप अपने सिस्टम को कैसे अपडेट कर सकते हैं ताकि वे आपको आवश्यक जानकारी प्रदान करें और अन्य पेशेवरों जैसे कि बैंकर और टैक्स ऑडिटर द्वारा समझा जा सके। हालाँकि, एक बाहरी व्यक्ति एक अंदरूनी सूत्र के रूप में अच्छा काम नहीं कर सकता है यह समझने में कि आपका व्यवसाय कैसे काम करता है और आपको कौन सी जानकारी सबसे उपयोगी लग सकती है। उदाहरण के लिए, आपका एकाउंटेंट शायद माल के प्रकार के दृष्टिकोण से आपके द्वारा ले जाने वाली इन्वेंट्री के प्रकार को नहीं समझ पाएगा। फिर भी माल की विभिन्न श्रेणियां कैसे चल रही हैं इसकी जानकारी आपकी खरीदारी को ठीक करने के लिए महत्वपूर्ण हो सकती है।
व्यवसायों के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर के प्रकार
ऑनलाइन लेखा सॉफ्टवेयर: ऑनलाइन अकाउंटिंग प्रोग्राम आपको अपने अकाउंटिंग सिस्टम को अपने बैंक खातों के साथ सिंक करने का लाभ देते हैं। यह दृष्टिकोण लेन-देन दर्ज करना आसान बनाता है बस उन्हें अपने बैंक फ़ीड में ढूंढकर और फिर सही बटन पर क्लिक करके। यह सुविधा इस संभावना को कम करती है कि आप एक व्यय को याद करेंगे, जैसा कि आप कर सकते हैं यदि आप कागज प्राप्तियों के साथ शुरू कर रहे थे और एक खो दिया था। ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से आप अपने खुद के डेस्कटॉप का उपयोग करने के बजाय किसी भी कंप्यूटर से अपने अकाउंटिंग प्रोग्राम को एक्सेस कर सकते हैं। हालाँकि, प्रत्येक लेन-देन को संसाधित करने के लिए ऑनलाइन अकाउंटिंग प्रोग्राम डेस्कटॉप संस्करणों की तुलना में अधिक समय लेता है, और यह समय तब बढ़ जाता है जब आप दर्जनों प्रविष्टियाँ बना रहे होते हैं। इसके अलावा, बैंक फीड के साथ रसीदों के मिलान की प्रथा धीमी और बोझिल हो सकती है, और यह कदम तब आवश्यक है जब किसी एकल खरीद में कई श्रेणियों जैसे कि सामग्री और आपूर्ति शामिल हो। QuickBooks सबसे लोकप्रिय और सबसे उच्च श्रेणीबद्ध ऑनलाइन लेखांकन सॉफ्टवेयर है। Xero मैक उपयोगकर्ताओं के लिए अत्यधिक माना जाता है, और जोहो विशेष रूप से बहुत छोटे व्यवसायों के लिए काम करता है।
डेस्कटॉप अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर: यद्यपि ऑनलाइन लेखांकन कार्यक्रम लोकप्रियता में बढ़ रहे हैं, डेस्कटॉप संस्करण अभी भी कई उपयोगकर्ताओं के लिए लाभ प्रदान करते हैं। आप एक बार की खरीद के साथ एक डेस्कटॉप अकाउंटिंग प्रोग्राम खरीद सकते हैं, जबकि ऑनलाइन प्रोग्राम एक चालू मासिक शुल्क लेते हैं। जब आप डेस्कटॉप प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो आपकी सभी जानकारी आपके कंप्यूटर पर आसानी से उपलब्ध होती है, बजाय क्लाउड में स्थित होने के जहां यह सुरक्षा के मुद्दों और व्यापक सिस्टम विफलताओं की चपेट में है। क्लाउड-आधारित सिस्टम की तुलना में डेस्कटॉप अकाउंटिंग सिस्टम बहुत सरल हैं, जिससे त्रुटियों और विसंगतियों का पता लगाना और पहचानना आसान हो जाता है। उनकी सापेक्ष सादगी के कारण, डेस्कटॉप सिस्टम आपकी कंपनी की व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुकूल होना भी आसान है।
कस्टम और मैनुअल लेखा प्रणाली
यदि आपका व्यवसाय छोटा है और आपकी आवश्यकताएं सरल हैं तो आपको वास्तव में लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता नहीं है। आप एक्सेल या Google शीट्स के साथ स्प्रेडशीट डिजाइन कर सकते हैं जो आपको ट्रैक करने में मदद करते हैं और उन चर को जोड़ते हैं, जिन्हें आपको वर्गीकृत व्यय और चल रही कमाई के रूप में जानना होगा। ये कार्यक्रम आपको आपकी जानकारी को रखने और व्यवस्थित करने में मदद करेंगे जो भी आपके व्यवसाय के लिए समझ में आता है, और होमग्रोन स्प्रेडशीट पूरी तरह से वैध लेखा प्रणाली बनाते हैं जब तक कि वे आपको बताते हैं कि आपको अपने करों का भुगतान करने और अपने कार्यों को समझने के लिए क्या जानना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप एक पेरोल सिस्टम सेट कर सकते हैं जो उत्पादन जैसे विशिष्ट कार्यों पर खर्च किए गए घंटों को लॉग करता है। तब आप इन आंकड़ों का उपयोग उत्पादन घंटे प्रति निर्मित उत्पाद के औसत डॉलर मूल्य की गणना करने के लिए कर सकते हैं और जिस तरह से यह आंकड़ा सप्ताह-दर-सप्ताह बदलता है, उसे आप देख सकते हैं।
लेकिन आपको व्यवसाय लेखांकन करने के लिए कंप्यूटर की भी आवश्यकता नहीं है। यह पूरी तरह से हाथ से लिखी लीडर रखने के लिए वैध है, जैसा कि व्यापार मालिकों ने सदियों से किया है। कार्यालय आपूर्ति स्टोर उचित रूप से आकार के कॉलम के साथ लेखांकन पुस्तकें बेचते हैं, और आप इनका उपयोग आय और व्यय को सूचीबद्ध और वर्गीकृत करने के लिए कर सकते हैं। मैन्युअल लेखा प्रणाली के साथ, आपको हाथ से सभी आंकड़े जोड़ना होगा, जो नाटकीय रूप से लेखांकन में आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले समय को बढ़ाता है। हालाँकि, मैन्युअल अकाउंटिंग सिस्टम कंप्यूटर ग्लिक्ट्स के प्रकार और खोए हुए डेटा के जोखिमों के प्रति संवेदनशील नहीं होते हैं, जिनका आप कंप्यूटराइज्ड सिस्टम से सामना करते हैं। सच है, आपका घर जल सकता है और आप अपना खाता खो सकते हैं, लेकिन हार्डवेयर की विफलता घर की आग की तुलना में काफी अधिक सामान्य है।
सिंगल-एंट्री बनाम डबल-एंट्री अकाउंटिंग
यदि आपका व्यवसाय छोटा और अपेक्षाकृत सरल है, तो आप सिंगल-एंड-डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति के बीच भी चयन कर सकते हैं। एकल-प्रविष्टि प्रणाली आपके द्वारा खर्च किए गए और अर्जित किए गए ट्रैक को ट्रैक करती है, और इन रकमों को लंबा करती है। यदि आप हस्तलिखित खाता बही का उपयोग करते हैं या यदि आपने अपनी स्वयं की स्प्रेडशीट बनाई है, तो आप एकल-प्रविष्टि लेखांकन का उपयोग कर सकते हैं। एक डबल-एंट्री सिस्टम आपके बैंक खातों और आपकी बैलेंस शीट से संबंधित अन्य जानकारी के साथ आपकी अकाउंटिंग जानकारी को सिंक करता है। हर बार जब आप ध्यान दें कि आपकी कंपनी ने राजस्व अर्जित किया है, तो आप एक विशिष्ट प्रविष्टि दिखाएँगे (या आपका अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर बनाएगा) जहाँ आपके व्यवसाय में पैसा दिखाई देता है, जैसे कि किसी विशेष बैंक खाते में। इसी तरह, हर बार जब आप खर्च के लिए भुगतान करते हैं, तो एक डबल-एंट्री सिस्टम दिखाता है कि आपकी कंपनी ने पैसे कैसे खर्च किए हैं। ऐसी कोई कानूनी आवश्यकता नहीं है कि आप एक डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति बनाए रखें, लेकिन यदि आप एकल-प्रविष्टि पुस्तकें रखते हैं, तो आपको अपनी मौजूदा परिसंपत्तियों के साथ अपने लेखा प्रणाली की तुलना और सामंजस्य स्थापित करने का एक तरीका विकसित करना चाहिए।
सही लेखा प्रणाली का चयन
कोई लेखांकन प्रणाली नहीं है जो हर व्यवसाय के लिए सही है। अपनी कंपनी की पुस्तकों को सेट करने का तरीका चुनते समय, इस बात पर विचार करें कि आपको किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है, और आप इसे प्राप्त करने के लिए किन संसाधनों को समर्पित करना चाहते हैं। यदि आप संख्याओं के साथ काम करने से घृणा करते हैं और वे मुश्किल से आपके लिए मायने रखते हैं, तो बाहर के पेशेवर को काम पर रखें, लेकिन फिर भी आप जितनी रिपोर्ट प्राप्त कर सकते हैं, उसे समझने की कोशिश करें। यदि आपके पास समय और रुचि है, तो जितना संभव हो उतना अपना स्वयं का लेखांकन करें। आपके द्वारा संकलित की जाने वाली जानकारी प्रासंगिक और सार्थक होगी, और आप मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करेंगे कि आपका व्यवसाय सबसे सफल कैसे हो सकता है।
