यहां तक कि अगर आप एक उम्मीदवार का फैसला करते हैं, तो वह इस पद के लिए सही नहीं है, उसे सम्मानपूर्वक ठुकराना संगठन के हित में है। वह सड़क के नीचे एक और स्थिति के लिए एक अच्छा फिट हो सकता है, या वह एक संभावित ग्राहक भी हो सकता है। इसके अलावा, शब्द तेजी से यात्रा करता है, और अगर एक आवेदक को लगता है कि आपकी कंपनी ने उसके साथ खराब व्यवहार किया है, तो वह सोशल मीडिया पर अपनी कुंठाओं को दूर कर सकता है, संभवतः संगठन की छवि को धूमिल कर सकता है।
इसे राइटिंग में रखें
एक फोन कॉल अधिक व्यक्तिगत लग सकता है, लेकिन यह एक अजीब स्थिति भी बना सकता है। उम्मीदवार को पता नहीं हो सकता है कि कैसे प्रतिक्रिया दें, आप उसे अस्वीकार करने के अपने कारणों के बारे में पूछताछ कर सकते हैं, या बाद में पछतावा करने के तरीके से जवाब दे सकते हैं। यह कंपनी के अनुकूल प्रभाव के साथ उम्मीदवार को छोड़ने या संभावित भविष्य के रिश्ते के लिए दरवाजा खुला छोड़ने के किसी भी मौके को नष्ट कर सकता है।यदि आप एक ईमेल भेजते हैं, तो आप सही संदेश भेजने में समय ले सकते हैं और आवेदक को सूचना को संसाधित करने और उत्तर देने के लिए अपने विचारों को एकत्र करने में समय लग सकता है।
अपने कारणों की व्याख्या करें
कुछ कंपनियों ने प्रबंधकों को काम पर रखने से मना कर दिया कि उन्होंने किसी को काम पर रखने के लिए क्यों नहीं चुना। यदि आपका संगठन इसे अनुमति देता है, तो पूरी तरह से नौकरी की आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करें जो उम्मीदवार को पूरा नहीं किया। उदाहरण के लिए, आप किसी निश्चित सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में किसी कुशल व्यक्ति की तलाश कर रहे होंगे, या जब आप उसके प्रबंधन के अनुभव से प्रभावित होंगे, तो वह केवल पाँच से 10 कर्मचारियों का प्रबंधन कर सकता है और नौकरी के लिए एक बड़े कर्मचारी की आवश्यकता होती है।
तुरंत जवाब दें
जितनी देर आप आवेदक प्रतीक्षा कर रहे हैं, उतने अधिक चिंतित हो जाते हैं और जब वह अंत में अस्वीकृति प्राप्त करता है तो वह अधिक परेशान होगा। जैसे ही आपका निर्णय लिया जाता है, उसे सूचित करना उम्मीदवार को अधिक सम्मानित महसूस कराता है और उसे इस नौकरी की तलाश में तेज़ी से आगे बढ़ने की अनुमति देता है। उम्मीदवारों को सूचित करने के लिए अपना अंतिम निर्णय लेने तक आपको इंतजार नहीं करना होगा। यदि आप एक साक्षात्कार के बाद जानते हैं कि एक उम्मीदवार एक अच्छा फिट नहीं है, तो उसे एक या दो दिन के भीतर ईमेल भेजें, जब तक कि आप किसी को नियुक्त नहीं करते। इसके अलावा, यदि आप किसी का रिज्यूमे पढ़ते हैं और जल्दी से उसे बाहर निकालते हैं, तो तुरंत एक छोटा ईमेल भेजें।
इसे पॉजिटिव रखें
अस्वीकृति हमेशा चुभती है, लेकिन आप संदेश कैसे पहुंचाते हैं, यह झटका को नरम कर सकता है। नौकरी और आपकी कंपनी में रुचि के लिए व्यक्ति को धन्यवाद दें। यदि आपने उसका साक्षात्कार किया है, तो उल्लेख करें कि आपको उससे मिलना अच्छा लगा। अपने अनुभव, ज्ञान या प्रतिभा के बारे में कुछ भी तारीफ करें जिसने आपको प्रभावित किया है। यदि आप उसे दूसरी क्षमता में कंपनी में काम करते हुए देख सकते हैं, तो उसे बताएं कि आप उसे ध्यान में रखेंगे या कंपनी के साथ अन्य पदों के लिए आवेदन करने के लिए उसे आमंत्रित करेंगे। यदि आपको लगता है कि वह किसी अन्य विभाग या किसी अन्य संगठन में एक अच्छा फिट हो सकता है, तो पूछें कि क्या आप उसका नाम हायरिंग मैनेजर या सुपरवाइजर को दे सकते हैं।
