जब एक निर्माण परियोजना को बोली लगाने के लिए रखा जाता है, तो उसका मालिक एक उचित लागत पर काम करने के लिए एक जिम्मेदार, योग्य ठेकेदार की तलाश करता है। बोली प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि संभावित बोलीदाता एक ही जानकारी से काम कर रहे हैं, जिससे न केवल कीमतों की तुलना करने की क्षमता हो, बल्कि बोली की संपूर्णता भी।
एक सफल परियोजना के परिणाम की संभावना बहुत बढ़ जाती है जब मालिक बोलीदाताओं के लिए पूर्ण, तथ्यात्मक जानकारी तैयार करता है। इस जानकारी को बोली पैकेज या बोली दस्तावेज़ कहा जाता है। इन दस्तावेजों में उपयोग किए जाने वाले किसी भी विशेष उपकरण या उत्पादों पर परियोजना की योजना, विनिर्देश, मात्रा सूची, अनुसूची जानकारी और डेटा शामिल हैं। साइट की स्थितियों की प्रासंगिक जानकारी भी शामिल है। अनुबंधित होने वाली अनुबंध की एक प्रति अक्सर बोली लगाने वाली कंपनियों को इसकी समीक्षा करने की अनुमति देने के लिए पैकेज का हिस्सा होती है। एक साथ लिए गए बोली दस्तावेज, आमतौर पर सफल बोलीदाता के अनुबंध का हिस्सा बन जाते हैं। बोली की मात्रा और इकाई मूल्य नियंत्रित करते हैं कि परियोजना के जीवन के दौरान प्रगति के भुगतान में कितना पैसा है।
सार्वजनिक बोलियाँ, या एक एजेंसी या सरकारी मालिक के साथ, निजी बोलियों की तुलना में विभिन्न नियमों का पालन करते हैं। उन्हें पहले से विज्ञापित किया जाना चाहिए, और यदि वे चुनते हैं तो वे किसी भी योग्य ठेकेदारों को बोली लगाने की अनुमति देते हैं। निजी मालिकों ने उन ठेकेदारों को प्रक्रिया को सीमित करने का विकल्प चुना हो सकता है जिन्हें उन्होंने बोली लगाने वाले के रूप में चुना है।
जब बोली लगाने वाले बोली पैकेज प्राप्त करते हैं, तो वे अपनी पेंसिल को तेज करते हैं, या अपने अनुमान लगाने वाले सॉफ़्टवेयर को आग लगाते हैं, और सामग्री की लागत और उपलब्धता निर्धारित करते हैं, जो श्रम और उपकरण की आवश्यकता होगी, काम का क्रम, और शेड्यूलिंग आवश्यकताएं। जब वे किसी परियोजना पर विचार करते हैं तो कुछ समय के लिए समस्याएँ उत्पन्न होती हैं। एक उदाहरण मिल जाएगा कि एक महत्वपूर्ण घटक के पास प्रसव के लिए एक लंबा नेतृत्व समय है जो मालिक के वांछित निर्माण कार्यक्रम के साथ संघर्ष करेगा। एक अन्य विशिष्ट समस्या तब होती है जब मालिक द्वारा आपूर्ति की गई मात्रा मात्रा से मेल नहीं खाती क्योंकि बोली लगाने वाले ने उन्हें अनुमान लगाया है। स्वामी से स्पष्टीकरण पूछकर प्रश्नों को संबोधित किया जाता है। एक जिम्मेदार मालिक इन सवालों का जवाब देगा और सभी बोलीदाताओं के साथ नई या अपडेट की गई जानकारी साझा करेगा।
साइट के दौरे अक्सर ठेकेदारों को संभावित समस्याओं की पहचान करने का अवसर प्रदान करने के लिए व्यवस्थित किए जाते हैं जो महंगी हो सकती हैं, जैसे मौजूदा मुद्दों या मौजूदा संरचनाओं या सुधारों के साथ संघर्ष।
जब बोली की तारीख आती है, तो सरकारी एजेंसियां सार्वजनिक रूप से बोलियाँ खोल सकती हैं या नहीं भी। कुछ एजेंसियां यह आदेश देती हैं कि बोली को सबसे कम उत्तरदायी बोलीदाता को प्रदान किया जाए। यह कभी-कभी समस्याग्रस्त होता है कि कम बोलीदाता ने परियोजना की सही लागत को गलत कर दिया या अन्यथा गलत तरीके से तैयार किया, जिससे निर्माण के दौरान कोनों या घटिया काम हो सकता है। निजी मालिकों के पास आम तौर पर सार्वजनिक बोली नहीं होती है। उनके पास एक ठेकेदार का चयन करने के लिए मूल्य के अलावा अन्य मानदंडों का उपयोग करने के लिए बहुत विवेक है। एक ठेकेदार के पास अधिक कीमत हो सकती है, लेकिन उदाहरण के लिए, परियोजना को ऑनलाइन तेज़ी से लाने के लिए समय-निर्धारण क्षमता की पहचान की जा सकती है।
जो भी प्रक्रिया का पालन किया जाता है, सार्वजनिक या निजी, बोलियों का मूल्यांकन पूर्णता के लिए किया जाता है। एक ठेकेदार, जिसने कुछ काम को छोड़ दिया है, उदाहरण के लिए, "उत्तरदायी नहीं" माना जा सकता है और उस बोली को अस्वीकार कर दिया जा सकता है। जो जानकारी का अनुरोध किया गया था लेकिन वह आपूर्ति नहीं की गई थी, शायद बीमा या पिछली परियोजनाओं की सूची के बारे में, बोली को अस्वीकार करने के लिए भी आधार हो सकता है। अनुरोध किए गए सभी दस्तावेजों को शामिल करने के लिए ठेकेदारों को बहुत ध्यान रखने की आवश्यकता है।
एक अच्छी तरह से चलने वाली बोली प्रक्रिया के अंत में, बोलियां परियोजना मालिकों को काम के लिए सर्वश्रेष्ठ ठेकेदार का चयन करने के लिए उद्देश्य, सेब-से-सेब मानदंड देती हैं।
