ज्यादातर कंपनियां एक वार्षिक बजट तैयार करती हैं, जिसे आमतौर पर एक वार्षिक योजना के रूप में भी जाना जाता है। शीर्ष प्रबंधन, विशेष रूप से सीईओ, अंतिम बजट को मंजूरी देने के लिए जिम्मेदार होता है, जो तब कंपनी के संचालन के लिए गाइडबुक बन जाता है। अनुमोदन प्रक्रिया कभी-कभी बजट की तैयारी से अधिक समय ले सकती है, क्योंकि व्यय को प्राथमिकता देने के बारे में कठिन निर्णय लेने होते हैं। इन निर्णयों को बनाने के लिए प्रबंधन टीम के बीच काफी आगे-पीछे की चर्चा की आवश्यकता होती है।
बजट समेकन
निगमों या विभागों के लिए पर्याप्त निगमों में, इन कार्यात्मक इकाइयों के प्रबंधक अपने स्वयं के बजट तैयार करने के लिए जिम्मेदार हैं, जो वे वित्त विभाग को प्रस्तुत करते हैं। कंपनी के लिए बजट बनाने के लिए वित्त कर्मचारियों द्वारा विभागीय बजटों को समेकित किया जाता है। बजटीय प्रक्रिया अक्सर शीर्ष प्रबंधन के साथ शुरू होती है, जिसका उपयोग प्रभागीय प्रबंधकों को उपयोग करने के लिए दिशानिर्देश प्रदान करता है, जैसे कि आगामी वर्ष में आर्थिक वातावरण क्या होगा, इसके बारे में धारणा। किसी प्रबंधक का बजट स्वीकृत हो जाता है या नहीं, अक्सर यह एक फ़ंक्शन है कि वह दिए गए दिशानिर्देशों का कितनी बारीकी से पालन करता है। यदि शीर्ष प्रबंधन लागत को कम रखने की कोशिश कर रहा है, तो एक प्रबंधक जो अपने विभाग के लिए 20 प्रतिशत व्यय वृद्धि का प्रस्ताव करता है, उसे अपने बजट को संशोधित करने की आवश्यकता होगी।
वित्त कर्मचारी द्वारा समीक्षा
वित्त विभाग विभाग के बजट की प्रारंभिक समीक्षा करता है। वे प्रस्तावित व्यय का विश्लेषण करते हैं, या राजस्व उत्पादक विभागों के मामले में, राजस्व पूर्वानुमान तैयार करने के लिए उपयोग की जाने वाली धारणाएं। वे पिछले साल के बजट से महत्वपूर्ण बदलावों की तलाश करते हैं। उनका लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक बजट उचित और प्राप्त हो। वे शीर्ष बजट में संभावित बजट कटौती की पहचान करना चाहते हैं यदि शीर्ष प्रबंधन कंपनी के लिए कुल प्रस्तावित व्यय बहुत अधिक है।
शीर्ष प्रबंधन द्वारा समीक्षा
शीर्ष प्रबंधन समेकित बजट को देखता है और यह तय करता है कि राजस्व और लाभ का पूर्वानुमान आगामी वर्ष के लिए निर्धारित लक्ष्यों के अनुरूप है या नहीं। यदि अनुमानित लाभ नीचे है कि वे क्या उम्मीद करते हैं, तो कंपनी को अतिरिक्त राजस्व उत्पन्न करने के लिए तरीके निर्धारित करने या नीचे की रेखा के लाभ में सुधार के लिए खर्च में कटौती करने की आवश्यकता है। वित्त विभाग द्वारा प्रदान किया गया विश्लेषण उन्हें उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करने में अत्यंत उपयोगी है, जिन्हें प्रभागीय प्रबंधकों से आगे स्पष्टीकरण की आवश्यकता है - या खर्च जो बहुत अधिक लगते हैं और काटे जा सकते हैं।
प्रभाग प्रबंधकों के साथ चर्चा
वरिष्ठ प्रबंधन प्रत्येक डिवीजन मैनेजर से मिलता है, कभी-कभी उपस्थिति में वित्त स्टाफ सदस्य के साथ, प्रबंधक द्वारा प्रस्तुत किए गए बजट अनुरोधों की बेहतर समझ प्राप्त करने के लिए। डिवीजन मैनेजर को अपने अनुरोधों का बचाव करने के लिए तैयार रहना चाहिए। शीर्ष प्रबंधन को प्रमुख बजट कटौती के परिणामों का वजन करना पड़ता है। उदाहरण के लिए विपणन व्यय में कटौती करने से भविष्य के राजस्व पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है। शीर्ष प्रबंधन के पास यह सुनिश्चित करने का मुश्किल काम है कि प्रत्येक विभाग के पास कुल खर्च कम रखने के लिए संसाधनों को प्रभावी ढंग से कार्य करने की आवश्यकता है ताकि कंपनी लाभप्रदता बनाए रख सके।
कठिन निर्णय लेना
एक विभाग के प्रबंधक अपने अंतिम बजट से खुश नहीं हो सकते हैं यदि वे देखते हैं कि शीर्ष प्रबंधन ने महत्वपूर्ण कटौती की है। लेकिन उम्मीद है कि शीर्ष प्रबंधन ने इन कड़े फैसलों के कारणों को बताया। जब बजटीय अनुमोदन प्रक्रिया अंतिम हो जाती है, तो प्रत्येक प्रबंधक को उचित व्यवहार करना चाहिए। आदर्श रूप से, उन्हें लगता है कि उनके पास अपने विभागीय लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए पर्याप्त संसाधन हैं और परिणामस्वरूप आगामी वर्ष में अधिकतम प्रयास देने के लिए तैयार हैं।
