जब एक कंपनी जो सामग्री बेचती है, उसके लिए सामग्री प्रदान करने के लिए एक नया ग्राहक प्राप्त करना चाहती है, तो कंपनी एक प्रस्ताव बनाती है। एक प्रस्ताव एक लिखित दस्तावेज होता है जिसमें प्रस्तावित व्यवस्था का विवरण होता है और प्रदान की जाने वाली सामग्रियों के प्रकार बताता है कि उन्हें कब और कैसे वितरित किया जाएगा और सामग्री और वितरण के लिए लागत। एक अच्छा प्रस्ताव प्रस्ताव को स्वीकार करने या न करने का निर्णय लेने के लिए आवश्यक सभी विवरणों के पाठक को सूचित करता है। यद्यपि प्रस्ताव के लिए कोई आवश्यक लंबाई नहीं है, उम्मीद है कि यह आपके व्यवसाय के आधार पर दो से 10 पृष्ठों या उससे अधिक तक हो सकता है। मूल रूप से, आपकी सामग्री जितनी अधिक जटिल या विविध होगी, प्रस्ताव उतना ही लंबा होना चाहिए।
एक सम्मोहक परिचय बनाएँ
एक प्रस्ताव लिखें, जो प्रस्ताव के बारे में एक संक्षिप्त सारांश है। यह समस्या, प्रस्तावित समाधान और पाठक को इससे सहमत होने से मिलने वाले लाभों के बारे में बताता है। इस प्रकार के प्रस्ताव के लिए, इसे लिखने वाली कंपनी को यह समझाना चाहिए कि पाठक द्वारा उपयोग किए जाने वाले उत्पाद और सामग्री इस कंपनी के माध्यम से उपलब्ध हैं। उसे यह भी बताना चाहिए कि ग्राहक को क्या लाभ मिलेगा, जैसे कि कम कीमतों और तेजी से वितरण, यदि वह प्रस्ताव को स्वीकार करना चाहता है।
उदाहरण:
प्रत्येक छोटे व्यवसाय को मेल भेजने की आवश्यकता होती है, कभी-कभी एक दिन में सैकड़ों टुकड़ों के बैच। हमारे उत्पाद इलेक्ट्रॉनिक रूप से आपके मेल को छांटने और मुहर लगाने में आपकी सहायता कर सकते हैं ताकि आप उन्हें तेजी से और अधिक समय पर प्राप्त कर सकें। इसका मतलब उच्च उत्पादकता और तेज़ इनवॉइस प्रसंस्करण समय हो सकता है, यह सब आपके लिए बहुत कम लागत पर है।
अपने प्रस्ताव में विस्तृत रहें
प्रस्ताव के निकाय में पाठक को बताएं कि क्या, कैसे, कब और कितना है। सामग्री की आपूर्ति के प्रस्ताव के लिए, सामग्री से संबंधित सभी विवरणों को शामिल किया जाना चाहिए, और इसे बेचा जाने वाली सटीक प्रकार की सामग्रियों, वितरण विधियों और लागतों के बारे में बताना चाहिए। प्रस्ताव को पढ़ने के बाद पाठक को सामग्री की लागत को पूरी तरह से समझना चाहिए। पाठक को बताएं कि सामग्रियों को कितनी बार वितरित किया जाएगा और क्या ग्राहक को पुन: क्रमबद्ध करना होगा या यदि यह स्वचालित रूप से पुन: व्यवस्थित किया गया है।
उदाहरण:
आपके छोटे व्यवसाय के आकार को देखते हुए, हम एक मानक मेल सॉर्टर और डाक मीटर की सलाह देते हैं। उपकरण खरीदने के लिए एक बार की लागत है, और डाक और स्याही को फिर से भरने के लिए एक मासिक शुल्क है। अंतिम लागत आपके द्वारा खरीदे गए विशेष पैकेज पर निर्भर करती है, जिस पर हम अपने अनुवर्ती फोन कॉल पर चर्चा कर सकते हैं।
लाभ पर जोर दें
प्रस्ताव को स्वीकार करके ग्राहकों को मिलने वाले लाभों पर जोर देकर प्रस्ताव को समाप्त करें। यह पाठक के लिए उत्साहजनक होना चाहिए और प्रस्ताव बनाने वाली कंपनी में आत्मविश्वास प्रदर्शित करना चाहिए। उत्पादों की गुणवत्ता की व्याख्या करें और ग्राहकों की संतुष्टि के बारे में उपलब्ध किसी भी सांख्यिकीय जानकारी को शामिल करें। प्रस्ताव का यह चरण ग्राहक को प्रस्ताव के लिए सहमत करने के लिए मनाने का अंतिम प्रयास है, इसलिए ऐसे तथ्यों को शामिल करना महत्वपूर्ण है जो आपकी कंपनी को दूसरों से अलग करने में मदद करते हैं।
उदाहरण:
हम दशकों से मेल व्यवसाय में हैं, और हमने पाया है कि हमारे उत्पाद आपके व्यवसाय के अन्य पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय और धन की बचत करेंगे। वास्तव में, हमारे 95 प्रतिशत ग्राहक हमारी मासिक सेवा का उपयोग करके अपनी मेलिंग लागत में एक महत्वपूर्ण बचत की रिपोर्ट करते हैं। हम आपके साथ कुछ विकल्पों पर चर्चा करने के लिए उत्सुक हैं।
प्रस्ताव वितरित करें
प्रस्ताव पर हस्ताक्षर करें और इसे संभावित ग्राहक तक पहुंचाएं। किसी भी समय सीमा को शामिल करें और ग्राहक के पास किसी भी प्रश्न या चिंताओं का जवाब देने की पेशकश करें। प्रस्ताव को स्वीकार किए जाने पर ग्राहक को हस्ताक्षर करने और तारीख देने के प्रस्ताव पर एक ब्लैंक शामिल करें।
एक ग्राहक आपके प्रस्ताव को स्वीकार करने के बाद, उत्कृष्ट चल रही ग्राहक सेवा प्रदान करता है। जैसे जैसे वे बदलते हैं उनकी जरूरतों के बारे में जागरूक रहें। उसे तुरंत आपके द्वारा ले जाने वाली किसी भी नई आपूर्ति के बारे में सचेत करें जिससे उसे लाभ हो सकता है। ईमानदार रहें और समृद्ध व्यापार संबंधों को विकसित करने के लिए जो संभवत: वितरित नहीं कर सकते हैं, वह संभवत: आगे बढ़ता है।
