कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका उद्योग, सभी व्यवसायियों के लिए एक बुनियादी व्यवसाय पत्र लिखना आवश्यक है। हालांकि बुनियादी व्यापार पत्राचार बहुत आम है, तकनीकी लेखन में कई प्रकार के व्यवसाय पत्र हैं। व्यावसायिक पत्र दर्शक, उद्देश्य, लेखक और विशिष्ट प्रारूप द्वारा भिन्न होते हैं।
कवर पत्र फिर से शुरू करें
व्यवसायी अपने आप को उस संगठन में "बेचने" के लिए नौकरी आवेदन प्रक्रिया में फिर से शुरू कवर पत्र का उपयोग करते हैं, जिस संगठन में वे शामिल होने की कोशिश कर रहे हैं। कवर लेटर आपको पहली छाप है क्योंकि एक नौकरी तलाशने वाला आपके संभावित नियोक्ता पर बना देगा, और नियोक्ता अक्सर यह निर्धारित करने के लिए लिटमस टेस्ट के रूप में कवर लेटर का उपयोग करते हैं कि क्या रिज्यूमे पढ़ने लायक है। पर्ड्यू ऑनलाइन राइटिंग लैब के अनुसार, आपको अपने फिर से शुरू होने वाले कवर पत्र को एक कथात्मक स्वर में लिखना चाहिए, उन अनुभवों और कौशल को उजागर करना चाहिए जो आपको उस नौकरी के लिए तैयार किया है जिसे आप चाहते हैं। चैपल हिल में उत्तरी कैरोलिना विश्वविद्यालय में लेखन केंद्र एक ऐसे स्वर में लिखने का सुझाव देता है जो बेहद संवादात्मक और अत्यंत औपचारिक के बीच है। अपने कवर पत्र को लिखते समय अक्सर क्रिया क्रियाओं का उपयोग करें, और प्रमुख शब्दों, जैसे "विस्तार उन्मुख," को खोजने के लिए मदद वांछित विज्ञापन या नौकरी विवरण का उपयोग करें, जिसे आपके पत्र में शामिल किया जाना चाहिए।
प्रेरक व्यवसाय पत्र
यदि आप एक प्रेरक व्यवसाय पत्र लिख रहे हैं, तो आप प्राप्तकर्ता को उन कार्यों को लेने के लिए मनाने की कोशिश कर रहे हैं जो आप सुझाते हैं। आप किसी कर्मचारी, पर्यवेक्षक, ग्राहक या सहकर्मी को या अपने संगठन के भीतर या बाहर अन्य पक्षों को इस प्रकार का व्यावसायिक पत्र लिख सकते हैं। इंग्लिशक्लब के अनुसार, एक प्रेरक व्यवसाय पत्र को पहले कुछ वाक्यों के भीतर उद्देश्य (समझाने के लिए) बताना होगा। व्यवसाय लेखन संक्षिप्त है क्योंकि व्यवसायी रूढ़िबद्ध रूप से व्यस्त हैं। अपने पत्र के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह जल्दी से जल्दी बात करें और अनावश्यक परिचय, सामाजिकता या विवरण के साथ समय बर्बाद न करें। कार्रवाई के दौरान बताएं कि आप अपने पाठक को पहली कुछ पंक्तियों के भीतर लेना चाहते हैं और पत्र के शरीर को कार्रवाई के लाभों को रेखांकित करते हुए या यह बताकर खर्च करना चाहिए कि इसे क्यों लिया जाना चाहिए। किसी भी आवश्यक विवरण को स्पष्ट रूप से शामिल करना सुनिश्चित करें। इंग्लिशक्लब यह भी बताता है कि यदि आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता है तो आप भी स्पष्ट रूप से बताएंगे।
जब आप एक प्रेरक व्यावसायिक पत्र लिखते हैं, तो अपने दर्शकों का विश्लेषण करें। आप जो लिख रहे हैं, वह निर्धारित करेगा कि आप क्या जानकारी शामिल करते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल एक परिचय जोड़ेंगे यदि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं वह आपको नहीं जानता है। इसके अलावा, एक प्रबंधक को ग्राहक की तुलना में कार्रवाई के दौरान विभिन्न लाभ मिलेंगे।
माफी के पत्र
हालांकि वे सबसे आम प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में से एक हैं, लेकिन माफी के पत्र भी लिखने में सबसे कठिन हैं। आपको "चेहरे को बचाने" के लिए लिखना होगा, अपने व्यवसाय को अनुशासनहीनता के लिए ईमानदारी से माफी की पेशकश करते हुए अखंडता बनाए रखने की अनुमति देता है। अन्य व्यावसायिक संचारों की तरह, इस बिंदु पर सीधे जाएं। पत्र के इरादे को लिखें - माफी माँगने के लिए - और जो आप पहले पैराग्राफ में माफी माँग रहे हैं। ABusinessResource के अनुसार, आपके अगले पैराग्राफ को गलत पार्टी को गलती को माफ करने के लिए कहना चाहिए और यह बताना चाहिए कि त्रुटि कैसे हुई, साथ ही साथ यह सुनिश्चित करने के लिए जो कुछ भी किया जा रहा है वह फिर से नहीं होगा। अंत में, आपको अपनी माफी को फिर से बताना चाहिए और छूट, मुफ्त माल या किसी अन्य उपयुक्त तरीके से गलती के लिए प्रस्ताव देना चाहिए। माफी के पत्र में, कभी भी रक्षात्मक नहीं दिखाई देते हैं, और हमेशा किसी ऐसे व्यक्ति की संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं जो इस मुद्दे का सबसे अच्छा समाधान कर सकता है।
