तो, आपने एक आदेश प्राप्त किया है और अपने ग्राहक को उनके द्वारा अनुरोधित उत्पाद या सेवा भेजी है। बधाई हो! अगला, आपको ग्राहक को भुगतान करने की आवश्यकता है। धन एकत्र करने की प्रक्रिया ग्राहक को भेजे गए चालान से देय राशि और भुगतान की शर्तों को दिखाने के साथ शुरू होती है। चालान तैयार करने से खाता प्राप्य बनता है।यह आपके व्यवसाय के लिए मूल्य की बात है, अपनी संपत्ति की सूची में उच्च स्थान पर है क्योंकि यह आसानी से नकदी में परिवर्तित हो जाता है।
टिप्स
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लेखांकन शर्तों में, एक चालान तैयार करना एक प्राप्य खाता बनाता है। जैसे ही यह भुगतान किया जाता है, चालान नकद हो जाता है।
बिक्री चालान परिभाषा;
विक्रय इनवॉइस एक व्यावसायिक दस्तावेज़ है जिसे तैयार किया जाता है जब भी आपको किसी ग्राहक से आपके द्वारा आपूर्ति की गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करने की आवश्यकता होती है। चालान में उत्पाद, मात्रा, मूल्य और भुगतान की शर्तें जैसे कंपनी के बैंक विवरण जैसे महत्वपूर्ण विवरण शामिल हैं। जहाँ तक दस्तावेज़ जाते हैं, यह बनाने में सबसे आसान है, और यह सबसे महत्वपूर्ण में से एक भी है। एक चालान ग्राहक के भुगतान के दायित्व को स्थापित करता है। एक चालान जारी करके, आप उस अनुबंध की पुष्टि कर रहे हैं जो आपके और ग्राहक के बीच मौजूद है और आपने सौदेबाजी के अपने पक्ष को पूरा कर लिया है। एक बार जब ग्राहक चालान के लिए सहमत हो जाता है, तो यह एक कानूनी ऋण बन जाता है जिसे ग्राहक को भुगतान करना पड़ता है।
एक चालान और एक विधेयक के बीच अंतर क्या है?
यह इस बिंदु पर कुछ शब्दावली को साफ करने के लायक है क्योंकि एक चालान क्या है और एक बिल क्या है, इस बारे में अक्सर बहुत भ्रम होता है। एक चालान हमेशा एक निश्चित समय के भीतर भुगतान किए जाने की उम्मीद में विक्रेता से ग्राहक को भेजा जाता है। इसलिए, जब आप सामान और सेवाएँ प्रदान कर रहे हैं, तो आप हमेशा एक चालान बनाएंगे। एक बिल कुछ ऐसा है जिसे ग्राहक को भुगतान करना होगा। तो आपके द्वारा बनाया गया चालान, बाड़ के ग्राहक के पक्ष में, एक बिल है। यह एक ही दस्तावेज है, लेकिन एक अलग नाम के साथ, इस पर निर्भर करता है कि आप पैसे दे रहे हैं या प्राप्त कर रहे हैं।
लेखांकन के संदर्भ में, यह अंतर महत्वपूर्ण है। आप और ग्राहक दोनों बहीखाता उद्देश्यों के लिए एक ही चालान का उपयोग करेंगे। लेकिन, जबकि ग्राहक इनवॉइस का उपयोग पैसे को रिकॉर्ड करने के लिए करेगा, जिसे व्यवसाय छोड़ना होगा, जिसे देय खाता कहा जाता है, आप इसका उपयोग व्यापार में आने वाले धन को रिकॉर्ड करने के लिए करेंगे, जिसे खाता प्राप्य कहा जाता है।
बिक्री चालान पर क्या जानकारी मौजूद होनी चाहिए?
आमतौर पर, आप इनवॉइस को दो भागों में तोड़ सकते हैं: इनवॉइस हेडर और बिलिंग कोर। इनवॉइस के हेडर में शामिल हैं:
- विक्रेता का नाम और पता।
- प्राप्तकर्ता का नाम और पता।
- चालान की तारीख - यह महत्वपूर्ण है! चालान तिथि पर ग्राहक के लिए घड़ी टिक करना शुरू कर देती है। यदि आपके पास भुगतान के लिए समय सीमा है, जो आपको चाहिए, तो तारीख सहित यह सुनिश्चित करने के लिए कि भुगतान कब होना है, उसी पृष्ठ पर सभी को सुनिश्चित करता है।
- एक अद्वितीय चालान संख्या।
- एक पीओ नंबर, यदि आप अपने व्यापार की खरीद को नियंत्रित करने के लिए खरीद आदेश प्रणाली का उपयोग करते हैं।
बिलिंग कोर में शामिल हैं:
- प्रदान की गई सेवा या उत्पादों की एक विस्तृत विवरण, जिसमें मात्रा और मूल्य शामिल हैं।
- कोई लागू बिक्री कर।
- कुल कीमत जो देय है।
- भुगतान के लिए नियम और शर्तें। उदाहरण के लिए, आप "शुद्ध 30" निर्दिष्ट कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि पूरी राशि 30 दिनों में देय है।
- भुगतान की विधि, जैसे कि बैंक खाता विवरण या किसी व्यक्ति का नाम जहां ग्राहक चेक भेज सकता है।
लेखा शर्तों में बिक्री चालान क्या है?
कई व्यवसायों में उचित संख्या में ग्राहक होते हैं जो तुरंत भुगतान नहीं करते हैं। यदि आप इनवॉइस अकाउंटिंग के प्रोद्भवन विधि का उपयोग करते हैं, तो जब आप इसे अर्जित करेंगे, तब आय रिकॉर्ड कर रहे होंगे, न कि जब आपके बैंक खाते में धन भूमि। इसका मतलब है कि आपको आय दर्ज करने के लिए एक विधि की आवश्यकता है जिसे आप प्राप्त करने के हकदार हैं लेकिन आपको अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है। लेखा शर्तों में एक बिक्री चालान "खाता प्राप्य" या "ए / आर।" प्राप्य खाते आपके व्यवसाय के कारण होने वाले सभी भुगतानों का प्रतिनिधित्व करते हैं जो ग्राहकों द्वारा अभी तक भुगतान नहीं किया गया है।
यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो आप वास्तव में क्या कर रहे हैं जब आप एक चालान बनाते हैं, ग्राहक ब्याज मुक्त क्रेडिट को थोड़े समय के लिए बढ़ा रहा है। आप उन्हें भुगतान से पहले माल या सेवाओं को प्राप्त करने की अनुमति दे रहे हैं, इस विश्वास के आधार पर कि भुगतान की तारीख पर भुगतान किया जाएगा। प्राप्य खाता इस ट्रस्ट को रिकॉर्ड करने का एक तरीका है।
आप एक रिकॉर्ड कैसे दर्ज करते हैं?
ए / रु आपके व्यवसाय के लिए अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान हैं क्योंकि जब वे भुगतान करते हैं, तो वे तुरंत नकदी में बदल जाते हैं। जैसे, आप उन्हें कंपनी की बैलेंस शीट पर संपत्ति के रूप में दर्ज करेंगे। यह तरलता के क्रम में परिसंपत्तियों को सूचीबद्ध करने के लिए पारंपरिक है, जो मापता है कि कितनी जल्दी कुछ नकद में परिवर्तित किया जा सकता है। इसलिए, आपकी सभी व्यावसायिक संपत्तियों में से, नकद सबसे अधिक तरल है, और अचल संपत्ति जैसी संपत्ति, हेज फंड में शेयर और अन्य वैकल्पिक निवेश कम से कम तरल हैं क्योंकि ये आइटम बेचने के लिए बहुत कठिन हैं।
प्राप्य खातों को वर्तमान परिसंपत्तियों के रूप में सूचीबद्ध किया जाता है क्योंकि भुगतान एक वर्ष या उससे कम समय में ग्राहक से किया जाता है। और, क्योंकि वे नकदी में परिवर्तित हो जाते हैं, जिस पल में चालान का भुगतान किया जाता है, ए / रु आपकी सबसे अधिक तरल संपत्ति में से हैं। आप आम तौर पर उन्हें बैलेंस शीट पर नकदी के नीचे सूचीबद्ध करेंगे, और आपके द्वारा डाला गया आंकड़ा आपके सभी बकाया चालानों की कुल राशि है।
प्राप्य खातों और देय खातों के बीच अंतर क्या है?
प्राप्य खातों के फ्लिप पक्ष देय खाते हैं। ए / पीएस तब होता है जब आप अपने आपूर्तिकर्ताओं को पैसा देते हैं क्योंकि आपने अभी तक बिल का भुगतान नहीं किया है। लेखांकन प्रविष्टि के रूप में, यह अल्पकालिक ऋण का भुगतान करने के लिए आपके दायित्व का प्रतिनिधित्व करता है। वर्णन करने के लिए, कल्पना कीजिए कि आपूर्तिकर्ता आपको विगेट्स का मामला भेजता है और कुछ दिनों बाद $ 500 लागत के लिए एक चालान भेजता है। आप इस पैसे का भुगतान करने के लिए बाध्य हैं, इसलिए आप देय कॉलम में एक डेबिट के रूप में $ 500 रिकॉर्ड करते हैं और साथ ही कच्चे माल के खर्च के लिए $ 500 का क्रेडिट करते हैं, जिसे आमतौर पर बेचे जाने वाले सामान की लागत के रूप में सूचीबद्ध किया जाता है। आपका आपूर्तिकर्ता भुगतान प्राप्त करने की प्रतीक्षा कर रहा है, इसलिए यह चालान को उसके खातों में प्राप्य कॉलम में रिकॉर्ड करता है।
फिर, जब आप बिल का भुगतान करने के लिए एक चेक लिखते हैं, तो आप देय कॉलम में $ 500 क्रेडिट दर्ज करेंगे और चेकिंग खाते में $ 500 डेबिट करेंगे। यदि कोई भी आपके आय विवरण को देखता है, तो वे एक नज़र में देख सकते हैं कि कुल राशि का भुगतान अवैतनिक बिलों में हो रहा है।
यदि ग्राहक भुगतान नहीं करता है तो क्या होगा?
एक आदर्श दुनिया में, आपके सभी ग्राहक आपके सभी चालान समय पर, हर बार भुगतान करेंगे। वास्तविक दुनिया में, ग्राहक देर से भुगतान करते हैं और कुछ बिल्कुल भुगतान नहीं करते हैं। यहां समस्या यह है कि आपके खातों की प्राप्य प्रविष्टि को उन सभी चालानों का संतुलन दिखाना है जो निकट भविष्य में नकदी में परिवर्तित हो जाएंगे। यदि कोई ग्राहक 90, 120 या 360 दिनों के लिए भुगतान नहीं कर रहा है - या बिल्कुल भुगतान नहीं कर रहा है - तो यह आपकी बैलेंस शीट की सटीकता को बिगाड़ देगा।
ऋण संग्रह का नियम नंबर एक यह है कि भुगतान जितना लंबा हो, उसे इकट्ठा करना उतना ही कठिन होगा। किसी भी व्यवसाय के लिए एक महत्वपूर्ण गणना यह पता लगाना है कि आपके चालान "उम्र बढ़ने" नामक प्रक्रिया से कितने पुराने हैं। यदि आप व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो इस प्रकार की रिपोर्ट के लिए सामान्य श्रेणियों में शामिल हैं:
- वर्तमान: तुरंत कारण।
- 1 से 30 दिन: अगले 30 दिनों के भीतर।
- 31 से 60 दिनों का अतिदेय।
- 61 से 90 दिनों का अतिदेय।
- 30 दिन की वेतन वृद्धि में 91 दिन और अतिदेय, इत्यादि।
उम्र बढ़ने का उद्देश्य यह देखना है कि कौन से चालान फॉलो-अप की आवश्यकता है, जैसे ग्राहक को कॉल करना या किसी संग्रह एजेंसी को खाता भेजना। यह इस बात की भी जानकारी देता है कि क्या आप भुगतान बहुत धीरे-धीरे कर रहे हैं और बहुत अधिक क्रेडिट जोखिम ले रहे हैं। यदि प्राप्य राशि बहुत धीरे-धीरे टपकती है, तो आप एक बड़ी नकदी प्रवाह समस्या को हवा दे सकते हैं और अपने दैनिक परिचालन खर्चों को पूरा करने के लिए पैसे उधार लेने पड़ सकते हैं।
