यदि आप एक व्यवसाय के मालिक हैं, तो उन ग्राहकों के लिए चालान तैयार करना जो आपको पैसे देते हैं, एक ऐसा कार्य है जिसे आपको सीखना चाहिए कि कैसे करना है। एक चालान आपके व्यवसाय के नाम के साथ एक दस्तावेज है जो ग्राहक के नाम और देय राशि को बताता है। व्यवसाय कई तरीकों से चालान तैयार करते हैं। यदि आपके व्यवसाय में लेन-देन को ट्रैक करने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक लेखांकन कार्यक्रम है, तो आप सीधे उसी से चालान प्रिंट कर सकते हैं। यदि आपके पास ऐसा करने में सक्षम कार्यक्रम नहीं है, तो आप आसानी से एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के साथ चालान बना सकते हैं।
एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें। वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके, एक रिक्त पृष्ठ खोलें, इसे नाम दें और फ़ाइल को सहेजें।
लेटरहेड का उपयोग करें यदि आपके पास है। यदि नहीं, तो दस्तावेज़ के शीर्ष पर अपनी कंपनी का नाम, पता, फ़ोन नंबर और ईमेल पता डालें। लेटरहेड सबसे अच्छा काम करता है क्योंकि यह आम तौर पर आपकी कंपनी का लोगो भी है। यदि आपका लोगो आपके कंप्यूटर पर उपलब्ध है, तो इसे इनवॉइस पर डालें।
चालान को दिनांक और लेबल करें। अपनी कंपनी की जानकारी के नीचे दस्तावेज़ के शीर्ष पर "चालान" लिखकर पृष्ठ को शीर्षक दें। यह ग्राहक को सूचित करता है कि यह एक बिल है जिसे उसे भुगतान करना होगा। पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने पर चालान तिथि रखें। शीर्ष पर एक अद्वितीय संख्या भी शामिल करें, जिसे चालान संख्या कहा जाता है। जब ग्राहक बिल का भुगतान करता है या किसी प्रश्न के साथ कॉल करता है, तो यह संदर्भ संख्या है जिसका वह उपयोग करेगा।
ग्राहक का नाम शामिल करें नाम, पता और फोन नंबर सहित ग्राहक की जानकारी चालान संख्या और तारीख के नीचे रखें।
बिल के विवरण में लिखें। लागत और मात्रा के साथ ग्राहक को बेचे जाने वाले सामान या सेवाओं की मदत करें।
नीचे कुल योग रखें। सभी शुल्कों को जोड़ें और चालान के नीचे कुल देय राशि के आगे "कुल" लिखें।
भुगतान की शर्तें शामिल करें। व्यवसाय को बिल के कारण होने पर ग्राहक को यह बताने के लिए भुगतान की शर्तों को शामिल करना चाहिए। सामान्य भुगतान की शर्तें n / 30 हैं। इसका मतलब है कि कुल बिल चालान तिथि के 30 दिनों के भीतर देय है।
चालान को प्रिंट और मेल करें। दस्तावेज़ की दो प्रतियाँ मुद्रित करें। एक ग्राहक को मेल करें और दूसरे को अपने रिकॉर्ड के लिए रखें। कंप्यूटर पर चालान भी बचाएं।
