कॉन्फ्रेंस कॉल आपकी टीम को एक परियोजना पर चर्चा करने, अद्यतन जानकारी प्राप्त करने और आम सहमति प्राप्त करने के लिए एक सुविधाजनक समाधान प्रदान करता है। कई कंपनियों ने सम्मेलन सेवा कंपनियों को अनुबंधित किया है, और ये कंपनियां एक वेब उपयोगिता के साथ कर्मियों के लिए समर्पित टेलीफोन नंबर और एक्सेस कोड प्रदान कर सकती हैं, जो टेलीकांफ्रेंस मीटिंग को शेड्यूल और सूचित करती है। एक असाइन किया गया टेलीकांफ्रेंस नंबर किसी भी समय कॉन्फ्रेंस कॉल आयोजित करने में लचीलापन प्रदान करता है, और मीटिंग की सूचना प्रतिभागियों को ई-मेल की जा सकती है। छोटी कंपनियों के लिए बजट या फ्री कॉन्फ्रेंस कॉल सेवाएं शेड्यूलिंग के समय एक टेलीकांफ्रेंस नंबर प्रदान करती हैं, इसलिए ऑनलाइन मीटिंग का समय निर्धारित करने के लिए न्यूनतम योजना की आवश्यकता होती है।
समर्पित सम्मेलन लाइन
एक नया ई-मेल संदेश या मीटिंग अनुरोध खोलें (यदि आपके ई-मेल एप्लिकेशन में यह सुविधा है, जैसे कि Microsoft Outlook)। "टू" या "प्रतिभागियों" अनुभाग में उपस्थित लोगों के ई-मेल पते टाइप करें। "विषय" पंक्ति में बैठक का विषय लिखें।
ई-मेल के मुख्य भाग में निम्नलिखित जानकारी टाइप करें या मीटिंग अनुरोध में स्वचालित फ़ील्ड्स का उपयोग करें: मीटिंग दिनांक मीटिंग प्रारंभ समय (समय क्षेत्र शामिल करें) मीटिंग समाप्ति समय (समय क्षेत्र शामिल करें) कॉल-इन नंबर (आपका समर्पित कॉन्फ़्रेंस टेलीफ़ोन नंबर)) सम्मेलन कोड (यदि लागू हो, सम्मेलन में पहुंचने के लिए उपस्थित लोगों के लिए)
मीटिंग अनुरोध शेड्यूलिंग सेक्शन खोलें और प्रत्येक प्रतिभागी के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके यह निर्दिष्ट करें कि क्या वे आवश्यक हैं या वैकल्पिक उपस्थितगण (अधिकांश कार्यक्रमों में उपस्थित लोगों को आवश्यकतानुसार डिफ़ॉल्ट किया गया है)। यदि शेड्यूल ऑनलाइन उपलब्ध हैं, तो जांच लें कि वांछित समय सीमा और तारीख के दौरान आपके आवश्यक उपस्थित व्यक्ति उपलब्ध हैं।
अपने ई-मेल टूल बार पर "अटैचमेंट" बटन पर क्लिक करके एक एजेंडा या मीटिंग सामग्री संलग्न करें। यदि वांछित हो, तो सम्मेलन कॉल विवरण के बाद, अपने ई-मेल के मुख्य भाग में एक संदेश लिखें। अपनी मीटिंग सूचना प्रसारित करने के लिए "भेजें" बटन पर क्लिक करें।
वेब उपयोगिता का उपयोग करके एक सम्मेलन कॉल शेड्यूल करें
अपने कॉन्फ्रेंस सर्विस अकाउंट पर लॉग इन करें, जैसे कि प्रीमियर कॉन्फ्रेंसिंग, गो टू मीटिंग या फ्री कॉन्फ्रेंस।
"अनुसूची सम्मेलन" विकल्प पर क्लिक करें। अपनी बैठक की तारीख, समय शुरू और अंत समय (या अवधि) और उपस्थित लोगों की अपेक्षित संख्या का चयन करें। "टॉपिक" फ़ील्ड में अपनी मीटिंग का विषय लिखें। "टोल-फ्री कॉन्फ्रेंस" या "डायरेक्ट डायल कॉन्फ्रेंस" विकल्प पर क्लिक करके कॉन्फ्रेंस कॉल के प्रकार का चयन करें।
जानकारी की सटीकता की समीक्षा करें और "शेड्यूल" बटन पर क्लिक करें। कॉन्फ़्रेंस कॉल विवरण के लिए पुष्टिकरण पृष्ठ प्रिंट करें, या अपने कंप्यूटर पर जानकारी सहेजें।
अपने उपस्थित लोगों को ई-मेल सूचना भेजने के विकल्प पर क्लिक करें। संबंधित फ़ील्ड में उपस्थित लोगों के नाम और ई-मेल पते टाइप करें। डायल-इन निर्देशों और अपने ई-मेल पते की पुष्टि के साथ अपने सहभागियों को एक अधिसूचना प्रेषित करने के लिए "भेजें" बटन पर क्लिक करें।
टिप्स
-
उपस्थित लोगों से यह पुष्टि करने के लिए कहें कि वे कॉन्फ्रेंस कॉल में शामिल होंगे - वे आपके ई-मेल संदेश पर सकारात्मक रूप से वापस उत्तर दे सकते हैं या अपनी मीटिंग अनुरोध अधिसूचना में "स्वीकार करें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। अपनी मीटिंग के एक दिन पहले एक अनुस्मारक ई-मेल और किसी भी पूरक जानकारी को भेजें। वेब टूल का उपयोग करके एक कॉन्फ्रेंस कॉल का समय निर्धारित करते समय, अवधि या समाप्ति समय का विस्तार करें और अपने आप को लचीलापन देने के लिए, योजना की तुलना में एक या दो से अधिक सहभागियों को आवंटित करें। सम्मेलन सेवा आम तौर पर केवल उपस्थित लोगों की संख्या और उपयोग किए गए मिनटों की वास्तविक संख्या के लिए आपसे शुल्क लेगी।
चेतावनी
अपनी सूचना भेजने से पहले मीटिंग विवरण की जाँच करके भ्रम से बचें। कुछ ई-मेल एप्लिकेशन कैलेंडर में सभी मीटिंग अनुरोधों को लॉग इन करते हैं और परस्पर विरोधी या अपडेट की गई मीटिंग्स जोड़ दी जाती हैं (पुरानी नियुक्ति की जगह नहीं)।
