कॉन्फ्रेंस कॉल को समाप्त करना इस बात के लिहाज से महत्वपूर्ण हो सकता है कि यह कॉल से जुड़े लोगों के रिश्ते और भविष्य को कैसे प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए यदि एक सम्मेलन बिक्री कॉल खराब तरीके से समाप्त होती है और बिक्री प्रक्रिया के अगले चरणों के बारे में कोई बात नहीं होती है, तो गलत धारणाएं बनाई जा सकती हैं जो बिक्री को रोक सकती हैं। कॉल के लिए निकास रणनीति की योजना बनाना सबसे अच्छा है ताकि कॉल आसानी से समाप्त हो जाए।
कॉल के लिए योजना बनाएं। सही योजना के साथ, कॉल से जुड़े लोग यह आश्वासन दे सकते हैं कि सभी विषयों को कवर किया जाएगा और एजेंडा पर हर मुद्दे को संबोधित किया गया है। समय से पहले कॉल को समाप्त करना जब सभी सूचनाओं का संचार नहीं किया गया हो तो विनाशकारी हो सकता है।
विभिन्न परिदृश्यों के लिए एक निकास रणनीति की योजना बनाएं। कई कारणों से कॉल जल्दी समाप्त हो सकती है और यदि यह जल्दी खत्म हो जाती है, तो अन्य पक्षों को पता होना चाहिए कि कैसे प्रतिक्रिया दें और कॉल को सुनिश्चित करने के लिए क्या कदम उठाए जाएं। यह कुछ अंतिम नोट्स तैयार करके और कार्रवाई के कदम उठाकर हासिल किया जा सकता है।
कॉल को सारांशित करें। जब एजेंडे की सभी वस्तुओं पर चर्चा की गई है और सभी सवालों के जवाब दिए गए हैं। फोन पर उन लोगों से पूछें कि क्या उनके पास जोड़ने के लिए कुछ और है, अगर वे कॉल के बुलेट पॉइंट्स को संक्षिप्त नहीं करते हैं और सुनिश्चित करें कि हर कोई समझता है कि क्या कहा गया था। एक-एक करके जाएं और कॉन्फ्रेंस कॉल के प्रत्येक सदस्य के साथ किसी भी अनुवर्ती चरणों को दोहराएं ताकि हर कोई जानता हो कि कौन क्या कर रहा है और सभी को आगे बढ़ने की योजना के बारे में अच्छी तरह से पता है। सभी को यह बताकर बंद करें कि अनुवर्ती संचार कैसे किया जाएगा। सम्मानपूर्वक प्रत्येक व्यक्ति को फोन पर संबोधित करें और अलविदा कहें। कॉल को सारांशित करने वाले सभी पक्षों को एक अनुवर्ती ईमेल भेजें।
