नीट डेस्कटॉप और अर्दली डेस्क ड्रॉर्स केवल सतह को खरोंच करते हैं कि अच्छे संगठन का क्या मतलब है। इसके बजाय, अपने कर्मचारियों को संगठित होने का मतलब अक्सर पर्दे के पीछे से जाना और कार्यालय संगठन को अंदर से बाहर करना होता है। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि कर्मचारियों को संगठित करने के लिए आपके दृष्टिकोण में थोड़ा रचनात्मक सोच और साथ ही पारंपरिक और स्पष्ट उपायों को शामिल किया जाए।
मल्टीटास्किंग बंद करो
यद्यपि ऐसा लग सकता है कि मल्टीटास्किंग अधिक काम पाने का एक अच्छा तरीका है, एक समय में कई कार्यों पर काम करना उत्पादकता में कमी करता है और कर्मचारियों को संगठित करने के आपके प्रयासों को विफल करता है। अमेरिकी प्रबंधन संघ के अनुसार उत्पादकता में शुद्ध कमी 75 प्रतिशत तक हो सकती है। अपने कर्मचारियों को गतिविधियों और कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए एक स्पष्ट नियम की स्थापना करें, और सबसे पहले प्राथमिकता वाले कार्य या गतिविधि पर काम करें। यह न केवल उत्पादकता में सुधार करता है और तनाव को कम करता है, बल्कि बेहतर संगठित वर्कफ़्लो में भी परिणाम देता है।
एक सूचना भंडार सेट अप करें
एक केंद्रीय स्थान की पहचान करें और सेट करें, जैसे कि वेब-आधारित एप्लिकेशन फ्रेमवर्क या साझा नेटवर्क ड्राइव, स्टोरिंग फ़ॉर्म, दस्तावेज़ टेम्पलेट, कंपनी की नीतियों की प्रतियां और किसी भी अन्य सूचना कर्मचारियों को साझा करने या अक्सर एक्सेस करने के लिए। आमतौर पर एक्सेस की गई जानकारी को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान होने से आसान पहुँच प्राप्त होती है और सभी को व्यवस्थित रखने में मदद मिलती है। उसी तरह, एक केंद्रीय, साझा कंपनी या विभाग कैलेंडर दोनों ही हर किसी के बारे में सूचित करते हैं कि क्या हो रहा है और दैनिक और साप्ताहिक योजना बनाने में कर्मचारियों की सहायता करता है।
बैठकें और संचार
स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें, कार्यों को सौंपें और जब संभव हो तब परिवर्तनों के बारे में अग्रिम सूचना दें। कर्मचारियों को यह बताना कि आप क्या चाहते हैं और आप उन्हें क्या चाहते हैं, अग्रिम योजना और बेहतर संगठन की अनुमति देता है। असाइन किए गए लक्ष्यों को पूरा करने की प्रगति का आकलन करने के लिए साप्ताहिक या मासिक व्यक्तिगत और समूह बैठकें करेंकार्यशालाओं के माध्यम से सीधे अच्छे संगठन को संबोधित करें, वक्ताओं को चित्रित करें और उन कर्मचारियों के साथ काम करें जो अपने संगठनात्मक कौशल में सुधार के साथ संघर्ष करते हैं। बैठकों के दौरान नोट को प्रोत्साहित करने का मौका कम करें कि भूलने की बीमारी अच्छे संगठन को प्रभावित करेगी।
योजना के लिए समय दें
प्रत्येक दिन के अंत में नियोजन के लिए कर्मचारियों को 15 मिनट अलग सेट करने की आवश्यकता होती है। अगले सप्ताह के कार्यक्रम की समीक्षा करने और आगामी सप्ताह की तैयारी के लिए प्रत्येक शुक्रवार दोपहर में 15 मिनट अतिरिक्त शामिल करें। अपने कर्मचारियों को अपने नियोजन कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने से संगठन को अग्रिम रूप से सामग्री या जानकारी तैयार करने की अनुमति देकर सुधार होता है। एडवांस प्लानिंग से कर्मचारियों को यह देखने में मदद मिल सकती है कि वे एक कार्यदिवस में बहुत अधिक फिट होने की कोशिश कर रहे हैं, जो दैनिक लक्ष्यों को दोहराने या मदद मांगने की आवश्यकता को इंगित करता है।
