यदि आप अपने आप को एक निश्चित दस्तावेज़ या फ़ाइल की तलाश में घंटों बिताते हैं, तो यह आपके कार्यालय की संगठनात्मक प्रणाली को ओवरहाल करने का समय हो सकता है। यदि आपके पास कई फाइलें और फ़ोल्डर्स हैं, तो उन सभी के माध्यम से जाने और व्यवस्थित करने में कुछ समय लग सकता है। हालांकि, अंत में यह अच्छी तरह से इसके लायक होगा, क्योंकि आपको पता चल जाएगा कि वास्तव में सब कुछ कहां मिलेगा। यदि आप एक ही बार में पूरे कार्यालय से निपटने से अभिभूत महसूस करते हैं, तो एक दिन में केवल एक क्षेत्र से गुजरने का प्रयास करें जब तक कि आप समाप्त नहीं हो जाते।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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इनबॉक्स / आउटबॉक्स
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फ़ाइलें
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फ़ोल्डर
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लेबल
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फाइलिंग कैबिनेट / फाइलिंग बॉक्स
अपने डेस्क के एक कोने पर इनबॉक्स और आउटबॉक्स रखें। सभी आउटगोइंग बिल, नोटिस और अन्य सामान डाक में या डाक से वितरित करने के लिए रखें। इन वस्तुओं को रोजाना डिस्पैच करें। इनकमिंग फ़ाइलें, दस्तावेज़ और मेल इनबॉक्स में रखें। इसके अलावा, इन वस्तुओं पर दैनिक कार्य या फाइल करना; इस प्रकार, वे अव्यवस्था नहीं बनेंगे।
अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के लिए श्रेणियां बनाएं। ये आपके व्यवसाय के प्रकार के आधार पर अलग-अलग होंगे। कुछ श्रेणियों में स्पष्ट लेबल हो सकते हैं, जैसे ग्राहक, कर जानकारी, विक्रेता और आगामी परियोजनाएं। अपने सभी दस्तावेजों को इन बड़ी श्रेणियों में वर्गीकृत करने पर ध्यान दें।
यदि लागू हो तो बड़ी श्रेणियों को छोटी उपश्रेणियों में तोड़ दें। उदाहरण के लिए, यदि आपके व्यवसाय में क्लाइंट हैं, तो प्रत्येक क्लाइंट के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं। यदि किसी क्लाइंट के दस्तावेज़ एक फ़ोल्डर में फिट होने के लिए बहुत अधिक हैं, तो इस श्रेणी को और भी अधिक तोड़ दें। विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए क्लाइंट की फ़ाइल को अलग-अलग फ़ोल्डरों में अलग करें।
अपनी सभी फ़ाइलों को लेबल करें। सीएनएन मनी आपको उन लोगों के लिए फाइलों की लेबलिंग करने की सिफारिश करता है जिनके अनुसार आप उनके लिए खोज करेंगे। उदाहरण के लिए, अस्पष्ट फ़ाइल "फ़ॉर्म 27G-28A" लेबल करने के बजाय, इसे "चालान" या इसी तरह की अन्य श्रेणी में लेबल करें। इससे दस्तावेजों को खोजने में आसानी होती है।
अपने सभी दस्तावेजों को फाइलिंग कैबिनेट, फाइलिंग बॉक्स या इसी तरह के रिसेप्शन में रखें। यदि आपके पास कई फाइलें हैं, तो उन सभी को रखें जिन्हें आप अपने डेस्क के बगल में सबसे अधिक बार उपयोग करते हैं। यदि आप कार्यालय की जगह से बाहर भागते हैं, तो उन फ़ाइलों को रखें जिन्हें आप प्रति वर्ष एक बार एक अलग कोठरी भंडारण डिब्बे में या किसी अन्य कमरे में पूरी तरह से उपयोग कर सकते हैं।
अपनी फ़ाइलों के माध्यम से छाँटने के लिए ट्रैश के लिए निर्दिष्ट दस्तावेजों का एक अलग ढेर रखें। पुराने और अप्रासंगिक दस्तावेजों को समय पर कतरना एक संगठित कार्यालय को बनाए रखने की कुंजी है। यदि आप अनिश्चित हैं कि क्या आप किसी दस्तावेज़ का निपटान कर सकते हैं, तो संभव ट्रैश के लिए एक फ़ोल्डर को नामित करें और जब तक आप शर्मिंदा न हों, तब तक दर्ज किए गए दस्तावेज़ को रखें।
