किसी प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल्स को स्पष्ट करने के लिए प्रोजेक्ट स्कोप डॉक्यूमेंट आवश्यक है, चाहे वह प्रोजेक्ट सॉफ्टवेयर विकसित कर रहा हो या किसी यार्ड का भूनिर्माण। प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ अक्सर एक प्रोजेक्ट मैनेजर या एक विश्लेषक द्वारा बनाया जाता है, ग्राहक और अन्य प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों के साथ मिलकर काम करता है। एक बार जब गुंजाइश पूरी हो जाती है, तो यह सत्यापित करने के लिए ग्राहक, टीम और प्रबंधन के साथ समीक्षा की जानी चाहिए कि यह सटीक है, सभी इच्छुक पक्ष इसके लिए सहमत हैं और परियोजना के परिणाम ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करेंगे। गुंजाइश को आपकी विकास प्रक्रिया के अनुसार ग्राहक और आपके संगठन के सदस्यों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
प्रोजेक्ट स्कोप रिव्यू की तैयारी करें
सभी ग्राहकों और टीम के सदस्यों की एक सूची बनाएं, जिन्हें स्कोप डॉक्यूमेंट की समीक्षा करने की आवश्यकता है। इस जानकारी को इकट्ठा करने के लिए प्रोजेक्ट दीक्षा दस्तावेजों की समीक्षा करें या प्रोजेक्ट मैनेजर से सलाह लें।
एक बैठक सेट करें और सभी टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें। बैठक आपके संगठन की संरचना और तकनीक के आधार पर व्यक्ति में हो सकती है या आभासी हो सकती है।
सूची में पूर्ण किए गए गुंजाइश दस्तावेज़ भेजें। उपस्थित लोगों को इसकी समीक्षा करने के लिए पर्याप्त समय देने के लिए बैठक से कई दिन पहले भेजें।
एक भौतिक बैठक में लाने के लिए दस्तावेज़ की प्रतियां बनाएं। यहां तक कि अगर आप एक ओवरहेड प्रोजेक्टर या इसी तरह के डिवाइस पर इलेक्ट्रॉनिक कॉपी प्रदर्शित करने की योजना बनाते हैं, तो आपके कुछ सहभागी हार्ड कॉपी से काम करने में अधिक सहज हो सकते हैं।
ग्राहकों और टीम के सदस्यों के साथ स्कोप की समीक्षा का संचालन करें
ग्राहकों और टीम के साथ मिलते हैं। दस्तावेज़ के माध्यम से पढ़ें, विशेष रूप से उन क्षेत्रों में जो व्याख्या के अधीन अधिक जटिल या अधिक विषय हैं। हालाँकि आपने समय से पहले दस्तावेज़ भेज दिया है, उम्मीद है कि अधिकांश उपस्थित लोगों ने इसे नहीं लिखा है।
दस्तावेज़ के दायरे में कोई भी बकाया प्रश्न या परिवर्तन कैप्चर करें।
प्रश्नों और अन्य परिवर्तनों के उत्तरों के साथ गुंजाइश को अपडेट करें, और इसे ग्राहकों और परियोजना टीम के सदस्यों को भेजें, हस्ताक्षर बंद करने और दस्तावेज़ की स्वीकृति का अनुरोध करें।
टिप्स
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कुछ संगठनों में, आपको मीटिंग्स शेड्यूल करने में मुश्किल हो सकती है, जिसमें हर कोई भाग ले सकता है। उन लोगों का पता लगाएं, जो बिल्कुल व्यक्तिगत रूप से भाग लेते हैं, और अपने कैलेंडर के आसपास शेड्यूल करते हैं। उन अन्य लोगों के साथ अनुसरण करें जो ईमेल या फोन कॉल के माध्यम से उपस्थित नहीं हो सकते हैं, यह देखने के लिए कि क्या उनके पास गुंजाइश दस्तावेज पर कोई टिप्पणी है।
