अच्छे परियोजना प्रबंधन का मतलब है कि आप क्या करेंगे और साथ ही साथ क्या किया है, इसका दस्तावेजीकरण करना।किसी प्रोजेक्ट के दीक्षा चरण में प्रोजेक्ट चार्टर और प्रोजेक्ट स्कोप दोनों जल्दी बन जाते हैं, और वे प्रत्येक प्रोजेक्ट को सही दिशा में चलाने में मदद करते हैं। जबकि इन दोनों दस्तावेजों को जमीन से एक परियोजना प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है, उनके पास अलग-अलग उद्देश्य, दर्शक और सामग्री हैं।
प्राधिकरण
चार्टर का एक प्राथमिक उद्देश्य है: एक परियोजना प्रबंधक को एक परियोजना को पूरा करने के लिए परिभाषित संसाधनों का उपयोग करने के लिए अधिकृत करना। दूसरे, चार्टर को एक परियोजना प्रायोजक आवंटित करना चाहिए। ये दो लोग कई टीमों में और कई चरणों के माध्यम से परियोजना का प्रबंधन और समर्थन करेंगे। चार्टर एक संक्षिप्त दस्तावेज होना चाहिए जो परियोजना के संक्षिप्त परिचय के साथ शुरू होता है जिसमें लक्ष्य, उद्देश्य और लक्ष्य की अंतिम तिथि शामिल होती है; परियोजना प्रबंधक, प्रायोजक और किसी भी अन्य कार्यकारी हितधारकों को सूचीबद्ध करने वाली एक तालिका शामिल करें; और नामित प्रतिभागियों के साथ हस्ताक्षर के साथ बंद करें। चार्टर को शायद ही कभी दो पृष्ठों से अधिक होना चाहिए।
अनुमोदन
चूंकि चार्टर में कम से कम एक वरिष्ठ स्टाफ सदस्य, प्रायोजक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, इसलिए यह परियोजना की प्रमाणित वैधता की पुष्टि करता है। चार्टर अक्सर अधिकारियों या अन्य उच्च-रैंकिंग टीम के सदस्यों को दिया जाता है और इस बात को नोटिस करता है कि परियोजना को मंजूरी दे दी गई है। चूंकि कई परियोजनाएं विभागों में प्रबंधित की जाती हैं, इसलिए यह अनुमोदन अन्य टीमों को भी नोटिस देता है कि उनके सहयोग की आवश्यकता होगी। अक्सर, चार्टर को एक व्यावसायिक मामले के साथ प्रस्तुत किया जाता है, और ये दो दस्तावेज परियोजना का कारण बताते हैं।
लक्ष्य
परियोजना का दायरा परियोजना के मापदंडों को परिभाषित करता है। प्रारंभ में, एक प्रारंभिक गुंजाइश दस्तावेज तैयार किया जाता है (चार्टर और अन्य दीक्षा दस्तावेजों के साथ) लक्ष्यों को पूरा करने के लिए। यह दस्तावेज़ आम तौर पर टीम लीड को प्रस्तुत किया जाता है जो परियोजना टीम में सदस्यों का योगदान देगा, हालांकि इसमें यह शामिल नहीं है कि कार्यों को कैसे पूरा किया जाएगा। उदाहरण के लिए, एक निर्माण परियोजना में, प्रारंभिक क्षेत्र में निर्मित संरचना का वर्णन किया जाएगा, जिसमें कमरों की संख्या, वर्ग फुटेज और प्रवेश द्वार की संख्या शामिल है।
जवाबदेही
गुंजाइश दस्तावेज़ हितधारकों को यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि क्या कोई परियोजना पूरी हो गई है। चूंकि स्कोप डॉक्यूमेंट यह निर्धारित करता है कि प्रोजेक्ट क्या वितरित करेगा, यह निर्धारित करने के लिए पूरे प्रोजेक्ट में उपयोगी है कि क्या प्रोजेक्ट सफलतापूर्वक समापन के लिए निर्धारित है। यदि आपकी परियोजना सॉफ्टवेयर के एक सूट को लागू करना है जिसमें तीन अनुप्रयोग शामिल हैं, और आपने दो को पूरा कर लिया है, तो आपने अपने प्रस्तावित दायरे में वितरण नहीं किया है। इस कारण से किसी परियोजना के दौरान स्कोप दस्तावेज़ अक्सर बदलते रहते हैं। एक चार्टर के विपरीत, गुंजाइश दस्तावेजों को "जीवित" दस्तावेज माना जाता है, और, जैसा कि नई जानकारी की खोज की जाती है, लक्ष्यों को संशोधित किया जा सकता है।
