विभाग के बजट को विकसित करने के लिए प्रक्रिया और विभाग की गहन समझ की आवश्यकता होती है। आगामी वित्तीय वर्ष के लिए खर्च करने की योजना के रूप में विभागीय बजट पर विचार करें। प्रारंभिक कागजी कार्रवाई की तैयारी करते समय, आय और व्यय से संबंधित चर में कारक, अनुमानित आय आंकड़ों को विफल करने के लिए एक तकिया के लिए अनुमति देता है। एक ध्वनि, व्यावहारिक बजट केवल अंतिम उत्पाद के वास्तुकारों द्वारा संख्या इनपुट के रूप में अच्छा है।
आगामी वित्तीय वर्ष के लिए उचित उद्देश्य निर्धारित करें। प्रारंभिक आंकड़ों में विभाग के तत्काल भविष्य के लिए उम्मीदें शामिल होनी चाहिए। हालांकि ये प्रारंभिक गणना आशावादी पक्ष की ओर जाती हैं, संख्या के पूर्वानुमान के साथ यथार्थवादी बने रहने का प्रयास करते हैं। याद रखें कि बजट एक कार्य-प्रगति है, जिसे पूरे वर्ष के लिए ट्विक करने की आवश्यकता होती है, इसलिए यह लंबे समय में बेहतर हो सकता है कि आप कामुक उम्मीदों को प्रस्तुत करें।
इनपुट चाहते हैं। विभाग के अन्य सदस्यों के साथ परामर्श करें, विशेष रूप से जो किसी भी स्थायी आंकड़ों के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले कार्यालय के दैनिक संचालन से परिचित हैं। कर्मचारियों को बजट की प्रगति का एक अनिवार्य कारक बनाएं। आखिरकार, वे किसी भी कारोबारी माहौल में अग्रिम पंक्ति में हैं और आम तौर पर असाधारण अंतर्दृष्टि है कि क्या काम करता है और क्या नहीं करता है।
इनफ्लो का विश्लेषण करें। आय की यथार्थवादी उम्मीदों को पूर्ववर्ती बजट के विश्लेषण की आवश्यकता होती है। प्रारंभिक संख्याओं को इनपुट करने से पहले पिछले वर्ष के महीने-दर-महीने, तिमाही-से-तिमाही और वर्ष-दर-वर्ष के आंकड़ों की तुलना करें। यदि पिछले वर्ष की संख्याओं के साथ कोई असाधारण परिस्थिति जुड़ी थी, तो दो वर्ष पीछे जाएं। राजस्व को प्रभावित करने वाले रुझानों की तलाश करें। छुट्टी खर्च पर विचार करें यदि व्यवसाय प्रकृति में खुदरा है। पिछले वर्ष की पहली तिमाही को देखें यदि फर्म आयकर रिटर्न को संभालती है। विशेषज्ञता का व्यवसाय क्षेत्र जो भी हो, आने वाले नकदी प्रवाह को बढ़ाने या नष्ट करने वाले उद्यम के लिए विशिष्ट कारकों पर विचार करें। इस जानकारी को इकट्ठा करने से बजटीय नकदी प्रवाह बहुत सरल प्रक्रिया बन जाती है।
बहिर्वाह का विश्लेषण करें। अप्रत्याशित व्यय किसी भी बजट को कम कर सकते हैं। बजट-ब्रेकर को कम से कम रखने के लिए, रुझानों को निर्धारित करने के लिए पिछले बजटों पर करीब से नज़र डालें। कर्मियों पर विचार करें। क्या कोई रिटायर हो रहा है? क्या छंटनी एक संभावना है? यदि भर्ती का पूर्वानुमान है, तो एक नए कर्मचारी से जुड़े प्रशिक्षण और अन्य लागतों के बारे में क्या? खर्च का अनुमान लगाते समय उपकरणों की आयु को ध्यान में रखें। यह पूछें कि आगामी बजट अवधि में कंप्यूटर या प्रिंटर या कॉपी मशीन को अपग्रेड करने की आवश्यकता है या नहीं। यदि ऐसा है, तो समीक्षा के लिए अंतिम उत्पाद प्रस्तुत करने से पहले प्रतिस्थापन लागतों पर दृढ़ अनुमान प्राप्त करें। यदि स्टॉकप्लिंग इन्वेंट्री विभाग के बजट का हिस्सा है, तो न केवल स्टॉक की लागत पर विचार करें, बल्कि इसे घर पर प्रति वर्ग फुट की लागत और उत्पाद को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक कर्मियों और उपकरणों पर भी विचार करें। संक्षेप में, अंतिम उत्पाद को बनाने के लिए प्रत्येक विवरण का विश्लेषण करें जो पूरे वर्ष के लिए काम करता है।
बजट तैयार करें। अंतिम बजट तैयार करने में अंतिम चरण के रूप में, अन्य विभागों के प्रबंधकों के साथ परामर्श करें। उनके इनपुट में आपके विभाग के लिए बजट के परिणाम हो सकते हैं। आगे देखना किसी भी बजट का प्राथमिक उद्देश्य है। विभाग के बजट को तैयार करना एक सीधा काम बन जाता है यदि इसके पूरा होने के लिए आवश्यक जमीनी कार्य पहले से निर्धारित हो। यह भी ध्यान रखें कि एक बजट एक निंदनीय दस्तावेज़ है, जो कंपनी के लक्ष्यों के अनुरूप है और यदि आवश्यकता होती है तो आसानी से समायोजित किया जा सकता है।
