महीने के अंत में जमाव की तैयारी यह सुनिश्चित करती है कि राजस्व उसी लेखांकन अवधि में खर्च से मेल खाता है। इसे मिलान सिद्धांत और लेखांकन की आकस्मिक विधि कहा जाता है। कोई भी कंपनी जो लेखांकन के accrual विधि का उपयोग करती है वह इस नियम का पालन करेगी। महीने के दौरान एक आकस्मिक प्रविष्टि होनी चाहिए जिसमें व्यय हुआ। हालांकि, अक्सर खर्च का भुगतान नहीं किया गया है। संक्षेप में, प्रोद्भवन प्रविष्टि इस व्यय को वित्तीय वक्तव्यों में परिलक्षित करेगी।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्तमान महीने के चालान
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लेखा जोखा का व्यौरा
Accruals की तैयारी
सभी खातों को देय अवैतनिक चालान इकट्ठा करें।
चालान के बारे में हर विभाग से संपर्क करें जो उनके पास हो सकता है। कभी-कभी सभी आवश्यक चालान इसे खातों में देय क्लर्क के लिए नहीं बनाते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री टीम का न्यूयॉर्क में एक सम्मेलन से संबंधित एक अवैतनिक व्यय हो सकता है, लेकिन इस महीने के लिए इनवॉइस दिनांकित है। या चालान का आंशिक भुगतान किया गया हो सकता है, लेकिन शेष अभी भी इस महीने के लिए एक खर्च है। भविष्य के महीनों में खर्चों की मुद्रास्फीति से बचने के लिए, ऐसे किसी भी चालान को ढूंढें, जो अपने चालान के बारे में अन्य विभागों से संपर्क करके अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे हों।
गणना करें कि कंपनी एक निश्चित व्यय के लिए कितना भुगतान करती है। ऐसे परिदृश्य हैं जहां कोई चालान उपलब्ध नहीं है, हालांकि आप जानते हैं कि बाद में एक चालान का उत्पादन होगा। उस खर्च के लिए ऐतिहासिक रूप से भुगतान किया गया है, और राशि की गणना करने के लिए उस जानकारी का उपयोग करें।
प्रत्येक चालान को खाता संख्या के अनुसार वर्गीकृत करें। प्रत्येक इनवॉइस को देखें और इंगित करें कि यह किस खाता और व्यय खाते को प्रभावित करता है। बाद में उपयोग किए जाने वाले खाता नंबरों का पता लगाने के लिए कंपनी के खातों के चार्ट का उपयोग करें। यदि जिस खाते का उपयोग किया जाना चाहिए वह अस्पष्ट है, तो पुराने चालान को उसी के समान देखें जिसे आप पहचानने की कोशिश कर रहे हैं और देखें कि किस खाते में चालान डाला गया था। यदि अभी भी अस्पष्टता है, तो एक वरिष्ठ स्तर के एकाउंटेंट से जांच करें।
प्रत्येक चालान पर खाता संख्या का पता लगाएँ। व्यय खातों को डेबिट करें और अर्जित खातों को क्रेडिट करें। तब तक दोहराएं जब तक कि सभी आरोप पूरे न हो जाएं।
