आप अपना व्यवसाय बंद कर रहे हैं शायद आप रिटायर हो रहे हैं या एक अलग उद्यम के लिए अवसर में प्रवेश कर रहे हैं। सभी व्यवसाय कागजी कार्रवाई उत्पन्न करते हैं, और एक बार जब आपका व्यवसाय बंद हो जाता है, तो उन दस्तावेजों को कितनी देर तक रखने का सवाल है।
रिकॉर्ड रखने का कारण
सरकारी एजेंसियां, जैसे कि आंतरिक राजस्व सेवा और राज्य खजाना विभाग, सबसे अधिक संभावना वाली संस्थाएं हैं जो विभिन्न पिछले व्यावसायिक दस्तावेजों का अनुरोध कर सकती हैं। सभी प्रकार के व्यवसाय संबंधी रिकॉर्ड रखना मूल्यवान होगा यदि आवश्यकता टैक्स रिटर्न पर दायर दावों, लेनदेन और सूचनाओं को पुष्ट करने के लिए उत्पन्न होती है। हालांकि कुछ मामलों में कई व्यापारिक मामलों पर सीमाओं की एक क़ानून है, जैसे कि धोखाधड़ी की जांच या किसी कंपनी के खिलाफ लाए गए अन्य नागरिक या आपराधिक कार्यों के लिए, पिछले व्यावसायिक रिकॉर्ड की आवश्यकता हो सकती है, भले ही कितनी देर पहले घटनाएं हुई हों। आप कभी नहीं जानते हैं कि पुराने व्यवसाय रिकॉर्ड कब उपयोगी हो सकते हैं, इसलिए जब तक संभव हो, सभी व्यवसाय रिकॉर्ड रखना उचित होगा। उस ने कहा, सामान्य दस्तावेज रखने के लिए समय की लंबाई के रूप में सामान्य दिशानिर्देश हैं।
विशिष्ट आइटम होल्डिंग अवधि
दाखिल करने की तारीख से, कम से कम तीन साल के लिए रद्द किए गए चेक, बैंक डिपॉजिट स्लिप, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और सामान्य खाता-बही। कम से कम छह साल के लिए बैंक स्टेटमेंट, इन्वेंट्री रिकॉर्ड, इनवॉयस, सेल्स रिकॉर्ड, कैश रजिस्टर टेप, डब्ल्यू -2, 1099, और अन्य टैक्स फाइलिंग दस्तावेज रखें। यदि आपका व्यवसाय एक निगम के रूप में स्थापित किया गया था, तो कम से कम तीन वर्षों के लिए मासिक और तिमाही कॉर्पोरेट वित्तीय विवरण रखें।
अनिश्चित काल तक रखने के लिए रिकॉर्ड
जब तक आप कर सकते हैं, तब तक कर्मियों से संबंधित भुगतान और संबंधित दस्तावेज, जैसे कि श्रमिक का मुआवजा, पेंशन रिकॉर्ड और कर्मचारी आयकर रोकें, स्टोर करें। यदि कोई पिछली कंपनी कर्मचारी बेरोजगारी लाभ के लिए फाइल करता है, तो एक नई नौकरी के लिए आवेदन करता है, या रोजगार के अपने समय के लिए वापस डेटिंग पर सवाल करता है, इन अभिलेखों को सुलभ होना सबसे मूल्यवान होगा। सभी कॉर्पोरेट संबंधित दस्तावेजों को अनिश्चित काल तक रखा जाना चाहिए, भले ही निगम अब व्यवसाय में नहीं है। ऐसे दस्तावेजों में निगमन का प्रमाण पत्र, बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स मीटिंग मिनट, श्रम अनुबंध, स्टॉक लेनदेन, पेटेंट और ट्रेडमार्क, और अदालत से संबंधित कोई भी दस्तावेज शामिल हैं। निगम की संपत्तियों और खातों का रिकॉर्ड प्राप्य और देय होना चाहिए।आईआरएस की सीमाओं की सीमा टैक्स फॉर्म की फाइलिंग तिथि से तीन साल है जिसमें रिटर्न की ऑडिट करनी होती है। जैसा कि उल्लेख किया गया है, हालांकि, आय और कटौती साबित करने वाले रिकॉर्ड को अनिश्चित काल तक बनाए रखा जाना चाहिए।
एंटिटीज जो मई पास्ट रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकती हैं
पिछली दस्तावेज़ जानकारी के लिए अनुरोध करने वाली संघीय एजेंसियां आंतरिक राजस्व सेवा, श्रम विभाग, सामाजिक सुरक्षा प्रशासन, समान रोजगार अवसर आयोग और आव्रजन और प्राकृतिककरण हैं। राज्य एजेंसियों के लिए रिकॉर्ड, जैसे कराधान और स्थानीय नगरपालिकाओं के विभाजन को भी यथासंभव लंबे समय तक रखा जाना चाहिए, भले ही व्यवसाय का संचालन बंद हो गया हो। एक सुरक्षित स्थान पर फ़ाइलों को स्टोर करें, अधिमानतः आग, बाढ़, चोरी और अन्य नुकसान से सुरक्षित स्थान पर। खुद के अलावा किसी और को भी पता होना चाहिए कि ये महत्वपूर्ण रिकॉर्ड कहां रखे गए हैं।
