किसी व्यक्ति या व्यवसाय के लिए देय लेखा रिकॉर्ड महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। आदर्श रूप से, आपके व्यवसाय को एक भंडारण या फाइलिंग सिस्टम लागू करना चाहिए जो मालिकों और अन्य कर्मियों को जरूरत पड़ने पर संपत्ति और खातों के लिए रसीदें और रिकॉर्ड प्राप्त करने की अनुमति देता है। जबकि आपके व्यवसाय को अपने खातों को स्थायी रूप से देय रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें कम से कम 10 वर्षों तक रखना चाहिए।
रिकॉर्ड्स का एक दशक
आंतरिक राजस्व सेवा के अनुसार, आपको अपने व्यावसायिक रिकॉर्ड को फ़ाइल पर कब तक रखना चाहिए, यह दस्तावेज़ के रिकॉर्ड पर कार्रवाई, व्यय या घटना पर निर्भर करता है। वित्तीय वेब के अनुसार, लेन-देन और भुगतान से संबंधित दस्तावेज कम से कम 10 वर्षों के लिए रखे जाने चाहिए। इस तरह के दस्तावेजों में बैंकिंग स्टेटमेंट, कॉन्ट्रैक्ट्स, देय और प्राप्य रिकॉर्ड और रद्द किए गए चेक शामिल हैं।
प्रभावी रिकॉर्ड कीपिंग रॉक्स
खातों को देय रिकॉर्ड रखने का प्राथमिक कारण यह है कि किसी के पास बिक्री या पुराने अनुबंध के बारे में कोई प्रश्न है। ऐसे मामलों में, आपको समय पर बिक्री या अनुबंध से संबंधित वस्तुओं का पता लगाने में सक्षम होना चाहिए। एक ग्राहक या कर्मचारी द्वारा आपके व्यवसाय पर मुकदमा करने के मामले में देय अभिलेखों तक पहुंच होना भी महत्वपूर्ण है।
आईआरएस को खुश रखें
आईआरएस उन रिकॉर्ड्स को होल्ड करने का सुझाव देता है जो कर रिटर्न पर आय या कटौती के मद का समर्थन करते हैं जब तक कि रिटर्न की सीमाएं समाप्त नहीं हो जाती हैं, जो कि उस समय की अवधि है जिसमें आप क्रेडिट या रिफंड का दावा करने के लिए अपने कर रिटर्न में संशोधन कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि आपके पास देय देय रिकॉर्ड उपलब्ध होने चाहिए ताकि आप किसी संपत्ति की बिक्री या निपटान पर उस दस्तावेज को हासिल कर सकें या नुकसान का सामना कर सकें, जिसमें परिसंपत्ति सेवा में बनी हुई है। बाद में, आपको QBalance.com के अनुसार, अतिरिक्त तीन वर्षों के लिए संपत्ति से संबंधित सभी रिकॉर्ड और रसीदें रखनी होंगी।
रिकार्डिंग से अधिक
अंतरिक्ष को अधिकतम करने और आग, चोरी या विनाश से रिकॉर्ड के संभावित नुकसान को कम करने के लिए, आपका व्यवसाय कागज रहित हो सकता है। एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में देय खातों को स्थानांतरित करके, आपका व्यवसाय प्रशासनिक लागत और कर्मियों के समय को कम कर सकता है। कार्यक्रम ऑनलाइन और स्थानीय रूप से कार्यालय की आपूर्ति दुकानों पर उपलब्ध हैं। शुल्क लागू होते हैं, और कार्यक्रम के आधार पर व्यापक रूप से भिन्न होते हैं। स्वचालित लेखा देय प्रणाली अक्सर इलेक्ट्रॉनिक चालान, भुगतान सेवाएं और ऑनलाइन ट्रैकिंग / रिपोर्टिंग प्रदान करती है।
