लेखांकन में, कंपनी के लेन-देन और समग्र वित्तीय स्वास्थ्य को ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाने वाले कई वित्तीय दस्तावेज हैं। सामान्य खाता बही और बैलेंस शीट एक कंपनी की लेखा प्रक्रिया में केंद्रीय दस्तावेजों में से दो हैं। हालांकि उनमें समान जानकारी शामिल है, सामान्य लेज़र और बैलेंस शीट समान नहीं हैं। उनका उद्देश्य अलग है और प्रत्येक में जानकारी दर्ज करने के तरीके अलग-अलग हैं।
परिभाषा
सभी लेन-देन सामान्य पत्रिका में डेबिट और क्रेडिट की प्रणाली का उपयोग करके पोस्ट किए जाते हैं, जैसे आप एक चेक बुक में उपयोग करते हैं। यह आपकी कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड का मूल है, जो आपकी कंपनी के इतिहास के पहले दिन से हर लेनदेन को ट्रैक करता है। एक बैलेंस शीट एक सामान्य खाता बही के रूप में अधिक विवरण में दर्ज नहीं है। यह एक निश्चित समय में संपत्ति और देनदारियों के संदर्भ में कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य का एक स्नैपशॉट है।
संरचना
एक सामान्य खाता बही में खातों को पांच श्रेणियों में बांटा गया है; संपत्ति, देयताएं, इक्विटी, राजस्व और व्यय। सामान्य खाता बही द्वारा ट्रैक किए गए प्रत्येक खाते के लिए आम तौर पर एक अलग पेज होता है। लेन-देन को सामान्य खाता बही में दर्ज किया जाता है क्योंकि वे प्रत्येक खाते के लिए होते हैं। उदाहरण के लिए, एक लेनदार को किए गए भुगतान को "खर्च" के तहत दर्ज किया जाएगा और उसी दिन यदि कोई ग्राहक कंपनी को भुगतान करता है, तो इसे "राजस्व" के तहत दर्ज किया जाएगा। एक बैलेंस शीट को अलग-अलग पृष्ठों में विभाजित नहीं किया गया है। इसके बजाय, प्रत्येक श्रेणी के लिए योग दर्ज किए जाते हैं क्योंकि वे उस अवधि के लिए खड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, 31 दिसंबर तक राजस्व योग दर्ज किए जाएंगे और खर्च भी कुल दर्ज किए जाएंगे। इसलिए लेनदार ए, बी और सी को भुगतान व्यक्तिगत रूप से दर्ज किए जाने के बजाय कुल होगा।
उद्देश्य
सामान्य खाता बही का उपयोग बैलेंस शीट सहित अन्य वित्तीय दस्तावेजों के लिए डेटा स्रोत के रूप में किया जाता है। सामान्य खाता बही लेनदेन को ट्रैक करता है और कंपनी के लिए सभी डेटा का रिकॉर्ड रखता है ताकि अन्य वित्तीय दस्तावेजों को सटीक रूप से संकलित किया जा सके। विसंगतियों, लेखांकन त्रुटियों और नुकसान को सामान्य खाता बही के माध्यम से ट्रैक किया जा सकता है। बैलेंस शीट से पता चलता है कि जो कोई भी इसे देख रहा है (जैसे एक लेनदार, उदाहरण के लिए) एक कंपनी के पास क्या है और साथ ही साथ यह उस पक्ष के लिए भी है जो उस तारीख को पूरा हो गया है। बैलेंस शीट का उपयोग अक्सर यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि कोई व्यवसाय क्रेडिट या ऋण के लिए योग्य है या नहीं। लेनदार, निवेशक (संभावित और वर्तमान), प्रबंधन, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, सरकारी एजेंसियां और श्रमिक संघ, बैलेंस शीट का उपयोग यह अनुमान लगाने के लिए करते हैं कि कंपनी कहाँ होगी, या यह सड़क के नीचे वित्तीय रूप से कैसा दिखेगा। एक लेनदार के लिए, यह ऋण पर विचार करते समय कंपनी के "जोखिम" का अनुमान लगाने का एक उपकरण है। कंपनी के सीईओ या अध्यक्ष के लिए, बैलेंस शीट यह निर्धारित करने में मदद करती है कि कंपनी के पास बहुत अधिक इन्वेंट्री है या यदि उसे राजस्व बढ़ाने की आवश्यकता है।
