विशिष्ट प्रक्रियाओं के मानकीकरण के लिए कार्यालय प्रक्रियाओं का विकास करने से आपको और आपके प्रबंधन टीम को मदद करके आपके कार्यालय या व्यवसाय को लाभ होता है। कार्यालय प्रक्रियाएं सेवा उत्कृष्टता बनाए रखने में मदद करती हैं और एक मार्गदर्शक के रूप में काम करती हैं जो सेवा की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करता है। सामग्री की योजना बनाने, प्रक्रियाओं को लिखने, एक मैनुअल या गाइड का निर्माण करने और प्रक्रियाओं के लिए किए गए सभी संशोधनों को ट्रैक करने के स्पष्ट और सटीक प्रक्रियाओं का पालन करके स्पष्ट और सटीक प्रक्रियाएं प्राप्त करने योग्य हैं। कार्यालय प्रक्रियाओं को एक विशिष्ट कार्यालय समारोह या पूरे कार्यालय के प्रबंधन के लिए लिखा जा सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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टेप रिकॉर्डर (वैकल्पिक)
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नोटबुक और वर्ड प्रोसेसर
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कैलेंडर या शेड्यूलर
लिखिए कि आप प्रक्रियाओं को क्यों लिख रहे हैं और प्रक्रियाओं का उपयोग कौन करेगा। पहचानें कि कितनी बार प्रक्रियाओं, या प्रक्रियाओं के वर्गों का उपयोग किया जाएगा। विशिष्ट होने के कारण आपको दस्तावेज़ीकरण प्रयास पर ध्यान केंद्रित करने और संरचना करने में मदद मिलती है।
क्या कार्य किए जाते हैं और कितनी बार कार्यों को पूरा किया जाता है, इसके बारे में जानकारी जुटाने के लिए एक शेड्यूल बनाएं। कार्य-प्रदर्शन करने वाले विशेषज्ञों का साक्षात्कार करें और प्रत्येक गतिविधि को एक कार्य के भीतर पूरा करने के लिए किए गए चरणों को रिकॉर्ड करें। यदि स्क्रैच से चरणों का निर्माण करते हैं, तो कार्य को पूरा करने के लिए शुरू से अंत तक चरणों के कर्मियों का एक सरल फ़्लोचार्ट बनाएं।
निर्धारित करें कि दस्तावेज़ कब वितरित किया जाएगा और क्या यह एक कागज या ऑनलाइन प्रारूप में होगा। व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, कागज पर प्रक्रियाएं आदर्श हैं क्योंकि वे एक आसान संदर्भ गाइड के रूप में काम करते हैं और प्रक्रिया प्रशिक्षण के दौरान उपयोगी होते हैं। प्रक्रिया बनाते समय फ़ाइल संरचना और सरल फ़ाइल-नामकरण सम्मेलन आसान है।
फ़ंक्शन के अनुसार प्रक्रियाओं को अनुभागों में विभाजित करें। फ़ंक्शन-विशिष्ट कार्य बनाना किसी व्यक्ति, या विभाग को एक भूमिका और जिम्मेदारी प्रदान करता है, जिसे कार्य पूरा करना होगा।
प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रक्रियात्मक चरणों को लिखें। चरण 2 में लिखे या रिकॉर्ड किए गए साक्षात्कार नोट्स का उपयोग करके गतिविधि को अनुक्रम में लिखें, ताकि कोई भी गतिविधि और कार्य को सफलतापूर्वक पूरा कर सके। कार्यों को पूरी तरह से प्रलेखित करने के बाद, एक वर्तनी जांच करें और संपूर्ण सामग्री की समीक्षा करें। सटीकता के लिए एक या दो विशेषज्ञों के दस्तावेज के मसौदे की जांच करना आदर्श है।
कोई भी आवश्यक सुधार करें और दूसरा, या अंतिम, मसौदा तैयार करें। अपनी दस्तावेज़ डिलीवरी की तारीख को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेज़ की अंतिम जांच करें और फिर प्रिंट या ऑनलाइन संदर्भ के लिए अंतिम दस्तावेज़ का उत्पादन करें। अद्यतन किए जाने पर आसान पृष्ठ प्रतिस्थापन के लिए प्रतिलिपि को तीन-रिंग बांधने की मशीन में रखें।
टिप्स
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किसी भी मौजूदा जानकारी या कार्य प्रवाह का उपयोग करने से प्रक्रियाओं के विकास को पूरा करने के लिए आवश्यक समय कम हो जाएगा और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि परिचालन त्रुटियां कम से कम हो।
औसतन, प्रलेखन और समीक्षा प्रक्रिया को पूरा करने में लगभग छह सप्ताह लगते हैं।
