जब जमींदार कार्यालय के कर्मचारियों को बदलते हैं, तो उन परिवर्तनों के किरायेदारों को सलाह देने में मददगार होता है, विशेषकर ऐसे कर्मचारियों की जो अक्सर किरायेदारों के साथ बातचीत करते हैं। कर्मचारियों के किरायेदारों और अन्य महत्वपूर्ण परिवर्तनों को पत्र द्वारा सलाह देना आसान है।
सभी किरायेदारों के नाम और पते की एक सूची इकट्ठा करें जो परिवर्तन से प्रभावित होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप कई स्थानों पर स्थान किराए पर लेते हैं और इसलिए एक से अधिक किराये के कार्यालय संचालित करते हैं, तो आपको केवल उन किरायेदारों के साथ परिवर्तन करने की आवश्यकता है जो किराये के कार्यालय के साथ सौदा करते हैं जहां परिवर्तन हो रहा है। यदि आपके पास सिर्फ एक कार्यालय है, तो निश्चित रूप से, सभी किरायेदारों को सतर्क करें।
कंपनी लेटरहेड शीर्ष पर पत्र तैयार करें इसे "आधिकारिक" बनाएं और जिस तिथि को आप वितरित किए जाने वाले अधिकांश पत्रों का अनुमान लगाते हैं, उसके लिए इसे तारीख दें। प्रत्येक पत्र को निजीकृत करने के लिए मेलमर्ज तकनीक का उपयोग करें, या आप प्रत्येक पत्र "प्रिय किरायेदार" को संबोधित करके अधिक सामान्य प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं।
पत्र की सामग्री छोटी और व्यावसायिक होनी चाहिए, और आम तौर पर सामग्री के दो पैराग्राफ लेने चाहिए, साथ ही एक समापन पैराग्राफ। पहले पैराग्राफ में कर्मियों के परिवर्तन की रिपोर्ट करें। यदि नया कर्मचारी दिवंगत कर्मचारी के सभी कर्तव्यों को मान लेगा, तो कर्तव्यों को सूचीबद्ध करते हुए कहें: "जेनी स्मिथ 12 मार्च को फर्म छोड़ेंगे और उनकी जगह मैरी जोन्स लेंगे, जो किरायेदार की शिकायतों, रखरखाव के लिए जिम्मेदार होंगी। अनुरोध, किराए को इकट्ठा करना और सभी संबंधित सवालों के जवाब देना।"
दूसरी ओर, यदि पूर्व में दिवंगत कर्मचारी द्वारा निष्पादित कर्तव्यों को मौजूदा और / या नए कर्मचारियों के बीच वितरित किया जाएगा, तो पहले पैराग्राफ में उस सादे को बनाएं; उदाहरण के लिए: "जेनी स्मिथ 12 मार्च को फर्म छोड़ने जा रहे हैं और मैरी जोन्स द्वारा प्रतिस्थापित किया जाएगा, जो किरायेदार शिकायतों और रखरखाव के अनुरोधों के लिए जिम्मेदार होंगे। जो व्हाइट किराए को इकट्ठा करने और सभी संबंधित सवालों के जवाब देने की जिम्मेदारी संभालेंगे।"
दूसरे पैराग्राफ में, सभी प्रासंगिक तिथियों को शामिल करें; कई मामलों में, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी शुक्रवार को निकल जाता है और प्रतिस्थापन अगले सोमवार को रिपोर्ट करता है। अन्य मामलों में, ओवरलैप की एक छोटी अवधि होती है, जबकि दिवंगत कर्मचारी नए को प्रशिक्षित करता है। दूसरे पैराग्राफ को यह कहते हुए बंद कर दें कि परिवर्तन की तारीख से आगे बढ़ने के लिए, सभी प्रासंगिक प्रश्नों, टिप्पणियों और समस्याओं को उनके लिए जिम्मेदार नए लोगों को निर्देशित किया जाना चाहिए, और उन्हें फिर से नाम देना चाहिए। उदाहरण के लिए, "15 मार्च से, कृपया मेरी जोन्स को शिकायतों और रखरखाव के अनुरोधों को संबोधित करें, और किराए के साथ कुछ भी करने के लिए जो व्हाइट से संपर्क करें।"
अंतिम पैराग्राफ में, किरायेदारों को सूचित करें कि उन्हें किसी भी चिंता, टिप्पणी या प्रश्न के साथ आपसे संपर्क करने में संकोच करना चाहिए। अपने नाम के बाद "ईमानदारी से" पत्र पर हस्ताक्षर करें।
टिप्स
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जमींदार या उनके कर्मचारी इस प्रकार के पत्रों को सौंप या वितरित कर सकते हैं; वैकल्पिक रूप से, उन्हें किराए की रसीदों के साथ वितरित किया जा सकता है।
स्पष्ट होने के आग्रह का विरोध करें और बहुत सी जानकारी दें, तब भी जब चीजें स्पष्ट हों। "जेनी स्मिथ एक बच्चा पैदा करने जा रही है," या "जेनी स्मिथ शादी कर रही है और अपने हनीमून पर जा रही है, और फिर राज्य से बाहर चली जाएगी" दोनों अब तक बहुत अधिक जानकारी देने के उदाहरण हैं। जेनी को अपनी जानकारी साझा करने दें कि वह किसके साथ चयन करती है, और आपके पत्र को व्यवसाय के लिए आवश्यक होने तक सीमित कर देती है।
