एक खरीद प्रस्ताव कैसे लिखें

जब आप किसी परियोजना या टीम का प्रबंधन करते हैं, तो अंततः आपको बाहरी कंपनी से उत्पादों या सेवाओं को खरीदना होगा। फर्मों के पास प्रोटोकॉल होते हैं जो विशिष्ट डॉलर की मात्रा वाले कर्मचारियों को कंपनी की ओर से अधिकृत कर सकते हैं। यदि आप जो खरीदारी करना चाहते हैं वह निर्दिष्ट सीमा से अधिक है, तो खरीद को अधिकृत करने के लिए एक पर्यवेक्षक की आवश्यकता होती है। इन उदाहरणों में, खरीद प्रस्ताव का उपयोग खरीदारी की आवश्यकता को उचित ठहराने के लिए किया जाता है, खासकर जब खर्च बड़ा होगा या व्यवसाय के एक महत्वपूर्ण हिस्से को प्रभावित करेगा।

एक तुलना चार्ट बनाएं। चार्ट को आपके द्वारा मांगे जा रहे अच्छे या सेवा के प्रत्येक प्रदाता को सूचीबद्ध करना चाहिए और पेशकश से संबंधित प्रासंगिक विशेषताओं को शामिल करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप कर्मचारियों के लिए टीम-निर्माण गतिविधियों को प्रदान करने के लिए एक विक्रेता की मांग कर रहे हैं, तो श्रेणियों में शामिल होंगे: कंपनी का नाम, स्थान, गतिविधि विकल्प, मूल्य द्वारा विकल्प, शामिल कर्मचारी, पिछले ग्राहक और संदर्भ / संदर्भ। संभव के रूप में कई "एक नज़र में" विशेषताओं को शामिल करें। इससे डेटा की समीक्षा करना आसान हो जाएगा।

क्या तुम खोज करते हो। तीन या पांच विक्रेताओं की सूची संकलित करें जो आपके लिए अच्छी या सेवा की आपूर्ति करते हैं। आपके प्रस्ताव में कई विक्रेताओं को शामिल करना उचित परिश्रम का संकेत देता है और आपके प्रबंधक को आपके तर्क को जल्दी समझने में मदद करता है। प्रत्येक विक्रेता से एक लिखित उद्धरण प्राप्त करें और अपने डेटा के साथ तुलना चार्ट को पॉप्युलेट करें। तदनुसार योजना बनाएं, क्योंकि कुछ विक्रेताओं को उद्धरण की आपूर्ति करने के लिए लीड समय की आवश्यकता होती है। अपने विक्रेता संपर्क से एक प्रतिबद्धता प्राप्त करें जब आप लिखित उद्धरण प्राप्त करेंगे। अंत में, विक्रेताओं से उन फर्मों के संदर्भों के बारे में पूछें, जिनके साथ उन्होंने व्यापार किया है जो आपके समान हैं।

विक्रेता संदर्भ को कॉल करें। अन्य सभी विशेषताओं, जैसे कि मूल्य और सेवा, को समान माना जा सकता है लेकिन सभी विक्रेता आपकी फर्म के लिए एक अच्छा फिट नहीं होंगे। एक विक्रेता के पास सही उत्पाद हो सकता है लेकिन उसे समय पर मज़बूती से वितरित नहीं किया जा सकता है। सेवा विक्रेताओं को आपके प्रकार के फर्म के साथ अनुभव नहीं हो सकता है लेकिन अन्य प्रकार के साथ बहुत अच्छा करते हैं। इस तरह के मुद्दों से बचाव और आपके प्रस्ताव की वैधता को मजबूत करने में संदर्भ आपकी मदद करेंगे।

निर्णय लेना। आपके द्वारा परिभाषित विशेषताओं, संदर्भों और लिखित उद्धरणों के आधार पर विक्रेताओं की तुलना करें। अपने निष्कर्षों को किसी सहकर्मी के साथ साझा करें, जिसकी राय का आप मूल्य रखते हैं और उसका इनपुट मांगते हैं उद्देश्य को बनाए रखें और विक्रेता को कंपनी के सबसे मजबूत मूल्य के साथ चुनें।

एक मेमो बनाएँ। खरीद के लिए निर्णयकर्ता को पत्र को संबोधित करें। खरीदारी करने के अपने इरादे का एक संक्षिप्त विवरण लिखें और स्पष्ट रूप से बताएं कि खरीद क्यों आवश्यक है और इसका फर्म को क्या लाभ होगा। यदि आप निवेश पर रिटर्न की गणना कर सकते हैं, तो मेमो में उन विवरणों को शामिल करना सुनिश्चित करें। इसके अलावा आपके द्वारा किए गए शोध, आपके निर्णय के लिए औचित्य और खरीद की संबंधित छोटी और लंबी अवधि की लागत शामिल हैं।

अपने पर्यवेक्षक को ज्ञापन वितरित करें। विक्रेता प्रस्तावों और तुलना चार्ट को संलग्नक के रूप में शामिल करें। पूर्ण रूप से खरीद पर चर्चा करने के लिए अपने पर्यवेक्षक के साथ एक बैठक का शेड्यूल करें। अपने पर्यवेक्षक के पास मजबूत और आत्मविश्वास से भरे उत्तरों के साथ निर्धारित बैठक में आने वाले प्रश्नों का पूर्वानुमान लगाने का प्रयास करें।