कार्यालय उपकरण अक्सर किसी भी व्यवसाय की सबसे बड़ी लागतों में से एक है। यह लागत इस तथ्य से जटिल है कि उपकरण नीचे पहनेंगे या टूटेंगे। कंपनी की जरूरतों को रेखांकित करते हुए एक विस्तृत प्रस्ताव लिखना और आधिकारिक रूप से अनुरोध करना कि कंपनी के बजट से उपकरण खरीदे जाएं, इन वस्तुओं को बदलने का एक तरीका है। एक लिखित प्रस्ताव कई कर्मचारियों को कंपनी की जरूरतों पर अप-टू-डेट होने और महत्वपूर्ण जानकारी के आधार पर निर्णय लेने की अनुमति देता है, जैसे कि उपकरण की लागत और कंपनी को इसका लाभ।
जरूरत का मूल्यांकन करें। अधिकांश कंपनियों ने बजटों को आइटम किया है जो इस बारे में निश्चित हैं कि वे क्या खरीद सकते हैं, और कब। उपकरण के प्रत्येक टुकड़े का अध्ययन करके कंपनी की वास्तविक आवश्यकता का निर्धारण करें और पूछें कि क्या इसकी मरम्मत की जा सकती है, क्या यह एक और छह महीने से एक साल तक चलेगा, या क्या यह बनाम प्रतिस्थापन की मरम्मत के लिए अधिक महंगा होगा। कोई भी आइटम जिसे मरम्मत किया जा सकता है या जो थोड़ी देर तक चलेगा, उसे अनुरोध किए गए नए उपकरणों की सूची से चिह्नित किया जाना चाहिए।
कंपनी के लाभ का निर्धारण करें। यदि उपकरण को अब बदल दिया जाता है तो कंपनी क्या बचाएगी? इससे क्या लाभ होगा? यदि आप एक डेस्कटॉप प्रिंटर को एक फ्री-स्टैंडिंग बिजनेस प्रिंटर के साथ बदलते हैं, जो समय के एक अंश में कई प्रतियों को प्रिंट कर सकता है, तो इसे लाभ के रूप में सूचीबद्ध करें, क्योंकि समय की बचत फायदेमंद है। स्पष्ट करें और स्पष्ट करें कि प्रत्येक उपकरण कंपनी के लिए क्या लाएगा।
नए उपकरणों पर शोध करें। प्रत्येक उपकरण के प्रत्येक मूल्य के लिए मूल्य निर्धारण, विनिर्देशों, मॉडल प्रकार, खुदरा विक्रेताओं और निर्माताओं को जानें और सूचीबद्ध करें। जानें कि किन विक्रेताओं के पास सबसे कम कीमतों पर आइटम हैं और जो आपके स्थान के करीब हैं या मुफ्त शिपिंग हैं। किसी भी तरह की कमियां या समस्याएं भी जान लें जो आमतौर पर उपकरणों से जुड़ी हो सकती हैं।
प्रस्ताव के अपने मोटे मसौदे को लिखें, जिसमें एक परिचय या कार्यकारी सारांश, उद्देश्यों या लक्ष्यों, कंपनी की जरूरतों, कंपनी के लाभ या लाभ, और लागत के लिए अनुभाग शामिल हैं। यह खरीदारी के लिए संभव समय रेखा को सूचीबद्ध करने के लिए भी सहायक हो सकता है। प्रत्येक उपकरण को तुरंत खरीदने की आवश्यकता नहीं होगी।
फ़ॉर्मेटिंग पर ध्यान देते हुए अपना प्रस्ताव लिखें। सुनिश्चित करें कि सभी शीर्षक बोल्ड हैं और बड़े करीने से पंक्तिबद्ध हैं। कंप्यूटर के वर्तनी जांच उपकरण का उपयोग करके और प्रस्ताव को स्वयं पढ़कर अपने काम की जाँच करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कुछ भी याद नहीं करते हैं, अपने प्रस्ताव को कई घंटों या दिनों के लिए अलग रखें, और फिर एक बार फिर से पढ़ें।
चेतावनी
अपने अनुरोधों को उचित रखें - यदि आपके व्यवसाय को वास्तव में उपकरण के बड़े, औद्योगिक मॉडल की कोई आवश्यकता नहीं है, तो उसे सूचीबद्ध न करें।
वर्तमान उपकरणों के अपने मूल्यांकन में सच्चा बनें। आपके प्रस्ताव के पाठकों को आपकी राय पर विश्वास करने में सक्षम होना चाहिए।
