बिजनेस ट्रिप की तैयारी कैसे करें

व्यापार यात्राएं एक व्यवसाय को संपन्न रखने के लिए आवश्यक हैं। बैठक सम्मेलनों में भाग लेने के लिए अलग-अलग स्थानों पर यात्रा करना या यहां तक कि पुराने और नए ग्राहकों से मिलने के लिए बस कुछ कारण हैं जो लोग व्यापार यात्रा पर जाते हैं। एक सफल व्यवसाय यात्रा करने के लिए समझदारी से योजना बनाना महत्वपूर्ण है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

तारीख की किताब या पत्रिका
संपर्क सूची या पता पुस्तिका
लैपटॉप
पीडीए
सेल फोन
फ्लैश ड्राइव, कॉम्पैक्ट डिस्क या फ्लॉपी डिस्क
सम्मेलन और बैठक स्थल

आगे की योजना। एक बार जब आप अपनी व्यावसायिक यात्रा की तारीखों का निर्धारण कर लेते हैं, तो आगे की योजना बनाना आवश्यक है। अक्सर, व्यापार यात्रा आपके स्थानीय हब की तुलना में एक स्थान पर की जाती है। अपनी यात्रा का स्थान आरक्षित करें, जिसमें हवाई यात्रा, होटल और कार आरक्षण का तरीका उन्नत हो। यदि आप बड़े सम्मेलनों में भाग लेने की योजना बना रहे हैं जो निश्चित रूप से दुनिया के विभिन्न हिस्सों से बहुत सारे लोगों द्वारा भाग लिया जाएगा, तो सुनिश्चित करें कि आप इस महीने को पहले से ही कर लें ताकि आप अभी भी यात्रा के साथ-साथ सम्मेलन के लिए पुष्टि प्राप्त कर सकें। अपने आप।

अपनी व्यावसायिक यात्रा के लिए निकलने से पहले लक्ष्य निर्धारित करें। अपने गंतव्य पर पहुंचने पर आप क्या हासिल करना चाहेंगे? आप बहुत कम समय के लिए जितना संभव हो उतना उत्पादक बनना चाहते हैं। समय प्रबंधन यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि आप अपने लक्ष्यों को पूरा करें।

अपॉइंटमेंट्स सेट करें। यात्रा के साथ-साथ भोजन के लिए भुगतान करने के लिए व्यापारिक यात्राओं में कंपनियों की लागत होती है। एक से अधिक पक्षियों को एक पत्थर से मारकर उसे सार्थक बनायें। अपने ग्राहकों, विक्रेताओं और अन्य प्रमुख व्यावसायिक संपर्कों के साथ मिलने के लिए कुछ नियुक्तियों को शेड्यूल करने का प्रयास करें। यदि आपके पास स्टाफ सदस्य हैं जो आपको उसी स्थान पर रिपोर्ट करते हैं, जहां आप किसी सम्मेलन में भाग ले रहे हैं, तो उनसे व्यक्तिगत रूप से मिलने का प्रयास करें।

यात्रा करने से पहले कार्य और वितरण सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप स्वयं एक सम्मेलन चला रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण जैसे प्रोजेक्शन स्क्रीन, प्रोजेक्टर और माइक्रोफोन बैठक कक्ष के साथ आरक्षित किए गए हैं। जिस शाखा में आप जा रहे हैं, वहां के स्थानीय व्यवस्थापक या तकनीकी सहायता कर्मियों से संपर्क करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके पास उचित नेटवर्क और फोन कनेक्शन के साथ अपना काम करने के लिए स्पॉट है। यदि कुछ लोगों द्वारा आपके आने से पहले कुछ कार्य पूर्ण किए जाने हैं, जो आपकी बैठक में भाग ले रहे हैं, तो उन्हें ऐसे कार्यों को तैयार करने या पूरा करने के लिए पर्याप्त समय देने के लिए उन्नत में सप्ताह निर्धारित करें।

जानकारी को आगे भेजें। यदि आपके पास बैठकों के लिए एजेंडा या पावर-पॉइंट प्रस्तुतियाँ हैं, तो उन्हें समय से पहले ईमेल के माध्यम से भेजें। जिन परिचर्चाओं पर चर्चा करने की आवश्यकता है, उन पर अपने सहभागियों को तैयार करने से उन्हें सामग्री की समीक्षा करने के साथ-साथ आपके उत्तर देने के लिए प्रश्न तैयार करने के लिए पर्याप्त समय मिलेगा। ऐसा करने से आपको अपनी स्वयं की सामग्रियों की समीक्षा करने और यदि आवश्यक हो तो बैठक से पहले आवश्यक सुधार करने का अवसर मिलता है।

आवश्यक वस्तुओं के साथ अपना सामान पैक करके अपनी व्यावसायिक यात्रा के लिए तैयार हो जाएं। उपयोग करने के लिए पर्याप्त संगठनों को लाने के लिए मत भूलना, खासकर यदि आप औपचारिक रात्रिभोज में भाग लेने का अनुमान लगाते हैं; एक ऐसा संगठन लाएं जो इस अवसर के अनुकूल हो। अपने व्यक्तिगत प्रभाव और टॉयलेटरीज़ लाएँ जिनका उपयोग आप घर से दूर रहते समय कर सकते हैं।

टूल्स लाएँ: अपने लैपटॉप, पीडीए, एड्रेस बुक्स, जर्नल्स, सेल फ़ोन, फ्लैश ड्राइव, डिस्क, या ऐसी किसी भी चीज़ को लाना न भूलें जो आपको काम करने में सक्षम बनाने के लिए ज़रुरत का अनुमान लगाती है। फ्लैश ड्राइव, सीडी या फ्लॉपी डिस्क में सहेजी गई फ़ाइलों को लाकर तैयार रहें। इस तरह भले ही आपका लैपटॉप खराब हो जाए या खो जाए, फिर भी आपके पास अन्य लोगों के कंप्यूटर पर उपयोग करने के लिए आपके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं।

संपर्क अपडेट करें। व्यावसायिक यात्राएं आपकी संपर्क सूचियों को अद्यतन करने का एक अवसर है। यात्रा के दौरान और सम्मेलन में भाग लेने वाले लोगों के नए संपर्क जोड़ें। विमान पर आपके बगल में बैठा व्यक्ति आपके साथ समान रूप से कुछ कर सकता है। अपने व्यवसाय और आपके लिए भविष्य के अधिक अवसरों के लिए अपनी नेटवर्किंग सूची बनाएं।